加強(qiáng)檔案管理提升檔案利用率

辛雪

摘 要：現(xiàn)如今檔案管理工作內(nèi)容已經(jīng)在不斷整合，基于此，檔案管理員的自身業(yè)務(wù)水平也要不斷強(qiáng)化，在社會發(fā)展過程中，強(qiáng)化檔案管理，提升其利用價值是非常值得重視的方面，在此，本文以實際為例，積極分析了相關(guān)工作不足因素，也提出了提高檔案利用率的有效措施，旨在通過簡明分析，提高認(rèn)識，也為檔案管理工作盡微薄之力。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；利用率；策略

在檔案管理工作中，工作任務(wù)較為繁瑣，所以檔案管理應(yīng)該從具體內(nèi)容出發(fā)，通過管理的合理性，提高利用效率，也為相關(guān)人員提供更加科學(xué)的借鑒，下面通過分析，明確如今檔案利用的有效性，也進(jìn)一步明確檔案利用的價值，為檔案管理的有效發(fā)展做出有效貢獻(xiàn)，下面具體分析：

1 檔案利用率低的原因

第一，從檔案館的館藏看，檔案管理過程中需要被重視，從公眾的利用方面看，沒有被廣泛使用，檔案的收集過程中都是較為私密的，同時檔案管理過程中也有部分檔案屬于政府文件等資料，并沒有很大的利用價值，若有公眾提出想要的檔案資源，檔案部門無法提供也是實際問題，所以，在檔案的利用價值方面，開始被重視，隨之而來的是新一輪的改革與嘗試，以民生檔案為例，更要符合民眾需求，不斷提高利用價值才是關(guān)鍵問題。

第二，檔案的整理與收藏過程是長效的，在此過程中涉及到諸多內(nèi)容，因檔案收集與開放過程中尚且有一定時間，所以檔案的利用時效性可能會因保存時間問題受到限制，尤其在檔案管理過程中一些重要的歷史文件，必須滿足一定要求，才能開放，可以說檔案不是新聞，并不存在時效性，這就對于人們的利用產(chǎn)生阻礙，尤其在信息時代，檔案管理過程往往與其脫軌，造成了檔案信息超載現(xiàn)象，基于時代發(fā)展，人們對于檔案的關(guān)注也會越來越少，這就造成了相關(guān)利用率問題低等問題產(chǎn)生。

第三，從公眾角度看，公眾缺乏檔案意識。好多檔案學(xué)者在研究檔案用戶時都認(rèn)為檔案在高層次人群中利用率較高。在中國，大學(xué)生和研究生應(yīng)該可以稱為高層次人群，可是檔案專業(yè)被認(rèn)為是冷門專業(yè)，社會的認(rèn)可度小，這些所謂的高層次檔案人才沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，不僅沒有促進(jìn)檔案的利用，也沒能加強(qiáng)對檔案的大眾宣傳。因此，要想普及民眾利用檔案更是難上加難。從實際來看，近年來，我國公眾的檔案意識還是有一定增強(qiáng)的，如前文所提及的公眾利用民生檔案解決切身問題的事例。但是我國對這些事例的報道力度不夠，這樣一方面不利于宣傳檔案的作用；另一方面也無形地弱化了人們的檔案意識。

第四，從檔案工作人員來看，他們的職業(yè)素質(zhì)不夠高。一方面，檔案工作人員更多注重的是檔案的保管而不是利用，沒有很好地履行檔案服務(wù)的義務(wù)。檔案的服務(wù)環(huán)境影響著公眾利用檔案的效果。保存檔案的最終目的是利用，檔案如果沒有被利用，那么也就沒有價值。另一方面，檔案工作人員的編研水平和信息資源的開發(fā)利用水平不夠高，沒法使檔案的重要性體現(xiàn)在公眾的生活和國家的建設(shè)中，過多地保存著早已過時且毫無利用價值的檔案，耗費(fèi)財力、人力、物力及空間。盡管檔案具有滯后性和隱蔽性的特征，但這不能成為檔案工作效率低的借口。

