財(cái)務(wù)信息化在中小企業(yè)中的應(yīng)用

章振　蔡增勉

[提要] 近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，以私有企業(yè)為主的中小企業(yè)已經(jīng)成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)中不可或缺的一員，并發(fā)揮著極其重要的作用。但是，中小企業(yè)在瞬息萬(wàn)變的經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下還面臨著經(jīng)營(yíng)規(guī)模小、信息管理技術(shù)落后、經(jīng)濟(jì)信息獲取不全、信息獲取滯后等問題，阻礙了中小企業(yè)更好更快地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；財(cái)務(wù)信息化；復(fù)合型人才

中圖分類號(hào)：F253.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2017年6月16日

一、財(cái)務(wù)信息化在中小企業(yè)發(fā)展中的問題

（一）財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)信息化的認(rèn)知不全面。在中小企業(yè)以相當(dāng)快的速度占據(jù)如此重要的經(jīng)濟(jì)地位的同時(shí)，其管理水平已經(jīng)與企業(yè)的發(fā)展需求不相適應(yīng)。部分中小企業(yè)管理人及雇員認(rèn)為，設(shè)置計(jì)算機(jī)等硬件以及安裝相應(yīng)財(cái)務(wù)軟件，把傳統(tǒng)手工的會(huì)計(jì)核算通過財(cái)務(wù)軟件達(dá)成簡(jiǎn)化賬表制作過程就認(rèn)為是財(cái)務(wù)管理信息化，這等同于把兩者的概念混淆。

（二）復(fù)合型會(huì)計(jì)人才匱乏。中小企業(yè)人才缺失是普遍存在的問題，即掌握計(jì)算機(jī)操作，又通曉財(cái)務(wù)管理理論知識(shí)的復(fù)合型人才，在中小企業(yè)中是少之又少。據(jù)調(diào)查，我國(guó)未設(shè)立獨(dú)立信息化管理部門的中小企業(yè)占16%～36%，絕大部分的中小企業(yè)未設(shè)立專項(xiàng)部門對(duì)信息化進(jìn)行管理。即便企業(yè)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化，但由于財(cái)務(wù)人員自身能力因素的局限而難以適應(yīng)新的操作系統(tǒng)，不利于企業(yè)建立合理的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，容易疏忽財(cái)務(wù)信息化的眾多潛在風(fēng)險(xiǎn)。中小企業(yè)高素質(zhì)人才缺失已經(jīng)成為限制企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的原因之一，這直接導(dǎo)致企業(yè)難以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化。

（三）資金不合理利用。融資難，經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)薄弱，企業(yè)在維持日常運(yùn)營(yíng)的情況下難以兼顧財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中必然要支出大筆資金，投入建設(shè)后的效果也并不是立竿見影，因此很難引起管理者的重視。部分企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)上投有資金，但在系統(tǒng)軟件的選擇上，選擇價(jià)格低廉的實(shí)際操作性能很差的財(cái)務(wù)軟件，反而事半功倍，影響企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的順利進(jìn)行。

（四）財(cái)務(wù)軟件的選擇。在人才缺失、資金不足的因素控制下，中小企業(yè)在系統(tǒng)軟件的選擇上，往往會(huì)購(gòu)買市面上通用的財(cái)務(wù)軟件，沒有切身實(shí)際地制定合理方案，選擇適合自己企業(yè)的操作軟件，而盲目地跟從其他企業(yè)選擇相同的軟件，導(dǎo)致自身企業(yè)并不能有效合理地利用這些財(cái)務(wù)軟件，還是會(huì)造成資源和資金的浪費(fèi)。而在通用性方面，財(cái)務(wù)軟件開發(fā)商對(duì)企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)和單位財(cái)務(wù)處理特點(diǎn)考慮欠佳，往往是一套軟件用于所有企業(yè)，那么企業(yè)就難以根據(jù)需求添加自身所需功能，各個(gè)軟件之間彼此分隔，數(shù)據(jù)無(wú)法相互傳遞，導(dǎo)致實(shí)施該系統(tǒng)軟件的財(cái)務(wù)人員仍需要做大量的輔助工作。

（五）企業(yè)內(nèi)部控制制度不完善。企業(yè)的內(nèi)部控制制度與企業(yè)的財(cái)務(wù)處理有極大的影響。內(nèi)部控制制度的缺失無(wú)法合理協(xié)調(diào)企業(yè)各個(gè)機(jī)構(gòu)與財(cái)務(wù)工作人員的各項(xiàng)職能，難以明確分工，嚴(yán)重阻礙企業(yè)日常財(cái)務(wù)工作的進(jìn)行。財(cái)務(wù)處理需要經(jīng)過不同人員的處理，在缺少內(nèi)部控制制度制約下，各財(cái)務(wù)人員之間權(quán)利無(wú)法相互制約，極易出現(xiàn)漏洞和弊端，財(cái)務(wù)信息也極易發(fā)生不完全、不正確的情況。不少企業(yè)常常疏忽于建立雇員自主約束和防范的體制，雇員極易在利益驅(qū)使之下透漏或者挪用有價(jià)值的企業(yè)信息。

