基于服務(wù)視閾下的高校檔案信息資源建設(shè)研究

摘 要：高校檔案客觀而真實(shí)地記錄了高校成長、發(fā)展、壯大的過程，高校檔案收集和管理工作在高校建設(shè)和發(fā)展中占據(jù)著重要的地位。本文分析了高校檔案信息資源建設(shè)在高校建設(shè)和發(fā)展中的意義，提出加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)措施，旨在為高校檔案信息資源利用和服務(wù)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息資源建設(shè)；檔案利用

高校檔案信息資源是高等院校在教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、黨政管理及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，客觀而真實(shí)地記載了高校建設(shè)和發(fā)展的全過程，再現(xiàn)了學(xué)校發(fā)展的歷程和精神風(fēng)貌。高校檔案信息資源是高等學(xué)校在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代賴以發(fā)展的重要資源之一。如果缺少高校檔案信息資源的支撐，高校建設(shè)和發(fā)展必然會(huì)受到影響。

1 高校檔案信息資源建設(shè)的意義

加快高校檔案信息資源建設(shè)，構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)，可以為高校校園文化建設(shè)積累財(cái)富，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考咨詢，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等中心工作服務(wù)。

（一） 促進(jìn)高校校園文化傳承與創(chuàng)新

任何一所高校在幾十年甚至上百年的辦學(xué)過程中都形成了特色鮮明的辦學(xué)理念、大學(xué)文化和精神，具有自己獨(dú)特的文化傳統(tǒng)。比如清華大學(xué)的校訓(xùn)“自強(qiáng)不息、厚德載物”教育清華大學(xué)師生要樹立一流意識(shí)，胸懷祖國，放眼世界；校風(fēng)“行勝于言”則體現(xiàn)了清華大學(xué)講究科學(xué)、重視實(shí)干。清華大學(xué)一直傳承著“中西薈萃、古今貫通、文理滲透”的文化傳統(tǒng)，培養(yǎng)了一批又一批優(yōu)秀人才。再比如西安醫(yī)學(xué)院，作為西部地區(qū)一所醫(yī)學(xué)?？茖W(xué)校，始終堅(jiān)持“面向基層，立足陜西，培養(yǎng)高素質(zhì)應(yīng)用型醫(yī)藥衛(wèi)生人才”的培養(yǎng)理念，自升本以來為國家培養(yǎng)醫(yī)藥衛(wèi)生人才3萬余人。在六十多年的辦學(xué)歷史中形成了“上善若水、自強(qiáng)不息”的西醫(yī)精神和“厚德博學(xué)、精益求精”的校訓(xùn)?！昂竦虏W(xué)”是態(tài)度，是西醫(yī)人對社會(huì)責(zé)任的擔(dān)當(dāng)，表達(dá)了醫(yī)療從業(yè)人員的人生態(tài)度和自我要求，充盈著人對自身、對社會(huì)的責(zé)任意識(shí)；“精益求精”是追求，是西醫(yī)人對自身發(fā)展的信仰，表達(dá)了一種永不止息、創(chuàng)新超越的進(jìn)取狀態(tài)和對完美境界孜孜不倦的追求精神，也昭示著“白求恩精神”的傳承與發(fā)揚(yáng)?！吧仙迫羲?、自強(qiáng)不息”、“厚德博學(xué)、精益求精”傳承了中國深厚的文化底蘊(yùn)，凸顯了師生在醫(yī)學(xué)道路上的進(jìn)取精神，既闡釋了西醫(yī)人的行醫(yī)信仰，又體現(xiàn)了西醫(yī)文化的獨(dú)有特質(zhì)。

重視高校檔案信息資源開發(fā)，尤其是對一些發(fā)展歷史、杰出人物檔案的大力宣傳有助于激勵(lì)高校師生員工的工作熱情，培育健康向上的校園文化。高校檔案信息資源是高校文化創(chuàng)新和發(fā)展的重要基礎(chǔ)，通過加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，一方面可以使人們汲取高校的文化、精神和思想，營造高校文化建設(shè)的良好氛圍；另一方面，人們可以利用檔案信息資源直接進(jìn)行文化創(chuàng)新活動(dòng)，創(chuàng)造出新的精神財(cái)富，積淀和豐富人文思想。