2 加強(qiáng)檔案管理提升檔案利用率

2.1 適應(yīng)時代發(fā)展，爭做高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人員

檔案管理過程中更應(yīng)該重視質(zhì)量，同時也要提高工作效率，在發(fā)展水平面上積極處理好檔案管理等相關(guān)工作，要與科技發(fā)展同步，要與時代發(fā)展同步，同時相關(guān)工作人員素質(zhì)也要積極提高，強(qiáng)化業(yè)務(wù)水平，通過基礎(chǔ)技能與綜合素質(zhì)提高，不斷為檔案工作提供有效支持，檔案管理工作人員也要具有鮮明的政治意識，有開拓精神，保持積極的政治敏銳性，這樣不斷完善自我，做一名具有綜合業(yè)務(wù)水平的檔案管理人員，通過推動相關(guān)工作人員工作積極性與人才培養(yǎng)、引入高水平人員，提高檔案管理利用效率，為人們提供更加全面、及時、主動的檔案資源服務(wù)。

2.2 建立完善的檔案管理制度

檔案管理過程中，需要提高管理的高效水平，以此，必須完善有效的管理政策，包括制定符合本檔案部門發(fā)展的基礎(chǔ)制度，讓檔案管理步入有法可依的軌道，這樣也進(jìn)一步提高對于檔案管理的意識，通過強(qiáng)化檔案管理入庫流程，積極提高各個環(huán)節(jié)檔案的收集整理能力，以便日后為相關(guān)人員提供查找的便利性，同時也可以建立有效的預(yù)警機(jī)制，檔案管理方面的預(yù)警包括對于檔案信息儲存的安全性，要明確風(fēng)險問題，尤其在信息時代，在信息化管理過程中，要重視對外界信息的凈化，提高防范水平，為當(dāng)年管理制定有效利用方式，包括個人與企業(yè)等等利用過程中，都要明確責(zé)任制度，當(dāng)檔案資源被破壞時，也要通過相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格進(jìn)行判定處罰，檔案管理過程中也應(yīng)該明確推行責(zé)任制度，從領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)層面做起，樹立鮮明的責(zé)任規(guī)劃與分配機(jī)制，無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都要有所責(zé)任定位，明確相關(guān)責(zé)任制度的細(xì)節(jié)內(nèi)容，可以結(jié)合檔案部門實際發(fā)展與工作水平，積極制定有效的管理方案。這樣一旦發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中出現(xiàn)問題，及時進(jìn)行處理，以此提高認(rèn)識，強(qiáng)化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理的有效性，提高檔案管理與利用價值。

2.3 以檔案用戶需求為導(dǎo)向，大力豐富檔案館館藏

在這一點上，美國同行為我們做出了榜樣，從他們的做法和成效中可以看出，這個措施是切實可行的。他們實實在在地把公眾作為檔案利用的主體，其檔案館利用原則是“公眾需要什么，我們就收集什么，提供什么”，即“按需服務(wù)”。他們的檔案是向所有公民開放的，不考慮學(xué)歷、職業(yè)和政治傾向。正是這種理念，使得美國國家檔案館人氣很旺。他們會去展室看《自由宣言》的原件，參觀各種展覽、參加論壇、講座，觀看歷史文獻(xiàn)片。透過種類繁多的檔案文獻(xiàn)資料，他們探索發(fā)現(xiàn)自己民族的過去，了解歷史上的真實事件以及那些在民族歷史中做出卓越不朽功績的名人，在追尋國家發(fā)展進(jìn)步的足跡中培養(yǎng)激發(fā)了愛國之情，由“要我來”，變成了“我要來”。從美國公民利用檔案的情況看，他們不僅僅是為了學(xué)術(shù)研究才利用檔案，而是把進(jìn)檔案館查閱檔案作為一種娛樂消遣。如果我國檔案館館藏的檔案也能為公眾提供這么多種服務(wù)，那么檔案館像其他文化事業(yè)單位那樣增加利用率就指日可待了。

3 結(jié)束語

綜上，在明確檔案具有社會價值和文化價值基礎(chǔ)上，作為中華民族一份子，尤其是檔案管理工作人員，要積極提高認(rèn)識，以群眾檔案的利用效率為基礎(chǔ)，積極通過有效管理與相關(guān)策略的制定，提高對于檔案管理與利用的有效性，也希望通過本文有效闡述，以此推動國家檔案事業(yè)不斷完善與健康發(fā)展。

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