醫(yī)院檔案管理工作的有效解讀

黃增麗+李海亮

摘 要：醫(yī)院檔案作為醫(yī)院和醫(yī)學(xué)界的重要財富，在醫(yī)院管理方面有著極為重要的作用。強化醫(yī)院檔案管理工作能夠幫助醫(yī)院做好經(jīng)驗總結(jié)，查找工作不足，提高醫(yī)療質(zhì)量，提升工作效率，贏得經(jīng)濟利益和社會效益。在當(dāng)前科技信息化水平不斷提升的背景下，醫(yī)院檔案管理工作方式也在發(fā)生著變化，改變和創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作方式，才能為醫(yī)療工作提供更多的便利。本文結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的問題現(xiàn)狀，就優(yōu)化醫(yī)院檔案管理做一解讀。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；問題；有效策略

1 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理體制缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，醫(yī)院針對內(nèi)部各科室之間的工作人員都給予了明確的職責(zé)，而在檔案管理工作上卻缺少明確的制度和職責(zé)規(guī)范，更沒有建立一個健全的管理模式，造成醫(yī)院內(nèi)部檔案管理機構(gòu)設(shè)置過于復(fù)雜和分散，各部門檔案分別管理，造成醫(yī)院信息資源缺乏連貫性和完整性，不能為醫(yī)院提供有價值的資料，給醫(yī)院信息收集工作增添了難度，影響了醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作的有序開展，使得醫(yī)院檔案不能滿足時代的需求，影響醫(yī)院檔案管理作用的發(fā)揮。

（二）醫(yī)院專業(yè)管理人員缺乏

多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作非專業(yè)出身，更多是由其他科室兼職擔(dān)任，這樣造成醫(yī)院檔案管理人員水平參差不齊，人員流動性大，加上專業(yè)檔案管理人員的缺乏，兼職的檔案管理人員不能提起對檔案管理工作的重視，更不能將所有的精力都放在檔案管理工作開展中，給醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。此外，醫(yī)院檔案管理人員法制意識的淡薄，沒有熟讀和全面掌握《中國人民共和國檔案法》的有關(guān)知識，使得檔案管理人員在執(zhí)行工作時無法可依。

（三）檔案管理現(xiàn)代化水平相對較低

醫(yī)院檔案管理分散、管理人員積極性較低的狀況，影響了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平。過去傳統(tǒng)的醫(yī)院管理方式都是次年第一季度收集上一年檔案資料并進行整理總結(jié)和分類歸檔保存的方式。介于醫(yī)院檔案室較小，儲存空間有限，這種傳統(tǒng)與檔案收集管理的方式往往受到空間較小的阻礙，而不能將醫(yī)院檔案資料全部歸檔，那些不能歸檔的資料很容易丟失，影響醫(yī)院整體的檔案信息量。此外，醫(yī)院整年的工作總結(jié)數(shù)據(jù)都來源于各個科室的統(tǒng)計報表，這種整理操作方式較為麻煩，更需要從多個資料中進行有用信息的提取，這樣大大增加了檔案管理人員的工作量，手工操作也無法確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，影響了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平。

2 醫(yī)院檔案管理工作的有效措施

（一）提升對醫(yī)院檔案管理工作的重視

提升醫(yī)院檔案管理工作水平需要醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理人員和基層工作人員全面了解檔案法，積極的學(xué)習(xí)檔案法，更要在思想上意識到檔案管理工作對整個醫(yī)院各項工作開展的重要意義，特別是醫(yī)院管理人員更要從行為意識上提升對檔案管理工作的重視并給予大力支持，為醫(yī)院檔案管理工作提供堅實的基礎(chǔ)和必要的條件。此外檔案管理工作是醫(yī)院平常工作的重要部分，加強醫(yī)院檔案管理工作和醫(yī)院之間的聯(lián)系，并采用完善醫(yī)院檔案管理工作的方式，推動醫(yī)院整體的發(fā)展和進步。醫(yī)院內(nèi)部其他崗位的工作人員更是要全面認識到檔案管理工作的重要性，并在日常工作中為檔案管理人員提供幫助[1]219。

（二）強化對檔案管理人員的素質(zhì)要求

專業(yè)素質(zhì)的管理人員能夠推動醫(yī)院檔案管理人員的前進，所以引進專業(yè)的檔案管理人員尤為重要，首先醫(yī)院在選聘檔案管理人員時，要優(yōu)先選擇那些專業(yè)性強的人員和那些能夠清楚認識醫(yī)院檔案管理工作同其他行業(yè)檔案管理工作之間本質(zhì)區(qū)別的人員。其次就是做好現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)工作，在提升醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)技能的同時更是要做好職業(yè)道德培訓(xùn)，讓他們樹立一個認真、負責(zé)的態(tài)度，掌握先進的管理理念，提升自身的專業(yè)能力，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)有效[2]150。