（二）促進(jìn)高校檔案信息資源利用

具有記錄真實(shí)性、歷史延續(xù)性的高校檔案信息資源為高校管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要的參考依據(jù)。高校的科學(xué)發(fā)展必須減少和消除一切不利因素。當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者或領(lǐng)導(dǎo)對某一重大問題做出決策時(shí)，往往需要獲取大量信息作為基礎(chǔ)。而高校檔案信息詳盡記錄了學(xué)校各個(gè)階段、各項(xiàng)活動(dòng)變化情況的歷史數(shù)據(jù)。高校檔案館將隱藏在檔案實(shí)體中有價(jià)值的信息挖掘出來，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門提供詳實(shí)、系統(tǒng)的檔案信息，可以幫助其熟悉情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，開拓視野、預(yù)見未來，做出決策，制定規(guī)劃和處理問題，有力地推動(dòng)高校遵循教育規(guī)律科學(xué)發(fā)展。另外，豐富而客觀的高校檔案信息資源是服務(wù)高校教學(xué)和科研的可靠資料。這些檔案信息資源只有得到合理的、有效的開發(fā)，才能夠真正服務(wù)于高校教學(xué)與科研工作，進(jìn)而使學(xué)校得到健康、持續(xù)、協(xié)調(diào)發(fā)展。

（三）提升高校社會(huì)知名度和影響力

加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，除可以為學(xué)校師生提供服務(wù)以外，還可以挖掘其中對區(qū)域社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有益的檔案信息，滿足社會(huì)檔案用戶需求，創(chuàng)造一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。通過對高校檔案信息資源如名人檔案、杰出校友檔案、優(yōu)秀教學(xué)科研成果檔案等的對外公布，可以反映高校悠久的歷史文化傳統(tǒng)以及取得的發(fā)展成果，表現(xiàn)高校教師勇攀科學(xué)高峰、促進(jìn)文化繁榮和科技進(jìn)步的創(chuàng)新能力以及大學(xué)生激情澎湃的愛國情懷與建功立業(yè)的遠(yuǎn)大志向，打造高等院校昂揚(yáng)向上的社會(huì)形象，提升知名度。

（四）加快高校檔案事業(yè)發(fā)展

加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，建立完善的高校檔案信息資源管理體系，為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校檔案信息資源建設(shè)的最終目標(biāo)是為用戶提供服務(wù)，使廣大師生員工能夠利用檔案信息資源。這不僅能夠提高檔案部門的知名度，擴(kuò)大檔案工作影響，而且是對高校檔案工作最實(shí)際、最有利的宣傳。可以引起學(xué)校各部門對檔案工作的重視，使之了解檔案內(nèi)容，增強(qiáng)檔案意識(shí)，加深對學(xué)校檔案工作地位和作用的認(rèn)識(shí)，積極支持學(xué)校檔案工作，促進(jìn)高校檔案管理水平的提高和發(fā)展。

