新形勢(shì)下的兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)探析

潘玲

摘 要：檔案是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，體現(xiàn)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展歷程，是重要的信息資源和寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富，影響著機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的效率和質(zhì)量。當(dāng)前，各單位都建立了相應(yīng)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，配備了相應(yīng)的檔案管理員，但專職檔案管理員少之又少，大部分均是作為兼職檔案管理員身份融入檔案管理員隊(duì)伍，而檔案管理具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性和技術(shù)性，檔案管理員隊(duì)伍呈現(xiàn)出業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、人員流動(dòng)性大、隊(duì)伍不穩(wěn)定等問(wèn)題，如何提高兼職檔案管理員隊(duì)伍整體素質(zhì)，提升檔案管理工作水平，值得大家深入思考探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案員；隊(duì)伍建設(shè)

一、兼職檔案管理員的重要性

檔案管理是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，是開(kāi)展歷史研究、進(jìn)行各項(xiàng)工作的必要條件，是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要工作。游離在專職檔案管理員隊(duì)伍中的兼職檔案管理員來(lái)自機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個(gè)職能部門，一個(gè)單位的檔案管理的基礎(chǔ)工作也是從兼職檔案管理員開(kāi)始，兼職檔案管理員處于檔案形成、產(chǎn)生的第一線，承擔(dān)著單位各項(xiàng)管理和活動(dòng)中形成的文字材料、聲像材料及實(shí)物的立卷、歸檔等大量基礎(chǔ)工作，這些檔案的歸檔、整理質(zhì)量直接制約著機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的質(zhì)量。兼職檔案管理員對(duì)本單位的各類工作情況有著足夠的了解和熟悉，對(duì)各類文件材料的來(lái)龍去脈、價(jià)值大小有著足夠的認(rèn)知，能及時(shí)、有效地做好各類文件材料的收集工作，并能很好地完成本單位檔案材料的鑒別、篩選和分類整理工作，他們對(duì)保證檔案材料的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性起著決定性作用。每個(gè)兼職檔案管理員既是檔案管理的基礎(chǔ)管理者，又是檔案的最直接利用者，也是檔案工作最好的宣傳媒介。因?yàn)樗麄冏钋宄締挝缓捅緦I(yè)的檔案需求，能從實(shí)際工作出發(fā)，對(duì)檔案管理工作提出更科學(xué)的意見(jiàn)和建議，能在日常工作中耳濡目染地對(duì)干部職工進(jìn)行檔案相關(guān)知識(shí)的宣傳，有效帶動(dòng)干部職工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，激發(fā)大家保護(hù)檔案、積極配合和主動(dòng)歸檔的意識(shí)。

二、兼職檔案管理員隊(duì)伍面臨的困境

（一）宣傳的局限性導(dǎo)致重視不夠

對(duì)檔案相關(guān)知識(shí)的宣傳力度匱乏，檔案管理意識(shí)嚴(yán)重不足。許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位重在抓業(yè)務(wù)，忽視檔案的重要信息資源和參考參謀作用，檔案管理工作得不到重視，在很長(zhǎng)一段時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍存在重視財(cái)務(wù)管理、人事管理，輕檔案管理的現(xiàn)象，檔案管理工作成了虛設(shè)、可有可無(wú)，有些單位未設(shè)專門檔案室，有個(gè)別單位甚至還存在檔案長(zhǎng)期不立卷歸檔的現(xiàn)象。各單位負(fù)責(zé)人和干部職工對(duì)檔案工作的不重視直接影響到兼職檔案管理員的工作環(huán)境，缺乏大家的齊心配合，導(dǎo)致工作難度加大，再加上沒(méi)有有效的考核激勵(lì)機(jī)制，也致使兼職檔案管理員工作積極性不高。

（二）人員的流動(dòng)性導(dǎo)致業(yè)務(wù)斷鏈

兼職檔案管理員一般由各單位制定，但由于崗位、人員的調(diào)整，兼職檔案管理員更換頻繁，素質(zhì)參差不齊。兼職檔案管理員經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和實(shí)際崗位鍛煉后，剛熟悉檔案工作，卻因種種原因調(diào)整工作單位或崗位，而新接手的人員大多未經(jīng)過(guò)檔案知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)文件材料的鑒定、收集和分類整理等基礎(chǔ)工作不熟悉，不了解，又作為新手進(jìn)行學(xué)習(xí)摸索，這必將導(dǎo)致檔案管理工作斷鏈，影響檔案管理工作的質(zhì)量和檔案管理的完整性、持續(xù)性和穩(wěn)定性。

（三）職責(zé)的雙重性導(dǎo)致工作懈怠

兼職檔案管理員工作職責(zé)的雙重性是指兼職檔案管理員在做好本職工作的同時(shí)，還要做好兼職檔案工作。目前，兼職檔案管理員往往身兼數(shù)職，工作職責(zé)寬泛，任務(wù)繁重，崗位不固定，再加上單位對(duì)檔案工作宣傳教育力度不足，工作人員往往缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致兼職檔案管理員投入檔案工作的時(shí)間和精力有限，積極性不高，責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案工作多是利用空閑時(shí)間擠出點(diǎn)時(shí)間完成，檔案管理工作隨意，質(zhì)量不高，進(jìn)而也對(duì)檔案工作造成了較大的影響和損失。

