新形勢(shì)下公路行業(yè)檔案管理對(duì)策探索與實(shí)踐

和福蘭

摘 要：新時(shí)期、新階段公路行業(yè)面臨的改革和挑戰(zhàn)，要求必須不斷加強(qiáng)公路檔案管理，提高全行業(yè)綜合素質(zhì)，才能為公路行業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。當(dāng)前，公路行業(yè)檔案管理內(nèi)容俞趨向于復(fù)雜，形式俞趨向于多樣，對(duì)檔案管理人員的水平要求也俞高。筆者通過分析當(dāng)前檔案管理對(duì)公路行業(yè)發(fā)展的重要意義，調(diào)查公路系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀，查找了存在的問題，并針對(duì)問題提出了行之有效的應(yīng)對(duì)措施，以便為公路行業(yè)的檔案管理提供可借鑒的方法或途徑。

關(guān)鍵詞：公路；檔案管理；對(duì)策

檔案管理工作是各行業(yè)、各部門經(jīng)濟(jì)事業(yè)發(fā)展的重要構(gòu)成，它不僅記錄著各項(xiàng)工作的開展情況及成果，更是一個(gè)行業(yè)、部門或單位發(fā)展水平和文明程度的重要標(biāo)志，也是促進(jìn)各項(xiàng)工作有序開展的基礎(chǔ)保障。

文件、標(biāo)書、設(shè)計(jì)圖、影像資料等公路部門涉及的檔案紛繁復(fù)雜，其工作內(nèi)容也較繁瑣，包括：資料流轉(zhuǎn)、分類、歸檔、借閱、保管等。在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，要實(shí)現(xiàn)公路管養(yǎng)“通、平、美、路、安、暢”的工作宗旨，部門檔案管理的全面性、綜合性、時(shí)效性以及完整性起著舉足輕重的作用，探索檔案管理的有效對(duì)策并付諸行動(dòng)在行業(yè)發(fā)展中勢(shì)在必行。

1 公路行業(yè)檔案管理的重要意義

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入也不斷加大，公路行業(yè)作為我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的主要部門之一，其工作任務(wù)也日漸加重，公路檔案管理工作必將隨之增多。公路部門的檔案是日常公路管養(yǎng)的真實(shí)寫照，是公路建設(shè)過程的縮影，更是今后某條路、某座橋或某個(gè)隧道維修管理的第一手依據(jù)，為今后公路行業(yè)的建設(shè)和管養(yǎng)提供真實(shí)準(zhǔn)確的歷史記錄。因此，檔案的妥善保管、系統(tǒng)分類和科學(xué)存儲(chǔ)對(duì)公路部門平穩(wěn)有序發(fā)展有著舉足輕重的作用。

2 公路行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與特點(diǎn)

縱觀公路行業(yè)答案管理現(xiàn)狀，結(jié)合麗江公路局往年和當(dāng)今檔案管理情況，筆者歸納總結(jié)了以下五方面的現(xiàn)狀。

2.1 檔案管理工作意識(shí)淡薄

由于行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或單位職工一般重視主業(yè)工作，檔案管理往往會(huì)被忽視，因此造成重要數(shù)據(jù)、圖文等資料沒有記錄整理，或未能歸檔保管等現(xiàn)象。

2.2 檔案管理硬件設(shè)施嚴(yán)重欠缺

行業(yè)或單位本身資金有所欠缺，加上檔案管理不夠被重視，檔案管理所需的密集柜、檔案管理軟件等設(shè)備幾乎未能配置，甚至有的單位連最基本的檔案室都沒有配備，重要資料和文件就像堆放雜物一般丟棄在不起眼的角落，幾乎談不上歸納管理。

2.3 檔案管理工作制度不健全

一是檔案室沒有規(guī)范的工作制度，導(dǎo)致檔案管理缺乏制度的指導(dǎo)和管控；二是檔案管理不科學(xué)，公路系統(tǒng)檔案內(nèi)容不僅類別較多，形式也復(fù)雜多樣，沒有科學(xué)合理的管理制度，難以系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)分類和科學(xué)存檔；三是檔案利用效率低，許多公路部門的檔案存在要求存檔而存檔的現(xiàn)象，利用率極低，即使遇到真正要用的時(shí)候，往往存在找不到或存檔不完整的情況，檔案管理的實(shí)用性沒能充分發(fā)揮。

