探析新時(shí)期社區(qū)檔案規(guī)范化管理

陳偉

摘 要：在現(xiàn)代城市建設(shè)和管理的過程中，社區(qū)是最基層的組織機(jī)構(gòu)。其中社區(qū)檔案管理工作對(duì)社會(huì)管理具有非常重要的作用。社區(qū)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性是衡量社區(qū)服務(wù)效度和信度的重要指標(biāo)，所以，有必要了解社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的特點(diǎn)和現(xiàn)狀深入研究實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的措施。為了更好地滿足新時(shí)期社區(qū)管理的實(shí)際需求，應(yīng)加強(qiáng)社區(qū)檔案規(guī)范化管理，通過構(gòu)建科學(xué)合理的管理體系，采用行之有效的管理方法，推動(dòng)社區(qū)管理工作在信息時(shí)代的健康、高效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：社區(qū)；檔案管理；規(guī)范化；方法

1引言

隨著我國城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，人口流動(dòng)性逐步增強(qiáng)，加上信息時(shí)代的來臨，各種錯(cuò)綜復(fù)雜的信息有待人們進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的運(yùn)用。由于自然環(huán)境和人為環(huán)境的差異，每個(gè)社區(qū)都有自己獨(dú)特的發(fā)展檔案，這些檔案不但記錄了社區(qū)不斷發(fā)展的歷史，同時(shí)還反映了社區(qū)建設(shè)在各個(gè)方面取得的成就和失誤。社區(qū)檔案的管理工作是社區(qū)非常重要的基礎(chǔ)性工作之一，檔案管理的有效性對(duì)于社區(qū)建設(shè)乃至整個(gè)社會(huì)建設(shè)都是至關(guān)重要的。為了滿足社區(qū)全面發(fā)展的需要，在社區(qū)管理中，除了加強(qiáng)人員、物資等管理，還要做好檔案管理工作，為社區(qū)開展各種活動(dòng)、促進(jìn)社區(qū)長遠(yuǎn)發(fā)展提供充分、切實(shí)的依據(jù)和指導(dǎo)。同時(shí)，還需要在社區(qū)各個(gè)領(lǐng)域中開展多方位合作，讓其形成以社區(qū)檔案管理為主導(dǎo)、多種形式參與的檔案服務(wù)機(jī)制。下面就談?wù)勅绾握仙鐓^(qū)檔案資源，提升社區(qū)檔案管理水平的策略。

2 社區(qū)檔案管理存在的問題

2.1對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)有待提升

由于受傳統(tǒng)觀念、實(shí)際條件、以及相關(guān)制度的限制，社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理工作依然存在很多薄弱環(huán)節(jié)。首先，許多社區(qū)居民委員會(huì)對(duì)檔案管理工作重視程度不足，在實(shí)際工作中偏重于處理社區(qū)繁雜事務(wù)和完成上級(jí)布置的任務(wù)，忽視了對(duì)相關(guān)資料的整理和檔案管理；其次，社區(qū)的辦公經(jīng)費(fèi)有限，檔案管理需要的基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，檔案材料分散甚至損壞問題嚴(yán)重；最后，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，對(duì)檔案的收集、整理、分類和歸檔不夠規(guī)范。很多人只有在需要查詢檔案資料時(shí)，才會(huì)想到社區(qū)檔案管理，這種對(duì)檔案管理工作的忽視，主要是因?yàn)閷?duì)社區(qū)檔案管理工作的性質(zhì)認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致在檔案管理工作中缺乏創(chuàng)造力，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.2檔案管理工作人員的素質(zhì)有待增強(qiáng)

檔案管理人員缺乏檔案意識(shí)，不能全面收集、整理、利用檔案，個(gè)別單位聘用的人員素質(zhì)低，加上管理的物業(yè)項(xiàng)目多、任務(wù)重，對(duì)檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時(shí)無法追回，業(yè)檔案整體管理水平不高。目前，大部分社區(qū)檔案管理工作人員年齡比較年輕，在檔案管理工作中缺少必要的經(jīng)驗(yàn)，而且專門的檔案管理專業(yè)的人才匱乏，加上在社區(qū)檔案管理工作中缺乏相關(guān)的知識(shí)及技能培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)檔案分類、整理、分析的能力不足，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的高效開展。

2.3檔案管理制度匱乏

社區(qū)檔案管理工作雖然取得了一定的進(jìn)步，但是管理機(jī)制不規(guī)范，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。其中主要表現(xiàn)在黨政思想建設(shè)、計(jì)劃生育、綜合治理以及各項(xiàng)民生問題的檔案管理方面不規(guī)范。由于社區(qū)檔案內(nèi)容錯(cuò)綜復(fù)雜，信息數(shù)據(jù)量大，在管理中需要耗費(fèi)大量的人力、物力，但是針對(duì)檔案管理的相關(guān)制度，如檔案存檔制度、查檔制度、安全保障制度等均不到位，即使有些社區(qū)制定了檔案管理工作的規(guī)章制度，但是在制度上不盡合理，缺乏切實(shí)可操作性，因而限制了社區(qū)檔案管理的規(guī)范、有序開展。