三、兼職檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策

（一）積極創(chuàng)造檔案管理發(fā)展的大環(huán)境

一是進(jìn)一步加強(qiáng)宣傳和溝通，大力宣傳《檔案法》等一系列檔案法律法規(guī)，利用檔案獨(dú)特的決策資源、教育資源、文化資源等作用，逐步形成機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案文化，用濃厚的文化氛圍凝聚人心，樹(shù)立“檔案管理、你我有責(zé)”的檔案意識(shí)。二是建立完善的檔案工作激勵(lì)機(jī)制和責(zé)任制，將檔案工作納入年度工作計(jì)劃，列入責(zé)任范圍，及時(shí)將工作中形成的文件材料等檔案資料移交兼職檔案管理員。三是進(jìn)一步爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持，兼職檔案管理員要不斷增強(qiáng)檔案的查詢利用、為民服務(wù)等功能，讓單位領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)檔案對(duì)本單位工作的實(shí)際協(xié)助作用和具體意義，認(rèn)識(shí)到檔案工作是單位整體工作不可或缺的部分，從而在工作安排、經(jīng)費(fèi)統(tǒng)籌等方面對(duì)兼職檔案管理員予以傾斜和支持。

（二）提升兼職檔案管理員業(yè)務(wù)水平

一是加強(qiáng)對(duì)兼職檔案管理員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)，圍繞兼職檔案管理員能力建設(shè)為重點(diǎn)，以舉辦專題培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、觀摩學(xué)習(xí)等方式，使其具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，有效提升兼職檔案管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。二是適時(shí)舉辦形式多樣的專職檔案管理員和兼職檔案管理員結(jié)對(duì)子活動(dòng)，以加強(qiáng)專兼職檔案管理員的溝通和聯(lián)系，此種方式可以彌補(bǔ)兼職檔案管理員專業(yè)知識(shí)的不足，又能加強(qiáng)專兼職檔案管理員彼此的合作，以便更好地開(kāi)展檔案管理工作。三是加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新，尤其在管理機(jī)制、服務(wù)內(nèi)容和范圍、服務(wù)方式和機(jī)制上加大改革力度，從制度改革上發(fā)揮兼職檔案管理員的積極性，以便更大地發(fā)揮作用。科學(xué)利用信息化手段，推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案的在線及時(shí)歸檔、在線利用功能。

（三）完善科學(xué)合理的檔案管理機(jī)制

一是要確保檔案管理機(jī)制的科學(xué)合理性。建立檔案管理機(jī)制，關(guān)鍵要保證檔案的及時(shí)完整收集，保管和提供有效利用上；體現(xiàn)在是否滿足時(shí)代發(fā)展，社會(huì)發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展。二是充分發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)作用，實(shí)現(xiàn)檔案收集責(zé)任制管理。對(duì)各單位設(shè)立的兼職檔案管理員，進(jìn)一步細(xì)化明確職能職責(zé)，并提出時(shí)限和質(zhì)量要求，確保檔案完整齊全歸檔。 三是建立考評(píng)激勵(lì)機(jī)制，結(jié)合單位實(shí)際，以檔案整理、移交的完整性、時(shí)限性、規(guī)范性、服務(wù)性為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)兼職檔案管理員進(jìn)行考核，考核結(jié)果與評(píng)先爭(zhēng)優(yōu)掛鉤，條件允許的單位可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，以激勵(lì)兼職檔案管理員的工作積極性，進(jìn)而推動(dòng)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

（四）建立相對(duì)穩(wěn)定的兼職檔案員隊(duì)伍

一是保持兼職檔案管理員工作的相對(duì)穩(wěn)定性有利于增強(qiáng)其對(duì)檔案工作的責(zé)任心和使命感。在兼職檔案管理員的選擇上要選配原則性、責(zé)任心、能力強(qiáng)和工作積極穩(wěn)妥的同志，一旦確定，盡量減少崗位調(diào)整的機(jī)率，如因特殊情況確需調(diào)整變動(dòng)，兼職檔案管理員也應(yīng)該有一個(gè)工作上的銜接和熟悉的過(guò)程，也就是要有一個(gè)傳、幫、帶的過(guò)程，不能簡(jiǎn)單地履行一個(gè)交接手續(xù)完事。二是提升兼職檔案管理員的執(zhí)業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)，堅(jiān)定兼職檔案管理員的事業(yè)心，增強(qiáng)職業(yè)責(zé)任感和自豪感。三是注重檔案責(zé)任人員的培訓(xùn)，對(duì)于新上崗的兼職檔案管理員，要及時(shí)組織培訓(xùn)，使他們?cè)谏蠉彸跗诰湍苷_掌握工作要點(diǎn)，養(yǎng)成良好的立卷、歸檔、調(diào)檔習(xí)慣，正確掌握檔案的收集、整理、裝訂方法，確保歸檔質(zhì)量。

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