事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述

劉艷清

摘 要：檔案是事業(yè)單位中重要信息記錄的載體，對檔案信息的合理化管理能為事業(yè)單位的工作提供基礎(chǔ)保障。由于事業(yè)單位的工作中涉及到大量文件資料，給檔案資料的管理工作帶來了一定難度。在此背景下，對檔案進(jìn)行信息化管理成為了事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展的必然趨勢。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；事業(yè)單位

伴隨我國經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，社會(huì)逐漸步入了信息化時(shí)代。信息化管理模式在各個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)中廣泛應(yīng)用，在事業(yè)單位檔案管理中作中也不例外。隨著事業(yè)部門的工作任務(wù)不斷加重，檔案信息數(shù)量激增，急需提高檔案管理的工作效率，此時(shí)，對檔案資料進(jìn)行信息化管理具有極大必要性。

1 檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.1 可以實(shí)現(xiàn)信息的永久保存

傳統(tǒng)的檔案資料以紙質(zhì)資料為主，紙質(zhì)檔案在使用和保存過程中，容易受到人為使用或環(huán)境的損壞。資料在傳遞使用過程中會(huì)受到磨損和撕裂，對于水、火造成的損壞更是不可恢復(fù)，極容易造成重要檔案信息的丟失。而事業(yè)單位的檔案資料包含許多重要信息，對個(gè)人、企業(yè)和社會(huì)都存在一定影響，檔案的損壞會(huì)造成不可估量的損失。而利用信息技術(shù)保存檔案，可以有效避免這一情況的發(fā)生。將重要資料儲(chǔ)存在信息設(shè)備中，不會(huì)因外部因素和環(huán)境影響對檔案造成損壞，同時(shí)也有效避免了資料在使用時(shí)搬運(yùn)的不便。

1.2 可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速查閱

對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，為了方便后期查閱，需要根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行編排并分類，耗費(fèi)大量的工作時(shí)間，由于檔案的數(shù)量過多，在后期查閱時(shí)仍需要長時(shí)間的查找。對于一些急需的檔案文件，以這種查找方式很難滿足工作需要，并且在匆忙的查找過程中會(huì)打亂文件的原有順序，往往需要再次進(jìn)行整理。使用信息化檔案管理方法，可以瞬間搜索到需要的文件資料，并且保持其他文件的原有順序。

1.3 方便信息的備份和傳遞

使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在必要時(shí)會(huì)涉及到文件信息的備份和復(fù)制，傳統(tǒng)的備份方法主要采用文件打印形式，這種方法對于大量的文件備份來說效率較低，并且會(huì)大量使用辦公用紙，造成資源的浪費(fèi)。使用信息化檔案管理方式可以在瞬間內(nèi)完成文件的復(fù)制，并且可以將資料進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，極大節(jié)省了文件打印的時(shí)間，也具有一定的環(huán)保性。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化工作的有效策略

2.1 提升檔案信息化管理水平

事業(yè)單位中的檔案管理工作人員應(yīng)充分提升自身的信息化管理觀念，提高對信息技術(shù)設(shè)備的使用能力和檔案管理效率。拋棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，進(jìn)行信息的高效儲(chǔ)備。另外，在檔案的保存過程中，需要注意對文件進(jìn)行加密處理，避免信息被盜取。定期對資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，方便后期查閱。

2.2 提高檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平

由于長久以來事業(yè)單位中對檔案的管理工作都是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，檔案管理工作人員已經(jīng)習(xí)慣了此類的工作模式，在短時(shí)間內(nèi)無法適應(yīng)信息化的管理模式，并快速掌握信息技術(shù)的使用方法。對此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高人員的信息技術(shù)水平。許多工作人員對電腦操作缺乏實(shí)踐，使用電腦工作的效率較低，對檔案的信息化管理能力有待提高，極大影響了檔案的信息化管理質(zhì)量。針對這一問題，事業(yè)單位應(yīng)加大在信息設(shè)備上的資金投入力度，購進(jìn)多種信息化管理設(shè)備和信息存儲(chǔ)設(shè)備，鼓勵(lì)檔案管理人員多使用設(shè)備進(jìn)行實(shí)踐操作，掌握信息技術(shù)的使用要領(lǐng)，進(jìn)而提高檔案信息化管理效率。

2.3 針對檔案管理工作制定管理制度

事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合工作中的具體情況，針對信息化檔案管理制定嚴(yán)格的管理制度，在制度中規(guī)定對檔案管理人員的進(jìn)一步要求以及檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，需要檔案管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作，對于管理不善的情況給予適當(dāng)懲罰，同時(shí)對檔案的高效管理人員進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。通過對信息化檔案管理的規(guī)范，保證工作人員對信息資料的高效管控，為其它工作的開展提供基礎(chǔ)保障。

3 當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中的問題

3.1 檔案查閱效率較低

對檔案的查閱主要分為人工查找資料和計(jì)算機(jī)搜索，由于信息化檔案管理模式還未全面深入落實(shí)到各事業(yè)單位中，較為普遍的檔案查閱方式依然通過人工查找資料。因此，導(dǎo)致檔案的查閱效率較低，并且由于檔案在存放過程中可能出現(xiàn)重疊現(xiàn)象，更加大了文件查找難度。

3.2 缺乏對檔案信息資源的有效開發(fā)

當(dāng)前，我國的信息化數(shù)據(jù)庫多達(dá)3000多個(gè)，內(nèi)含足夠充足的信息數(shù)據(jù)，但我國的事業(yè)單位在檔案管理工作中普遍缺乏對信息資源的有效開發(fā)，總是對于少量的信息資源進(jìn)行重復(fù)多次的使用，造成數(shù)據(jù)庫中大量的有效數(shù)據(jù)被擱置，無法得到有效利用。

4 結(jié)語

總之，事業(yè)單位中對檔案管理的信息化和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，也是科技進(jìn)步的必然趨勢。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠有效提高事業(yè)單位工作效率，簡化工作流程。事業(yè)單位應(yīng)充分重視信息化技術(shù)在工作中的落實(shí)，提高檔案管理人員信息化工作意識(shí)，切實(shí)推動(dòng)和貫徹檔案管理信息化建設(shè)。

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