2.4管理模式單一

在社區(qū)檔案資料的管理過程中，與其他機(jī)關(guān)單位檔案管理工作存在一定的差異性，所以不應(yīng)該全部采取機(jī)關(guān)單位檔案管理模式。其主要原因是社區(qū)檔案管理涉及的內(nèi)容細(xì)節(jié)較多，所以很多信息在管理中存在著很多共性。其中大部分資料都是記錄一些事務(wù)性的信息，甚至還有一些上級(jí)部門分別下發(fā)各種標(biāo)準(zhǔn)性的資料，而只有小部分的資料是需要初步審批的項(xiàng)目。然而，目前大部分社區(qū)檔案在管理過程中缺乏針對(duì)性，管理方法缺乏獨(dú)特性。

3 新時(shí)期社區(qū)檔案規(guī)范化管理的措施

3.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

近年來，社區(qū)檔案管理工作認(rèn)真貫徹國家檔案局等相關(guān)部門的文件精神，嚴(yán)格按照社區(qū)檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化要求，不斷夯實(shí)社區(qū)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大社區(qū)檔案管理工作力度，有效發(fā)揮社區(qū)檔案的功能，社區(qū)檔案工作有了較大的發(fā)展。檔案管理工作需要得到重視，必須從思想上加強(qiáng)社區(qū)居民委員會(huì)檔案管理的意識(shí)，積極組織和指導(dǎo)居民委員會(huì)工作人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，將檔案管理工作與責(zé)任掛鉤，強(qiáng)化相關(guān)人員的檔案管理觀念。在遵循相關(guān)法律法規(guī)要求的基礎(chǔ)上，社區(qū)應(yīng)高度重視社區(qū)檔案管理工作，將社區(qū)檔案管理工作作為社區(qū)規(guī)范化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。

3.2完善檔案管理制度建設(shè)

由于社區(qū)檔案管理工作屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，涉及的管理單位較多，所以需要各個(gè)部門之間溝通協(xié)調(diào)，以便做好社區(qū)檔案日常管理工作。因此，在社區(qū)日常檔案管理中，需要各個(gè)部門將搜集的檔案資料集中進(jìn)行整理和報(bào)關(guān)，從而確保社區(qū)檔案管理更加規(guī)范化，促進(jìn)社區(qū)檔案管理穩(wěn)定健康的發(fā)展。完善社區(qū)檔案規(guī)范化管理的制度建設(shè)，還需要從歸檔、材料分類、保管期限等各個(gè)方面設(shè)置合理、合法的標(biāo)準(zhǔn)，使社區(qū)檔案統(tǒng)一、規(guī)范，如對(duì)實(shí)物檔案采取年度、級(jí)別等方式進(jìn)行分類，對(duì)聲像檔案按照內(nèi)容、保管期限分類，對(duì)戶籍檔案按照家庭住址分類等，為檔案文件的編號(hào)要采用簡明、一致的方法，以方便檔案的查閱與保管。

3.3提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

重視對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，既要具備相關(guān)社區(qū)工作知識(shí)，又要了解檔案管理規(guī)范的工作形式，還需要結(jié)合社區(qū)的實(shí)際情況靈活地處理檔案管理工作，在具體工作中熟練地操作檔案管理的詳細(xì)步驟。充分熟悉檔案管理業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟的管理辦法，堅(jiān)持對(duì)社區(qū)檔案資料的來源、數(shù)量、價(jià)值和門類等做到心中有數(shù)。同時(shí)，培養(yǎng)一批綜合素質(zhì)高的社區(qū)檔案管理人才，有效提高管理人員的實(shí)際操作能力和維護(hù)能力，促使管理人員成為新型的檔案管理人才，更好地為新時(shí)期檔案管理工作服務(wù)。

3.4主動(dòng)服務(wù)，規(guī)范管理

由于管理體制上的改變，社區(qū)職能加強(qiáng)了，管理范圍擴(kuò)大了，從某種意義上講，真正改變了居委會(huì)以往居家式的管理模式。為了使檔案工作與社區(qū)工作同步進(jìn)行，按照上級(jí)檔案管理部門有關(guān)社區(qū)檔案管理工作要求，在制定社區(qū)檔案工作計(jì)劃和措施的同時(shí)，將社區(qū)檔案工作納入檔案局年度檔案檢查和各街道辦事處檔案評(píng)優(yōu)工作中。為社區(qū)檔案工作提供良好的服務(wù)，并結(jié)合實(shí)際有針對(duì)性地開展，在全縣社區(qū)建檔的基礎(chǔ)上，通過社區(qū)檔案目標(biāo)認(rèn)，使之規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，提升社區(qū)檔案管理水平。通過社區(qū)家庭檔案的建立，擴(kuò)大檔案的影響力，使檔案走進(jìn)家庭，貼近生活，讓更多的群眾從能夠接受到樂意接受，提高社區(qū)居民自覺維護(hù)社區(qū)整體利益的意識(shí)。

4 結(jié)論

綜上所述，由于社區(qū)檔案管理涉及的內(nèi)容相對(duì)廣泛，管理工作比較復(fù)雜，因此，需要將檔案管理納入到社區(qū)日常工作的會(huì)議中，明確各個(gè)部門的職責(zé)和權(quán)利。社區(qū)檔案規(guī)范化管理是新時(shí)期社區(qū)管理建設(shè)的必然趨勢(shì)，新形勢(shì)下，社區(qū)檔案管理內(nèi)容更趨復(fù)雜、多樣，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息傳播的速度、質(zhì)量要求不斷提升，社區(qū)檔案建設(shè)要在服務(wù)百姓日常生活、幫助弱勢(shì)群體、化解矛后糾紛、維護(hù)社會(huì)治女穩(wěn)定、促進(jìn)社區(qū)和諧等方而發(fā)揮重要作用。

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