2 基于服務(wù)視閾下的高校檔案信息資源建設(shè)措施

（一）圍繞服務(wù)做好高校傳統(tǒng)檔案數(shù)字化及信息化

高校傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化與信息化是高校檔案信息資源建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，也是高校檔案事業(yè)適應(yīng)數(shù)字時(shí)代發(fā)展的需要。首先，面對浩如煙海的高校檔案傳統(tǒng)資料，如果不進(jìn)行檔案數(shù)字化與信息化，將其轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)字形式”，就難以有效利用檔案信息資源。第二，數(shù)字化加工是保護(hù)檔案原件的技術(shù)手段之一，尤其是對于歷史檔案和其他一些因種種原因已經(jīng)不太適宜直接提供利用的檔案，例如一些基建檔案中的圖紙，因?yàn)橛∷⒒虺鰣D時(shí)字跡較淡，僅僅十幾年的時(shí)間其字跡就已經(jīng)模糊不清或字跡過淡無法再復(fù)印利用，將其進(jìn)行數(shù)字化后，既可以采用更為便捷的利用方式為利用者提供利用，又可以保護(hù)原件。第三，數(shù)字化和信息化后的檔案信息能夠突破傳統(tǒng)實(shí)體檔案利用在時(shí)間、空間上的限制，傳遞和輸出更方便、快捷。因此，數(shù)字化與信息化不僅改變了檔案信息的存儲(chǔ)載體和形式，同時(shí)也變革了檔案信息的管理方式與提供利用方式。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后的“數(shù)字形式”信息與電子文件集中統(tǒng)一管理，便于進(jìn)行高校檔案信息資源的整合與共享，有助于促進(jìn)檔案信息提供利用方式由“被動(dòng)服務(wù)”向“主動(dòng)服務(wù)”轉(zhuǎn)變，提高了高校檔案信息服的水平和效率。

（二）共享高校檔案信息資源

黨的十八屆五中全會(huì)審議通過了《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十三個(gè)五年規(guī)劃的建議》，其中提出了“五大發(fā)展”理念，即創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享。共享是信息社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的重要特征之一，檔案信息資源只有通過共享，才能最大限度地快速傳播和有效利用。因而，檔案信息資源共享是高校檔案信息充分發(fā)揮效用的發(fā)展趨勢和理想形式，是檔案信息潛在價(jià)值向現(xiàn)實(shí)價(jià)值轉(zhuǎn)化的實(shí)踐方式。在高校檔案信息資源整合的基礎(chǔ)上，共享檔案信息，不但避免了高校檔案信息資源的閑置與浪費(fèi)，而且在最大范圍內(nèi)滿足了檔案用戶要求更方便、更快捷、更自由地獲取豐富而有效的檔案信息的愿望，使檔案信息發(fā)揮了作用，實(shí)現(xiàn)了價(jià)值，從而達(dá)到最優(yōu)的服務(wù)效果。

（三）針對個(gè)性化服務(wù)創(chuàng)新高校檔案信息資源建設(shè)

隨著高校檔案工作的發(fā)展，利用者對檔案信息需求的層次越來越深入，為檔案信息個(gè)性化服務(wù)的產(chǎn)生提供了賴以存在的土壤。一方面，高校檔案用戶群體相比較其他檔案用戶群體，文化素質(zhì)較高，對檔案信息需求層次較深，尤其是在學(xué)術(shù)研究、個(gè)人素質(zhì)發(fā)展方面的需求具有特定的知識(shí)性，不同于一般的檔案信息需求；另一方面，由于個(gè)人用戶所需的具體檔案信息往往是與個(gè)人的工作、學(xué)習(xí)和生活密切相關(guān)的，不但具有特定性和一定的私密性，而且常常是動(dòng)態(tài)的。高校檔案信息個(gè)性化服務(wù)，作為一種有針對性的、非傳統(tǒng)的主動(dòng)服務(wù)方式，要求以用戶為中心，重視對用戶需求的調(diào)研與預(yù)測；通過各種渠道對檔案需要的用戶信息進(jìn)行收集、整理和分類；與用戶之間建立互動(dòng)關(guān)系。檔案信息個(gè)性化服務(wù)是“以人為本”理念和“滿足社會(huì)各方面檔案信息利用需求”這一檔案工作基本原則在檔案服務(wù)中的集中體現(xiàn)。

總之，加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)在高校發(fā)展中具有非常重要的意義，可以更好地滿足用戶需求，最大限度地為高校和社會(huì)服務(wù)，同時(shí)也是高校檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的活力所在。

參考文獻(xiàn)

[l]孫碧燕.談高校校際檔案信息資源的共享[J].浙江檔案，2010.02

作者簡介

張銀芝（1977-），女，陜西禮泉人，學(xué)歷碩士研究生，職稱館員，任西安醫(yī)學(xué)院圖書館辦公室副主任，主要研究方向?yàn)闄n案管理。endprint