淺析工程檔案管理

盧冬鈿

摘 要 隨著我國(guó)工程建設(shè)技術(shù)的提升與發(fā)展，工程檔案管理工作內(nèi)容逐漸增加了新的內(nèi)容，同時(shí)管理工作中存在的問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)。結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)就現(xiàn)階段檔案管理工作存在的一些問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析探討，并提出相關(guān)對(duì)策以供參考。

關(guān)鍵詞 工程檔案管理；存在問(wèn)題；有效對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2017）193-0084-02

工程檔案管理是對(duì)工程項(xiàng)目的進(jìn)程進(jìn)行詳細(xì)的資料登記與材料管理，全方位的將工程項(xiàng)目發(fā)展進(jìn)程記錄在案，是維護(hù)生產(chǎn)企業(yè)的合法權(quán)益的重要途徑。工程檔案管理是工程企業(yè)管理工作的重要部分，要做到工程資料的全面性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性，是將來(lái)工程項(xiàng)目建設(shè)的重要參考，為未來(lái)的工程建設(shè)提供諸多的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。因此，現(xiàn)代化工程項(xiàng)目建設(shè)中的檔案管理至關(guān)重要，是工程企業(yè)管理的基本工作，也是工程企業(yè)發(fā)展的重要管理工作。

工程檔案管理廣義地說(shuō)是工程項(xiàng)目資料文獻(xiàn)的建設(shè)與管理，是具有豐富的知識(shí)性，涵蓋了整個(gè)工程項(xiàng)目的信息、技術(shù)、作用等信息。因此，工程檔案管理具有一定的社會(huì)屬性，能給未來(lái)的工程建設(shè)提供有效地信息參考，使得它也具有教育意義和文化意義。

工程檔案管理狹義地講是對(duì)某一個(gè)項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中所涉及的科學(xué)研究、技術(shù)生產(chǎn)等建設(shè)資料，其中包括工程圖紙、圖表，工程規(guī)劃資料、工程設(shè)計(jì)資料、工程進(jìn)度資料、工程照片、影片等相關(guān)的資料文獻(xiàn)。因此，工程檔案管理也是一門(mén)技術(shù)性的工作，對(duì)工程建設(shè)起到十分積極地作用，既具有較高的歷史文化價(jià)值，也具有極高的技術(shù)參考和社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

1 工程檔案管理的基本內(nèi)容

工程檔案管理總體來(lái)說(shuō)是工程項(xiàng)目進(jìn)程中的種種文獻(xiàn)資料的管理。工程建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)性極高又極為復(fù)雜的工作，涉及到很多資料。通過(guò)對(duì)工程檔案管理的基本內(nèi)容進(jìn)行分析，詳細(xì)地了解工程檔案管理的工作。

1.1 綜合文獻(xiàn)資料管理

工程建設(shè)從建設(shè)初期開(kāi)始涉及到工程設(shè)計(jì)規(guī)劃、工程招投標(biāo)、工程預(yù)算等等流程，每一項(xiàng)流程會(huì)涉及到諸多資料。工程建設(shè)設(shè)計(jì)與規(guī)劃會(huì)有工程設(shè)計(jì)圖紙、工程施工批準(zhǔn)申請(qǐng)、環(huán)評(píng)報(bào)告等等，工程招投標(biāo)會(huì)有工程招標(biāo)資料、投標(biāo)資料、工程責(zé)任人責(zé)任劃分資料等等，工程預(yù)算會(huì)有工程建設(shè)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、工程竣工結(jié)算、工程審計(jì)等等，這些都是工程檔案管理的綜合資料管理。

1.2 工程施工資料管理

工程建設(shè)項(xiàng)目會(huì)涉及到工程施工、工程水電安裝、工程設(shè)備安裝。工程施工會(huì)涉及到工程施工測(cè)量資料、工程評(píng)估資料、工程驗(yàn)收資料等等。

1.3 工程竣工資料管理

工程竣工資料指工程竣工后的檢測(cè)資料、竣工報(bào)告等諸多資料。

2 工程檔案管理工作中的問(wèn)題

2.1 竣工檔案管理不及時(shí)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展也順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)做出適合自己的管理改革。目前，我國(guó)建筑行業(yè)的企業(yè)技術(shù)水平和管理水平存在著巨大的差異，一些資質(zhì)較低地建筑企業(yè)在缺乏工程檔案管理意識(shí)，不能及時(shí)地實(shí)現(xiàn)竣工檔案資料的建設(shè)，也不能向城建部門(mén)及時(shí)報(bào)備。

2.2 嚴(yán)重缺乏工程檔案管理意識(shí)

工程項(xiàng)目建設(shè)是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作，在工程檔案管理工作上需要工程技術(shù)人員及時(shí)地提供工程文獻(xiàn)資料，但是工程技術(shù)人員由于自身的意思淡薄、工作繁忙，無(wú)法及時(shí)地實(shí)現(xiàn)工程文獻(xiàn)資料的報(bào)備，使得工程檔案管理流于形式，只是簡(jiǎn)單的對(duì)工程施工進(jìn)度、施工數(shù)據(jù)進(jìn)行登記管理，只是做了普通的日常檔案管理工作。這也是由于建筑企業(yè)檔案管理人員的檔案管理意識(shí)十分薄弱，無(wú)法積極地看清檔案管理的重要性及重大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2.3 工程檔案管理資料缺乏真實(shí)性

