試論學(xué)校檔案的收集與管理

周艷梅

摘要：學(xué)校檔案的收集是檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)，文件材料收集不全，就會直接影響歸檔文件的質(zhì)量。因此，在進(jìn)行文件材料的收集時，要確定專人，及時到學(xué)校各部門查找，把各處室、各教研組每學(xué)年的檔案材料收集齊全。材料收集齊全后，要進(jìn)行科學(xué)的分類歸檔。學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，對學(xué)校的檔案進(jìn)行保存和保護(hù)。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，對于全面貫徹黨的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊伍，提高辦學(xué)水平都具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；收集；管理

檔案的建立是一個循序漸進(jìn)的過程，檔案工作是非?，嵥榈?，每天每個部門都可能產(chǎn)生有利用價值的材料。那么，資料收集工作就是檔案工作的起點，這些文件分散在各個處室和教學(xué)部門，每年不收集起來歸檔，時間一長就有可能散失，查閱檔案時就難以找到。如何做好學(xué)校檔案收集工作，我認(rèn)為做好以下幾個環(huán)節(jié)很重要：

一、健全檔案收集制度

學(xué)校要把檔案工作列入重要議事日程，把檔案工作納入學(xué)校總體發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。學(xué)校應(yīng)認(rèn)真組織好教職工學(xué)習(xí)《檔案法》，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)專職檔案管理人員，提高檔案管理工作人員素質(zhì)。建立健全學(xué)校檔案管理工作制度，克服工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時性的原則，實現(xiàn)歸檔的規(guī)范性。

二、明確檔案收集范圍

各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。凡是反映本校工作與活動的資料，上級下發(fā)給本校的需要貫徹執(zhí)行的方針政策文件，具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須要求字跡、圖像清晰，書寫工整，所有會議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水書寫。如用傳真紙打印的必須進(jìn)行復(fù)制。

三、注重收集方式與方法

1、平時收集。根據(jù)文件材料的承辦、形成運(yùn)轉(zhuǎn)情況，在辦理完畢后，應(yīng)及時收集。如學(xué)校與有關(guān)單位及個人簽訂的各種合同、協(xié)議；開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、運(yùn)動會等各種會議材料。

2、定期收集。對于平時收集有困難的各種文件材料，應(yīng)根據(jù)其形成的實際定期適時收集，以防散失。如每學(xué)期的計劃、總結(jié)、大事記，教研活動記錄等，這些活動結(jié)束后就應(yīng)該及時將材料收集好。

3、年終收集。每年年終時，各處（室）領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員對應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行一次大清查、清退，將柜里、箱里的材料全部移出來清查，有些材料還在電腦里儲存，電腦里儲存的資料也要一一檢查，有存檔價值的要打印出來，這些資料收集好后移交給負(fù)責(zé)立卷歸檔人員，以保證應(yīng)歸檔文件材料齊全、完整。

四、確保檔案收集效果

檔案收集工作要做到兩點：一是檔案材料收集要及時、齊全、完整；二是要確保收集的渠道暢通，信息靈敏。

作為學(xué)校的檔案管理員，在檔案收集工作中，必須具有參與意識，做到“三勤”：一是嘴勤，工作中，每當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或各部門負(fù)責(zé)人外出開會回來，檔案管理人員要及時詢問他們有沒有帶回來要?dú)w檔的文件，以便及時登記保存，防止遺失。二是手勤，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或上級領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話稿件要及時收集，要做好講話記錄，會后認(rèn)真整理形成講話稿，再一并歸檔。三是腿勤，對學(xué)校重大活動形成的材料，待活動結(jié)束后，要主動收集歸檔，確保及時、齊全、完整地收集各類文獻(xiàn)資料。

五、進(jìn)行科學(xué)分類

學(xué)校檔案大體上可分為五類：文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案（包括財會檔案、基建檔案）、聲像檔案和實物檔案。

以教學(xué)類檔案為例，可分為以下條目：一是教學(xué)管理的文件（包括上級教學(xué)管理指導(dǎo)性文件、學(xué)校的教學(xué)工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度和統(tǒng)計材料等）；二是教學(xué)改革方面的文件材料；三是有關(guān)教學(xué)與教學(xué)實踐的文件材料（包括教學(xué)計劃、大綱、考試管理材料）；四是學(xué)科、專業(yè)設(shè)置和實驗室建設(shè)的文件材料；五是有關(guān)教研室活動的材料；六是優(yōu)秀教案、課件；七是師生獎懲材料；八是各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材；九是學(xué)生管理工作的文件材料；十是教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)。

六、做好檔案管理工作

學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，學(xué)校檔案室既是保存和保護(hù)學(xué)校檔案的部門，同時又是開發(fā)利用檔案資源的信息交流中心。

按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和本校制定的檔案保密制度對室藏檔案實行密級保管。

1、檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。

2、檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機(jī)密守口如瓶。

3、非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房。

4、借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行秘密制度，認(rèn)真履行借閱手續(xù)。

5、利用檔案中的密件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)帶走。

6、按照本校制定的檔案統(tǒng)計制度對檔案的收進(jìn)和移出，案卷數(shù)量，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計收進(jìn)、移出檔案數(shù)量；統(tǒng)計檔案用房、設(shè)備數(shù)量；統(tǒng)計檔案利用和利用效果；統(tǒng)計檔案編研及其他檔案工作方面的情況。

7、按照本校制定的檔案庫房管理制度，設(shè)專人負(fù)責(zé)庫房管理，定期進(jìn)行檢查、清點，對于已破損，字跡不清的檔案及時搶救，發(fā)現(xiàn)隱患立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報解決。檔案庫房達(dá)到防盜、防火、防鼠、防霉、防塵、防光、防潮等“八防”要求。

8、做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，逐步實現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化和現(xiàn)代化管理。

檔案的價值在于利用，開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校工作提供利用，以更好地發(fā)揮檔案的實際價值，促進(jìn)學(xué)校快速持續(xù)地發(fā)展。如：我校每年對高考考取本科的學(xué)生作全面的調(diào)查，調(diào)查深入上一級學(xué)校的每位學(xué)生生源地，通過比對，可以準(zhǔn)確的掌握各生源地學(xué)生的素質(zhì)，提高我校的優(yōu)生入學(xué)考和升學(xué)率，為下一年錄取工作提供參考。

總之，在搞好學(xué)校檔案收集工作和管理工作的同時，要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)與利用，采取多種形式和方法，加強(qiáng)檔案的提供利用工作，讓檔案信息資源更好地為學(xué)校教學(xué)和管理工作發(fā)揮更大、更好的作用，為學(xué)校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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