醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化策略探究

陳琦

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使新形勢(shì)下的醫(yī)改政策有一定的實(shí)施空間，促進(jìn)醫(yī)院的在不斷的提升和創(chuàng)新服務(wù)模式。而醫(yī)院辦公室檔案管理在其中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，因此，針對(duì)醫(yī)院辦公室的新資料以及新信息管理工作，需要我們采取先進(jìn)的檔案管理機(jī)制和管理思想，本文進(jìn)一步分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，并對(duì)管理工作提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；辦公室；檔案管理

病歷管理、文書管理以及各類信息的管理分析是醫(yī)院辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容，因此，做好辦公室檔案管理的工作，對(duì)醫(yī)院業(yè)績(jī)的提升有極大的幫助，有效的提升辦公室檔案管理工作，為醫(yī)院的決策工作起到了很好的促進(jìn)作用，從而有效促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展，同時(shí)也能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展變化的需求，只有這樣才能實(shí)際醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的良好發(fā)展，

1 醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)下，醫(yī)院辦公室管理中存在的問(wèn)題層出不窮，首先：從領(lǐng)導(dǎo)管理方面分析來(lái)看，在辦公室的檔案管理工作中還在運(yùn)用統(tǒng)一性的管理模式，對(duì)人力檔案的綜合管理辦法主要是采取的是文件檔案的管理模式。其次，醫(yī)院的檔案管理效益，人力、物力還有財(cái)力三個(gè)方面對(duì)于一部分市級(jí)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)人員的綜合性管理來(lái)說(shuō)是必不可少的。因此，建立健全的相應(yīng)的制度，促使檔案使用資料的豐富化，但是醫(yī)院管理中突出的重要位置卻不是辦公室檔案管理制度，缺乏專業(yè)性的人員，很多管理的意識(shí)和時(shí)代的潮流相脫軌，導(dǎo)致不能有效的完善的檔案信息，檔案內(nèi)容缺少實(shí)質(zhì)性[1]。因此，嚴(yán)重影響了醫(yī)院的全面性發(fā)展。

2 優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作的意義

在信息化發(fā)展進(jìn)程中優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作具有非常重要的意義，在節(jié)省很多資源的同時(shí)還提高了資源的利用效率，但目前，單一的計(jì)算機(jī)應(yīng)用還是存在于醫(yī)院對(duì)檔案的管理工作中，在很大程度上使得大量的資源都浪費(fèi)了在檔案的記錄和保存方式上。因此，信息化管理模式應(yīng)用勢(shì)在必行，不僅能提高檔案管理工作效率，還能增加異地利用檔案的可能性，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享建設(shè)有很大的幫助，若醫(yī)院在辦公室檔案管理都采用信息化的管理方法，能有效提升了工作效率。但在這過(guò)程中須注意對(duì)權(quán)益問(wèn)題上的處理，必須要加強(qiáng)安全建設(shè)，提升法律意識(shí)，嚴(yán)格規(guī)范在信息使用中的公開(kāi)權(quán)，這樣才能夠更好的把現(xiàn)代化進(jìn)程運(yùn)用在醫(yī)院辦公室檔案管理工作中[2]。由此可見(jiàn)，廣泛應(yīng)用的信息化技術(shù)，給檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，使其上了一個(gè)新的臺(tái)階。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路分析

（一）優(yōu)化辦公室檔案管理

醫(yī)院辦公檔案的管理需要與時(shí)代接軌，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)于檔案管理的分析還需要從道德和業(yè)務(wù)水平等等多個(gè)方面入手，因醫(yī)院檔案管理工作人員對(duì)這項(xiàng)工作沒(méi)有很好的關(guān)注和認(rèn)識(shí)，其主要原因是缺少相關(guān)的培訓(xùn)，從而出現(xiàn)了不健全的資料管理歸類，缺少條理性的檔案保存，使用的過(guò)程中出現(xiàn)眾多的問(wèn)題，使檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用不能真正地發(fā)揮出來(lái)。例如，在春天，因?yàn)闅夂驓庠铮l(fā)生火災(zāi)的頻率大幅提高，這樣就需要全面的了解和分析防火的預(yù)防工作，如果是雷雨多發(fā)的夏天，就需要及時(shí)的關(guān)注檔案是否存在被雨水侵蝕，受潮的情況。如果是信息化電子檔案，就需要保證檔案設(shè)備的安全性，時(shí)刻關(guān)注檔案系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行過(guò)程中的安全情況，增加密匙或者是防火墻，對(duì)登陸系統(tǒng)的身份確定進(jìn)行加密處理，有效防止黑客木馬的出現(xiàn)，防止偷盜的行為等。除此之外，醫(yī)院的檔案管理人員中的重點(diǎn)注意不能出現(xiàn)隨意亂扔的現(xiàn)象。尤其是在檔案的調(diào)出和使用過(guò)程中。

（二）提高檔案管理人員的管理意識(shí)