工程檔案管理涉及的內(nèi)容過(guò)于復(fù)雜，一些較大的工程項(xiàng)目的數(shù)據(jù)、規(guī)劃、報(bào)告資料過(guò)多，在檔案管理工作中容易出現(xiàn)紕漏，使得檔案管理工作難度加大。檔案管理工作人員是缺乏工程技術(shù)的文職人員，對(duì)工程數(shù)據(jù)不熟悉，無(wú)法親臨工程現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)企業(yè)提供的文獻(xiàn)資料又無(wú)法驗(yàn)證辨別，使得工程檔案管理的文獻(xiàn)資料容易缺乏真實(shí)性，甚至出現(xiàn)與工程建設(shè)事實(shí)嚴(yán)重不符的情況。

2.4 工程檔案管理人員缺乏技術(shù)經(jīng)驗(yàn)

工程檔案管理要保證工程建設(shè)文獻(xiàn)資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，前文已經(jīng)講過(guò)工程檔案管理容易出現(xiàn)缺乏真實(shí)性的情況，是因?yàn)楣こ虣n案管理人員缺乏技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法對(duì)工程資料進(jìn)行驗(yàn)證與辨別。這是目前工程檔案管理存在的重要原因之一。

2.5 工程檔案管理工作缺乏行之有效的管理制度

進(jìn)度的逐漸加快，有些重要的部門(mén)重組，檔案管理人員流動(dòng)性加大，原有的文件資料有一部分分散、缺失，而新的文件資料又會(huì)不斷的產(chǎn)生， 致使文件資料整理工作難度加大。比如部分企業(yè)因?yàn)闆](méi)有規(guī)范的有效的管理制度，對(duì)工程檔案資料的統(tǒng)一、保密、整理工作也很難做到有效的管理。

3 工程檔案管理工作的積極對(duì)策

3.1 完善工程檔案管理制度，做好檔案管理事業(yè)

工程檔案管理工作要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)工程檔案管理的法律法規(guī)來(lái)執(zhí)行，要積極地參與到工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況確保工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，不斷地完善建筑企業(yè)工程檔案管理制度，將檔案管理的責(zé)任明確化、細(xì)分化，積極地規(guī)范企業(yè)工程檔案管理工作。

3.2 嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收資料管理，發(fā)揮檔案管理的

作用

工程檔案管理人員要熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程，了解工程項(xiàng)目進(jìn)程的每一項(xiàng)資料，根據(jù)真實(shí)的項(xiàng)目資料進(jìn)行檔案管理工作，完善檔案審查制度，確保檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。特別是在工程驗(yàn)收的時(shí)候，工程檔案管理人員要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)的驗(yàn)收要求，積極地做好工程驗(yàn)收資料管理，確保工程驗(yàn)收資料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，充分發(fā)揮工程檔案的積極作用。

3.3 強(qiáng)化工程檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案材料的編寫(xiě)工作

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享。

工程檔案管理工作人員要努力學(xué)習(xí)，開(kāi)拓視野，熟悉工程檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，提高自身的素質(zhì)，運(yùn)用新知識(shí)，新經(jīng)驗(yàn)改進(jìn)和加強(qiáng)工程檔案管理工作，更好的促進(jìn)工程檔案管理發(fā)展。企業(yè)要定期參加檔案管理理論的學(xué)習(xí)，定期舉辦工程檔案管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，讓他們深入到一線工作中去，詳細(xì)的了解工程施工的進(jìn)度， 培養(yǎng)一大批既有技術(shù)又有理論的工程檔案管理人才。

3.4 實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作的現(xiàn)代化是新時(shí)代對(duì)建筑企業(yè)提出的基本要求

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類(lèi)數(shù)量增加，給保管和查閱帶來(lái)了一系列的問(wèn)題。與此同時(shí)，使用者也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，他們希望工程檔案管理部門(mén)能及時(shí)的完整的提供其所需要工程資料，并且能夠快速的放到可利用的地方。傳統(tǒng)手工的檔案管理就越來(lái)越落后，無(wú)法解決檔案管理工作的問(wèn)題，影響了工程檔案管理工作的發(fā)展。所以革新落后的檔案管理方法、實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作的現(xiàn)代化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然要求。

3.5 及時(shí)做好檔案的整理、修改、變更記錄，保證工程檔案的完整性、有效性

在工程檔案管理工作的過(guò)程中，檔案的反復(fù)查閱、頻繁修改和變更，會(huì)使工程檔案的完整性發(fā)生變化，工程檔案管理人員只有及時(shí)的針對(duì)工程檔案的變動(dòng)情況，做好相應(yīng)的記錄，確保能及時(shí)的獲取完整的工程資料。

4 結(jié)論

要做好工程檔案管理工作，不僅需要加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，還需要企業(yè)、單位和檔案管理人員共同努力來(lái)創(chuàng)造切實(shí)可行的工程檔案管理系統(tǒng)，積極學(xué)習(xí)，充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，不斷總結(jié)工程檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)添磚加瓦。

參考文獻(xiàn)

[1]毛文濤.如何做好工程檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2013（5）.