（六）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全問題。企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)的絕對(duì)機(jī)密，信息化的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，多種遠(yuǎn)程處理和信息傳遞必然要求會(huì)計(jì)系統(tǒng)開放以及數(shù)據(jù)共享，以及信息、資金的安全。在安全方面，財(cái)務(wù)系統(tǒng)一旦癱瘓，或者突發(fā)斷電等情況而導(dǎo)致難以恢復(fù)數(shù)據(jù)也是存在的嚴(yán)重問題。部分中小企業(yè)在購(gòu)置財(cái)務(wù)軟件時(shí)難以了解其實(shí)際情況，發(fā)生問題時(shí)無(wú)法及時(shí)挽回丟失的財(cái)務(wù)信息。對(duì)于不同部門、不同等級(jí)的財(cái)務(wù)人員，中小企業(yè)的管理層也沒有權(quán)限分級(jí)的意識(shí)，這容易導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息被不相干的雇員盜用或者篡改。

二、中小企業(yè)財(cái)務(wù)信息化實(shí)施策略

（一）財(cái)務(wù)信息化的觀念問題解決策略

1、政府層面。加強(qiáng)政府引導(dǎo)，使企業(yè)管理層以及雇員對(duì)財(cái)務(wù)信息化的錯(cuò)誤認(rèn)知有所改觀。政府部門應(yīng)為中小企業(yè)財(cái)務(wù)信息化打造更好的社會(huì)環(huán)境，著重落實(shí)中小企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的政策方針。相關(guān)的行業(yè)協(xié)會(huì)和相關(guān)政府部門應(yīng)加以不同方式的企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的技能培訓(xùn)，可通過媒體宣傳、面對(duì)面交流、課堂教學(xué)等。

2、企業(yè)管理者思想層面。企業(yè)管理者應(yīng)該意識(shí)到以下幾個(gè)觀點(diǎn)：第一，企業(yè)走向成功的制勝因素不但有管理因素、技術(shù)因素、資金因素，最重要的是人為因素。企業(yè)管理者的態(tài)度和全體企業(yè)雇員的積極性都直接影響其結(jié)果；第二，財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)不是暫時(shí)的，而是以循序漸進(jìn)的一個(gè)改造過程，要長(zhǎng)久規(guī)劃，步驟清晰；第三，要鼓勵(lì)雇員都要有學(xué)習(xí)新技能、掌握先進(jìn)技術(shù)和管理方法的自主學(xué)習(xí)積極性；第四，設(shè)置企業(yè)專項(xiàng)財(cái)務(wù)信息化管理部門至關(guān)重要，為部門聘請(qǐng)優(yōu)秀且富有經(jīng)驗(yàn)的部門管理人員更有利于領(lǐng)導(dǎo)調(diào)動(dòng)雇員的工作激情。

（二）復(fù)合型人才的培養(yǎng)和儲(chǔ)備。從業(yè)人員的信息技術(shù)水平和認(rèn)知程度決定了企業(yè)財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用水平的高低，因此擁有既掌握信息技術(shù)又熟悉財(cái)務(wù)相關(guān)理論知識(shí)的高素質(zhì)復(fù)合型人才是中小企業(yè)高效落實(shí)財(cái)務(wù)信息化的關(guān)鍵所在。一方面企業(yè)管理者要意識(shí)到擁有高素質(zhì)人才的重要性，在如今經(jīng)濟(jì)社會(huì)瞬息萬(wàn)變的背景下，需要制定更多的積極政策吸引更多人才加入；另一方面在吸引人才入職的基礎(chǔ)之上，還需要著重于企業(yè)人才的后期培養(yǎng)和儲(chǔ)備。加快設(shè)立科學(xué)合理的用人機(jī)制，在企業(yè)內(nèi)部開展一系列的知識(shí)技能培訓(xùn)，這不僅可以讓職員掌握相關(guān)知識(shí)技能，還在企業(yè)內(nèi)部形成良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，增加企業(yè)尊重知識(shí)，重視人才的氛圍，增強(qiáng)雇員信心，提高自主學(xué)習(xí)，積極主動(dòng)的工作意識(shí)，從而提高工作效率。

