新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用

陳子懿

摘 要：在世界范圍內(nèi)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用不但改變了人們的生活，也改變著各個(gè)領(lǐng)域的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理。我國(guó)近年來(lái)房地產(chǎn)市場(chǎng)繁榮，與房地產(chǎn)市場(chǎng)相關(guān)的各項(xiàng)工作也備受關(guān)注，本文主要從房地產(chǎn)檔案管理方面進(jìn)行了數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用問(wèn)題的研究，對(duì)房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重要性進(jìn)行了總結(jié)，指出了新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用面臨的問(wèn)題，并提出了數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的具體對(duì)策指導(dǎo)，旨在通過(guò)本文研究為房地產(chǎn)企業(yè)在檔案管理方面更好的應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)提供有益的指導(dǎo)和幫助。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；數(shù)字化技術(shù)；對(duì)策

1 房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重要性

1.1 便于房地產(chǎn)檔案應(yīng)用檢索的高效化

房地產(chǎn)檔案實(shí)際上是非常重要的，其應(yīng)用也應(yīng)當(dāng)是十分廣泛的，但是從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，房地產(chǎn)檔案的應(yīng)用并不常見(jiàn)，主要原因在于傳統(tǒng)檔案管理中單純的依靠人員進(jìn)行檔案的查找存在很大的難度，尤其是一些房地產(chǎn)企業(yè)在檔案分類、目錄方面缺乏管理，就會(huì)加大難度。新時(shí)期房地產(chǎn)企業(yè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目越來(lái)越多，檔案檢索也越來(lái)越困難，而數(shù)字化技術(shù)有利于檔案的分類歸檔，同時(shí)能夠利用數(shù)字化檢索工具進(jìn)行檔案信息的查找，高效的查找有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用。

1.2 有利于實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案檢索途徑的多樣化

當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)也在不斷進(jìn)步，在房地產(chǎn)檔案管理的應(yīng)用中，數(shù)字化技術(shù)能夠生成多樣化的檢索方式，方便對(duì)檔案資料的查找，例如計(jì)算機(jī)模糊查詢、地產(chǎn)項(xiàng)目名稱查找、按年份查找、按關(guān)鍵詞查找、按檔案編號(hào)查找等多種方式。計(jì)算機(jī)會(huì)根據(jù)用戶所給的信息，智能選擇檢索途徑，在成千上萬(wàn)的房地產(chǎn)檔案中選擇使用者想要的檔案，這讓檔案查詢更快捷，更便利，這就使檔案管理工作更輕松。

1.3 有利于房地產(chǎn)檔案的安全化

傳統(tǒng)的檔案管理方式在安全性上沒(méi)有那么高，例如傳統(tǒng)紙質(zhì)印刷的檔案可能會(huì)隨著時(shí)間的推移發(fā)生字跡褪色、紙張潮濕腐爛、不慎遺失等問(wèn)題。用數(shù)字化的管理方式更避免這些問(wèn)題，但是也會(huì)有新的問(wèn)題，信息泄露是最重要的，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初，就會(huì)考慮這些問(wèn)題。在房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字系統(tǒng)中，查詢端口是進(jìn)入系統(tǒng)的唯一通道，我們可以根據(jù)不同的用戶設(shè)計(jì)不同的資料查詢權(quán)限，防止檔案信息被泄露。數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)可以判斷用戶的信用，決定是否允許用戶進(jìn)入此系統(tǒng)，進(jìn)一步提高檔案的安全性。

2 新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字應(yīng)用面臨的問(wèn)題

2.1 房地產(chǎn)檔案收集過(guò)程中存在的問(wèn)題

處在信息時(shí)代，信息更新的速度超乎我們的想象，這就意味著房地產(chǎn)檔案每天都會(huì)更新，收集到的信息就可能出現(xiàn)遺漏，有的檔案主人只留一個(gè)姓名一個(gè)身份證號(hào)，很多信息填寫(xiě)不完整，所以需要?jiǎng)討B(tài)的信息管理方式。我國(guó)的房產(chǎn)政策不斷出臺(tái)，自然也就一變?cè)僮儯@就導(dǎo)致了一個(gè)時(shí)期的政策和目前的狀況不太相符。另外，有些人覺(jué)得房產(chǎn)信息屬于個(gè)人隱私，不愿意配合檔案收集的工作。我國(guó)推行不動(dòng)產(chǎn)登記制度是為了保護(hù)人民的利益，制約商人炒房，讓房地產(chǎn)市場(chǎng)回到正軌，可是房地產(chǎn)商擁有大量檔案，不愿意配合行政人員的工作，檔案收集工作無(wú)法展開(kāi)。