2.4 檔案管理工作程序不規(guī)范

由于檔案室沒有固定的專職人員或規(guī)范的工作制度，導(dǎo)致檔案在查閱或外借過程中存在沒有做好外借登記，借閱后未能及時(shí)歸檔或外借后下落不明，檔案資料遺失仍未發(fā)現(xiàn)或無人料理等現(xiàn)象。

2.5 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低

公路系統(tǒng)內(nèi)部很少組織行業(yè)內(nèi)部的檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，偶爾會(huì)有檔案行業(yè)的統(tǒng)一培訓(xùn)，但很難與公路行業(yè)實(shí)際聯(lián)系起來，所以公路部門檔案管理人員工作起來缺乏專業(yè)知識(shí)的支撐，規(guī)范性、科學(xué)性、合理性等都會(huì)有所欠缺，導(dǎo)致檔案管理不系統(tǒng)、不全面、缺乏科學(xué)性和創(chuàng)新性等現(xiàn)象。

3 做好新形勢(shì)下公路檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

3.1 高度重視，提高檔案管理意識(shí)

首先從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到基層單位，自上而下都要對(duì)單位檔案管理引起高度重視，精心組組檔案管理工作。每個(gè)行業(yè)、單位均要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，有專門的分管領(lǐng)導(dǎo)和固定的專職檔案管理人員，將工作任務(wù)分解細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到人，并納入年度責(zé)任考核制度，進(jìn)行責(zé)任考核與監(jiān)督。同時(shí)加大資金投入力度，每個(gè)單位應(yīng)設(shè)立專業(yè)的檔案室，配備密集柜、專業(yè)檔案柜等硬件設(shè)施。同時(shí)要培養(yǎng)專業(yè)人員，進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)與教育，為檔案管理有序開展提供基礎(chǔ)保障。

3.2 健全制度，強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)管理

一是要不斷補(bǔ)充完善行業(yè)內(nèi)部檔案管理制度，細(xì)化到檔案工作的每個(gè)步驟，貫穿整個(gè)流程，使每個(gè)程序都有相關(guān)制度的指導(dǎo)和保障。二要跟進(jìn)電子檔案管理，將紙質(zhì)檔案與電子檔案劃分嚴(yán)格的分類標(biāo)準(zhǔn)，使公路部門的檔案管理工作逐步向自動(dòng)化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。三要制度建設(shè)要因地制宜，結(jié)合單位實(shí)際，制定符合本單位的檔案管理制度，制度的建設(shè)不僅要“接地氣”，更要突出實(shí)用性。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案規(guī)范有序

新形勢(shì)下檔案管理知識(shí)在不斷更新與進(jìn)步，公路系統(tǒng)的檔案信息也隨之不斷變化，從原來的紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案發(fā)展，從原有的圖片資料向目前的電子監(jiān)控影像資料推進(jìn)。“學(xué)無止境”，檔案管理人員也不另外，只有不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，做到自己的知識(shí)儲(chǔ)備與與時(shí)俱進(jìn)，方能在檔案管理工作中運(yùn)用自如，實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的現(xiàn)代化與科學(xué)化。

檔案是工作的“痕跡化”資料，更是工作的最終憑證?！梆B(yǎng)好公路，保障暢通”、“高度重視、精心組織，打造高效優(yōu)質(zhì)的公路工程”、“平時(shí)服務(wù)、急時(shí)應(yīng)急、戰(zhàn)時(shí)應(yīng)戰(zhàn)”等等是公路行業(yè)的的服務(wù)宗旨。要實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，始終離不開行業(yè)檔案作為單位發(fā)展的指導(dǎo)和引領(lǐng)，更需要真實(shí)可靠的檔案資料來為今后的進(jìn)步提供基礎(chǔ)保障。為此，對(duì)公路部門檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的探討、研究和實(shí)踐，對(duì)公路行業(yè)的科學(xué)和諧跨越發(fā)展起著不可小覷的作用。endprint