由于受到根深蒂固的傳統(tǒng)觀念的影響，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效率是很多醫(yī)院非?？粗氐模瑢?duì)辦公室的檔案管理工作缺乏關(guān)注，其工作效率沒(méi)有得到提升。因此，今后的辦公室管理過(guò)程中引以為戒，不斷更新檔案管理的理論知識(shí)，逐漸樹(shù)立現(xiàn)代化的管理意識(shí)，摒棄過(guò)去的不端得正態(tài)度，對(duì)自身的工作意識(shí)與責(zé)任意識(shí)還需要不斷的強(qiáng)化，積極主動(dòng)地了解醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀以及經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，把辦公室檔案工作的收集和整理做到極致，并及時(shí)向辦公室領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)相關(guān)的工作成果。這樣做對(duì)于工作者的獨(dú)立工作能力會(huì)有大幅度的提升。同時(shí)，需要與其他各個(gè)相關(guān)科室進(jìn)行聯(lián)合起來(lái)，從實(shí)際需要出發(fā)打造信息合作平臺(tái)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)取長(zhǎng)補(bǔ)短，發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢(shì)。從而有效避免辦公室檔案管理工作者的隨意性，促使辦公室檔案工作更好的延伸到醫(yī)院的發(fā)展與經(jīng)營(yíng)過(guò)程中。此外，重點(diǎn)培訓(xùn)醫(yī)院檔案管理人員管理技能以及應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)。讓他們的觀念得到及時(shí)更新，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。在體提升管理人員專業(yè)知識(shí)水平同時(shí)，還需要培訓(xùn)管理人員計(jì)算技能，防止信息丟失或泄露的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）建立檔案信息管理系統(tǒng)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，醫(yī)院傳統(tǒng)辦公室管理方式案已經(jīng)不能完全順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需要，因此，要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行突破，以此提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作。進(jìn)而建立一套完整有效的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作流程建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及分類工作的系統(tǒng)化和完整化，有效促進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)的落實(shí)。從而有利于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益合理利用的實(shí)現(xiàn)情況。其次；在信息化普及后還可實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公檔案管理工作的自動(dòng)化，建設(shè)一套完整檔案管理系統(tǒng)，用于保存醫(yī)院各個(gè)部分、環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的信息。

（四）抓住檔案管理重點(diǎn)，層層遞進(jìn)

每一個(gè)醫(yī)務(wù)工作者以一切秉承著為醫(yī)院負(fù)責(zé)和服務(wù)的理念，但現(xiàn)在很多醫(yī)院的辦公室檔案管理工作還只是停留在表面功夫，因此，需要我們的檔案管理人員在工作中做到不斷深入，層層遞進(jìn)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)。若想有效的提高檔案管理人員的工作效率，就應(yīng)該抓住重點(diǎn)，并針對(duì)性的逐個(gè)突破。醫(yī)院辦公檔案管理工作的信息化建設(shè)，需要我們從下面幾點(diǎn)入手，首先：強(qiáng)化對(duì)信息化建設(shè)的流程。其次；可以進(jìn)行專題分類講解，講解要從點(diǎn)到線，再?gòu)木€到面逐一偵破。再有；把醫(yī)院的檔案管理列入在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中來(lái)，并要求管理工作人員在實(shí)際的工作中做到不落下任何一個(gè)環(huán)節(jié)。在醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)中有尤為關(guān)鍵的重要環(huán)節(jié)，就是醫(yī)院信息資源的開(kāi)發(fā)和使用，這需要檔案管理人員的管理進(jìn)行全方位的分析，不斷改進(jìn)其工作方式，因此，只要管理人員做到以上幾點(diǎn)才能夠讓檔案管理工作登上更高的臺(tái)階。在檔案管理中還有一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)就是物質(zhì)保障，主要體現(xiàn)在環(huán)境方面，需要一定的存儲(chǔ)空間，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案和電子檔案的保存都需要有一定的存儲(chǔ)空間。除此之外，還需要有保障，保障設(shè)備和技術(shù)。這就需要不斷加強(qiáng)工作人員的專業(yè)技能，尋找并掌握先進(jìn)的工作方式，所以需要管理工作人員加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度，還需要提升管理工作人員的責(zé)任感和使命感，在這個(gè)過(guò)程中逐漸形成了完善的鏈條有利于檔案的整理，有效提升檔案的利用程度，最終為醫(yī)院的良好發(fā)展打下夯實(shí)的基礎(chǔ)，進(jìn)而讓醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益得到穩(wěn)定的增長(zhǎng)[3]。當(dāng)然，醫(yī)院辦公室檔案管理不是一蹴而就的，否則就會(huì)造成延誤檔案，降低檔案的后果，要使用循序漸進(jìn)的方式。在管理上還需要醫(yī)院的各科室為檔案管理做出相應(yīng)的的貢獻(xiàn)，不斷的改造升級(jí)信息系統(tǒng)，有效確保檔案管理能夠使醫(yī)院的發(fā)展錦上添花。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，醫(yī)院辦公室的檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的作用，二者是緊密相連，密不可分的，它不僅關(guān)系到有效的使用醫(yī)院的各種資料、資源，還可以促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。因此，需要我們對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理不斷的進(jìn)行優(yōu)化，創(chuàng)造出新管理意思，不斷重視對(duì)醫(yī)院檔案管理工作，從而更好的提升醫(yī)院檔案管理水平。

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