國有企業(yè)人事檔案管理的幾點思考

摘 要：國有企業(yè)人事檔案管理工作對于企業(yè)人才管理、人才部署，提升自身企業(yè)文化建設都有著重要意義。做好人事檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展其促進與推動作用。本文將通過對國有企業(yè)人事檔案管理重要性的分析，提出進一步加強國有企業(yè)人事檔案管理的有效措施，以期對國有企業(yè)人事檔案管理以啟示。

關鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案；管理；重要性；有效措施

1 國有企業(yè)人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，是在人事管理過程中，以個人為單位組合起來，記述和反映個人經歷和德才表現(xiàn)，是個人經歷、學歷、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案具有真實性、可靠性、保密性、獨立性。

國有企業(yè)人事檔案管理對于員工任免、調動及管理有著重要作用，也是員工人事考核的主要依據(jù)，其重要性體現(xiàn)在以下方面：

（一）人事檔案管理有助于企業(yè)實現(xiàn)人才管理

人事檔案比較客觀真實的記錄和反映了企業(yè)員工的家庭基本情況、個人工作經歷及德、能、績等情況，有助于企業(yè)了解在職人員的情況，從而掌握科學發(fā)展的第一首資料，建立企業(yè)知識儲備結構，以便國有企業(yè)在制定長期發(fā)展目標的過程中科學分析，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，揚長避短，實現(xiàn)人才部署，促進企業(yè)快速發(fā)展。

（二）人事檔案管理有助于保障企業(yè)人才結構的穩(wěn)定性

人才是企業(yè)發(fā)展的有力保障，對于人才的調配、管理通過人事檔案管理體現(xiàn)，合理設置崗位，科學利用人才，建立適合企業(yè)自身發(fā)展的人才選拔制度，保障國有企業(yè)人才結構的穩(wěn)定性，從而保證企業(yè)立足于激烈的市場競爭中，增強企業(yè)風險抵抗能力。

（三）人事檔案管理有助于提高企業(yè)自身文化建設

企業(yè)文化是企業(yè)增強核心競爭力的“軟文化”，是凝心聚力、團結一致的向心力。有效、科學的管理認識檔案，對企業(yè)現(xiàn)有的人才結構進行調整，建立檔案信息，引導專業(yè)技能人才合理流動，正確調整人才與企業(yè)、人才與人才之間的關系，于無形中促進人才對企業(yè)的認同感和歸屬感，將自身的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展緊密結合到一起，企業(yè)才能呈現(xiàn)“爭先創(chuàng)優(yōu)”、“積極向上”的好風氣，促進企業(yè)發(fā)展與文化建設。

2 加強國有企業(yè)人事檔案管理的有效策略

（一）轉變思想，進一步提高對人事檔案管理工作的認識

國有企業(yè)各級各部門應當充分認識人事檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要意義，做好人事檔案管理工作，加強對人事檔案管理工作的領導，定期對人事檔案進行整理、檢查、指導，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，充分發(fā)揮檔案的人力資源管理作用，實現(xiàn)人事檔案服務于企業(yè)發(fā)展的目的。

（二）加大投入，確保人事檔案的完整性，做好檔案信息化建設

國有企業(yè)的人事檔案是國家重要的檔案資料，要做好人事檔案的保護工作，包括人事檔案的維護、搶救、修補工作。企業(yè)財政部門要加大人事檔案管理工作的資金投入，將人事檔案管理工作經費納入企業(yè)經費預算行列，建立專項經費，按標準按要求建設規(guī)范、科學的檔案室、檔案柜，安裝監(jiān)控，確保檔案室的配套保護措施如防盜、防火、防潮、防蟲，保持檔案室良好的通風與采光。

與此同時，要加強檔案管理的硬件和軟件配備，做好檔案信息化建設工作。配備必要的計算機、掃描儀等現(xiàn)代科技產品，將人事檔案紙質版與電子數(shù)據(jù)錄入電腦以完整保存，實現(xiàn)查檔、歸檔、調檔的信息化，提高人事檔案工作的信息化管理水平，確保人事檔案利用安全，檔案材料無損壞、無丟失，不失密、不泄密。

（三）加強管理，提高檔案管理人員的素質

國有企業(yè)人事檔案管理工作應當配置專職人事檔案管理人員，以專業(yè)知識和先進的管理技術做好人事檔案管理工作；同時要選擇政治強、紀律嚴、作風正、責任心強的共產黨員從事重要人事檔案管理工作，以保證人事檔的保密性。

工作中要注重對檔案管理人員的教育培養(yǎng)，定期組織人事檔案管理業(yè)務知識培訓，精通業(yè)務，同時做好思想政治工作，進一步了解人事檔案管理工作的重要性，增強責任心；除此之外，要加強企業(yè)人文關懷，多關心檔案管理人員的生活、工作，落實檔案管理人員待遇，激發(fā)工作的積極性和主動性，熱愛本職工作，做好本職工作，形成良性循環(huán)。

（四）提高質量，注重人事檔案材料收集，完善個人人事檔案

國有企業(yè)干部與員工在政治經濟體制的要求下不斷提升自身，其在學歷、培訓、聘任、專業(yè)技術方面材料會隨工作年限增長而增多，需要歸檔的材料也務必要及時，認真整理，做好人事檔案管理的基礎工作，完善企業(yè)干部與員工的個人人事檔案。同時，對于不符合歸檔要求的材料要及時處理，規(guī)范人事檔案管理；對于材料不齊全的要及時通知本人進行補辦，以保證人事檔案的完整性、準確性、真實性。

（五）健全制度，進一步規(guī)范檔案資料管理工作

良好的制度保證，為人事檔案管理工作提供了可靠保證和重要依據(jù)，只有合理、完善的制度才能保證人事檔案管理工作的連續(xù)性與可靠性，要以條文形式明確人事檔案管理制度，規(guī)范人事檔案的資料收集、歸檔、保管、轉借、閱讀、利用等一系列活動。同時要建立健全的檔案管理工作考核制度和責任追究制度，以避免檔案的丟失與改動，加強對檔案管理工作人員的監(jiān)管，嚴格手續(xù)，規(guī)范程序，認真登記人事檔案的轉入、轉出、接受材料、查閱、借閱，有效地保護檔案的完整性，制約檔案涂改、泄密等現(xiàn)象。

（六）與時俱進，做好人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設

信息時代，要充分利用各種有效手段與網(wǎng)絡資源，發(fā)揮先進科學技術的作用，將其與人事檔案管理工作有效結合起來，一來實現(xiàn)人事檔案材料的保管工作，二來提高人事檔案管理工作的工作效率與工作質量。

人事檔案材料的保管工作，借助現(xiàn)代科學技術手段，利用計算機、掃描儀等設備，準確、及實地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事紙質檔案與數(shù)據(jù)格式并存，以防紙質材料丟失、人為改動帶來的不便與麻煩。

人事檔案管理工作效率與質量的提高，體現(xiàn)在檔案查閱、人事檔案信息資源共享等方面，提高人事檔案的利用效率。

3 結語

國有企業(yè)人事檔案管理工作需要從思想、資金、管理、制度、技術等方面加以完善，以實現(xiàn)人事檔案更好地服務于組織人事工作，使之成為國有企業(yè)用人的參考標準，也有效促進國有企業(yè)的改革、發(fā)展與穩(wěn)定。

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作者簡介

王瓊（1980-），女，湖北宜昌，本科畢業(yè)，研究方向：人事檔案，高級人力資源師，長江三峽基地發(fā)展有限公司。endprint