2.2 房地產(chǎn)檔案管理中缺乏應(yīng)用理念

截至目前，檔案信息管理做的只是在單純的保存工作或者為用戶提供簡(jiǎn)單的查詢服務(wù)，屬于被動(dòng)型服務(wù)。房地產(chǎn)檔案利用的效率極低，檔案管理服務(wù)缺乏應(yīng)用理念，缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案開(kāi)發(fā)與利用環(huán)節(jié)難以創(chuàng)新，這就要求房地產(chǎn)檔案數(shù)字化改造中，檔案管理人員增強(qiáng)應(yīng)用理念。

2.3 房地產(chǎn)檔案管理中缺乏數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用人才

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，最重要的就是人才的把控，但是目前檔案管理者的專業(yè)知識(shí)有限，管理水平很低，管理方式也不夠?qū)I(yè)，這給檔案數(shù)字化管理帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。不同形式的檔案文件需要一個(gè)統(tǒng)一的制式，在檔案資料分析整合過(guò)程中，如果管理人員的素質(zhì)較低，那么檔案管理工作效率就會(huì)很低，直接影響著我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記工作的實(shí)施。隨著數(shù)字化在房地產(chǎn)檔案方面的應(yīng)用，管理人員需要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理技能，需要熟悉使用互聯(lián)網(wǎng)，還要必備的就是房地產(chǎn)專業(yè)知識(shí)。

3 房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的對(duì)策分析

3.1 引進(jìn)和培養(yǎng)檔案管理數(shù)字化技術(shù)專業(yè)人才

檔案管理是一種內(nèi)容復(fù)雜、還需要人有耐心的職業(yè)，這對(duì)職員的能力是一種考驗(yàn)。檔案信息管理人員除了要具備過(guò)硬的理論知識(shí)、掌握各種現(xiàn)代信息傳播工具之外，還應(yīng)有極強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，拓展能力。除了工作人員自身的努力，還需要檔案管理部門(mén)的培養(yǎng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)該組織檔案信息現(xiàn)代化人才培養(yǎng)訓(xùn)練班，派出合格人員參與其中學(xué)習(xí)檔案管理工作方法。給各個(gè)單位提供技術(shù)援助，滿足現(xiàn)代化、信息化的檔案管理專職人員需要。除了對(duì)內(nèi)部人員的培養(yǎng)，還應(yīng)該吸引信息化管理的專職人才，給他們提供優(yōu)厚的待遇，良好的工作環(huán)境，讓他們心甘情愿的留下來(lái)。

3.2 促進(jìn)房地產(chǎn)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變

我們應(yīng)當(dāng)處理好傳統(tǒng)的檔案管理方式與數(shù)字化檔案管理之間的關(guān)系，要解決數(shù)字化管理中檔案保密部分與共享部分的歸類問(wèn)題，檔案查看權(quán)限問(wèn)題。有了電子檔案并不意味著紙質(zhì)檔案就完全沒(méi)用了，電子檔案可能會(huì)由于不合理操作或者黑客攻擊，造成檔案丟失、被刪改，這種錯(cuò)誤不容易被發(fā)現(xiàn)，電子檔案的真實(shí)性就會(huì)下降，如果可以保留紙質(zhì)檔案，在不確定電子檔案的真?zhèn)螘r(shí)，拿出來(lái)對(duì)照，就可以增強(qiáng)檔案資料的真實(shí)性。所以，我們?cè)趹?yīng)用數(shù)字化的方式管理檔案的時(shí)候，應(yīng)該保留傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案，發(fā)揮兩種管理方式的優(yōu)勢(shì)。

3.3 完善房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)章制度

規(guī)范化簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是要按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作和實(shí)施，因此在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化建設(shè)中首先要做的就是要建立起檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化制度，對(duì)檔案數(shù)字化管理中的有關(guān)檔案收集、查詢以及檔案保管等進(jìn)行細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，從管理人員的培訓(xùn)到硬件設(shè)施的準(zhǔn)備都要給以明確的規(guī)定。在完善來(lái)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上還要強(qiáng)化制度的落實(shí)，確保檔案數(shù)字化管理的每一環(huán)節(jié)都按照規(guī)范流程進(jìn)行。檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化制度中還要對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化管理，數(shù)字化的管理主要是利用信息技術(shù)，而信息技術(shù)的另一突出優(yōu)勢(shì)是信息共享，所以只有在檔案數(shù)字化管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。但是對(duì)于機(jī)密資料和敏感資料，要建立信息保護(hù)制度。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，任何新出現(xiàn)的事物并不是一開(kāi)始就盡善盡美的，但是我們不能就此否定它，要看到房地產(chǎn)數(shù)字化帶來(lái)的好處。房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化管理是房地產(chǎn)檔案管理工作的趨勢(shì)，雖然任務(wù)艱巨，工程量大，但是一旦運(yùn)用會(huì)提高檔案管理的工作效率，可以避免紙質(zhì)檔案損壞、丟失等問(wèn)題。我們要堅(jiān)定不移的推動(dòng)房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，落實(shí)人才的培養(yǎng)、引進(jìn)，完善制度相關(guān)工作。

參考文獻(xiàn)

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