（三）合理利用有限資金實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化。資金永遠(yuǎn)是中小企業(yè)面臨的最大難題，如何有效地利用有限資金解決信息化建設(shè)問題就顯得尤為重要。財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的選用受到資金、人才方面的限制，而中小型企業(yè)往往難以承受各種軟件、硬件的成本開銷，也無(wú)力承擔(dān)系統(tǒng)后期的運(yùn)行和維護(hù)費(fèi)用。所以說(shuō)需求必須與能力掛鉤，根據(jù)企業(yè)所具體的能力，去選擇需求范圍的大小，因此企業(yè)的管理者就需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況再去規(guī)劃，盡可能以最少的開支，將有限的信息化處理能力發(fā)揮到最大，節(jié)制需求的無(wú)用處無(wú)限制擴(kuò)張。筆者再加一點(diǎn)建議，就是除了自主研發(fā)信息化系統(tǒng)以外，企業(yè)還可以采取外包實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)：一是可以解決中小企業(yè)的資金緊張問題；二是可以憑借外包公司自身獨(dú)到的業(yè)務(wù)能力，以對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)及企業(yè)的信息技術(shù)的深度研究能為所服務(wù)的企業(yè)提供更合適的財(cái)務(wù)信息化方案，通過外包形式以更節(jié)約的投資成本達(dá)到更科學(xué)的財(cái)務(wù)信息化效果。

（四）選擇符合企業(yè)自身發(fā)展需要的財(cái)務(wù)軟件。建設(shè)中小企業(yè)財(cái)務(wù)信息化是一個(gè)漸進(jìn)動(dòng)態(tài)的增效過程，市面上的財(cái)務(wù)軟件版本繁多，企業(yè)之間又存在著不同的差異，為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)都要從自身實(shí)際情況出發(fā)，量力而行，要廣泛調(diào)研，有的放矢，樹立切實(shí)可行的目標(biāo)。所以，中小企業(yè)在確定財(cái)務(wù)信息化軟件的實(shí)施方案、實(shí)施步驟、軟件功能、運(yùn)行平臺(tái)時(shí)要從企業(yè)本身的行業(yè)特點(diǎn)、硬件設(shè)施、企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)目標(biāo)、資金規(guī)模等方面考慮出發(fā)。在企業(yè)發(fā)展初級(jí)階段，可以先選擇一些常用模塊，隨著企業(yè)的深度發(fā)展，再投資選用其他模塊。分步投資既可以規(guī)避企業(yè)費(fèi)用的一次性投入，也能使員工逐步地適應(yīng)使用財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)軟件。除此之外，企業(yè)還應(yīng)將財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)與企業(yè)管理有機(jī)結(jié)合，企業(yè)更要多與軟件開發(fā)公司商討開發(fā)細(xì)節(jié)，更加便于處理企業(yè)在財(cái)務(wù)信息軟件開發(fā)、使用、維護(hù)、升級(jí)發(fā)展中遇到的個(gè)別問題。

（五）完善企業(yè)內(nèi)部控制制度。企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)意識(shí)到內(nèi)部控制制度的重要性，為企業(yè)創(chuàng)造更好的內(nèi)部控制環(huán)境。實(shí)施財(cái)務(wù)信息化的企業(yè)，在財(cái)務(wù)崗位職責(zé)分工上也與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作的分工有很大不同，所以有必要對(duì)符合條件的情況下，科學(xué)合理地將企業(yè)內(nèi)部構(gòu)架混亂、分工不明的內(nèi)部控制系統(tǒng)分類細(xì)化，重新規(guī)范，形成權(quán)責(zé)制衡體系。同時(shí)，建立權(quán)限控制、軟件安全檢測(cè)、責(zé)任分工操作控制以及其他制度規(guī)范。對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)人員也要加強(qiáng)自我約束、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)以及內(nèi)部控制相關(guān)知識(shí)的教育培訓(xùn)，從而提高財(cái)務(wù)從業(yè)人員的責(zé)任感和紀(jì)律性。

（六）最大限度地保障財(cái)務(wù)信息的安全。為了保障企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息安全，首先在選擇和購(gòu)買財(cái)務(wù)系統(tǒng)的時(shí)候最大限度地了解系統(tǒng)功能性質(zhì)和保障機(jī)制，為日后不可控的系統(tǒng)故障提前做好準(zhǔn)備；其次，建立權(quán)限分級(jí)制度，將使用財(cái)務(wù)信息的人群分類，并給予相應(yīng)的查看、修改、使用的權(quán)限，并為每位人員設(shè)置登入密碼，確保財(cái)務(wù)信息的機(jī)密性；再次，加強(qiáng)系統(tǒng)適用人群的動(dòng)態(tài)管理，利用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控每一位使用者的在線情況；最后，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的系能操作能力和維修能力的培訓(xùn)，及其職業(yè)道德修養(yǎng)的繼續(xù)教育。

財(cái)務(wù)管理是企業(yè)經(jīng)濟(jì)不可或缺的一部分，其不僅關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)資金管理和監(jiān)控，還有利于增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，而財(cái)務(wù)的信息化恰恰能提高企業(yè)財(cái)務(wù)的管理效率和管理水平，保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和安全性，同時(shí)增強(qiáng)了企業(yè)抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力。本文針對(duì)中小企業(yè)，從其發(fā)展信息化管理現(xiàn)狀、存在的困境及原因，研究并提出了相應(yīng)的建議，結(jié)合實(shí)際應(yīng)用的成功案例，闡明中小企業(yè)在快速成長(zhǎng)期科學(xué)合理地實(shí)施信息化管理的重要性。

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