（三）進行醫(yī)院檔案管理體制的創(chuàng)新

首先是要在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的檔案管理制度和專業(yè)的檔案管理部門，而不是像以前一樣將檔案管理工作作為一個輔助工作，并用后勤人員擔(dān)任檔案管理工作，這樣不但加重了后勤人員工作的壓力，也會因為管理人員的不專業(yè)而影響了醫(yī)院檔案的專業(yè)性。其次就是要明確醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，明確醫(yī)院管理人員的工作職責(zé)，并做到責(zé)任到人，讓醫(yī)院檔案管理人員有據(jù)可依，避免醫(yī)院檔案管理工作的不規(guī)范和不專業(yè)。提升醫(yī)院檔案管理人員的責(zé)任感和歸屬感。再者就是制定有效的監(jiān)督和處罰措施，對那些不按規(guī)章辦事的人進行嚴(yán)肅處理，提升檔案管理人員的危機感。最后就是選擇分級保管，將那些價值較低、保存期限較短的紙質(zhì)檔案放在基層，并做好備檔工作，這樣方便基層利用也減輕了醫(yī)院檔案存在的壓力[3]42。

（四）引進現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)

開展醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作，為醫(yī)院檔案管理降低檔案儲存空間，為醫(yī)院重要檔案的保存提供便利條件，也為醫(yī)院節(jié)省了更多的人力、財力和物力，特別是在網(wǎng)絡(luò)信息如此發(fā)達的今天，開展醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為時代發(fā)展必然趨勢。

1.儲存方式的多樣化

在過去傳統(tǒng)的檔案管理過程中，醫(yī)院主要是用紙質(zhì)文本的方式進行檔案資料的儲存，這種文本儲存的方式本身存在占用空間大、查找和保存困難以及共享性差等不足。在計算機網(wǎng)絡(luò)得到廣泛應(yīng)用的今天，檔案儲存的方式也更加多樣化，醫(yī)院檔案除了采用紙質(zhì)文本的儲存方式外，還可以通過建立電子文件的方式進行儲存，這種儲存方式大大縮減了檔案的儲存空間，為資料查找和共享都提供了極大地便利，當(dāng)然醫(yī)院還需要結(jié)合自身情況進行儲存方式的選擇。

2.建立電子管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理

傳統(tǒng)檔案管理受人的主觀因素影響，大大降低了檔案管理工作效率，開展計算機管理程序的檔案管理方式能夠有效的解決這一問題，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理需要從以下幾方面入手：首先是人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化；其次是文書管理網(wǎng)絡(luò)化；最后是病歷檔案的網(wǎng)絡(luò)化。同時我們也需要認清楚網(wǎng)絡(luò)化檔案管理還存在一定的不足：一是醫(yī)院各部門在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中難以實現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，缺乏標(biāo)準(zhǔn)；二是醫(yī)院內(nèi)部封閉的辦公環(huán)境也影響檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的開展；三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)難以解決更影響檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的開展?？傊t(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是形勢所需，醫(yī)院還需要結(jié)合自身狀況進行調(diào)整和布局，避免資源的浪費。

3.拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域

醫(yī)院檔案管理的最終目標(biāo)是利用，是激發(fā)起潛在的社會效益和經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院檔案管理人員需要研究出更多檢索工作，做好編研工作，為醫(yī)院提供服務(wù)，強化各級醫(yī)院之間的聯(lián)系，提升醫(yī)院檔案信息利用效率。同時需要醫(yī)院定期舉辦醫(yī)學(xué)檔案座談會，針對醫(yī)院不同的發(fā)展需求，拓寬科研選題的思路，為醫(yī)院今后科研和教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]281。

醫(yī)院檔案管理本身涉及醫(yī)院、醫(yī)護人員的檔案資料以及整個醫(yī)院發(fā)展的歷程記載，還包括就醫(yī)人員的醫(yī)療記錄等。這些也就充分說明了醫(yī)院檔案管理工作本身的復(fù)雜性和重要性。一旦醫(yī)院檔案管理工作受到損害，勢必會對醫(yī)院日常管理工作造成嚴(yán)重的影響，更有甚者會導(dǎo)致醫(yī)院事故的出現(xiàn)，給醫(yī)院就醫(yī)人員的身心健康產(chǎn)生了威脅，更不利于醫(yī)院社會效益的提升。所以強化醫(yī)院檔案管理即是醫(yī)院發(fā)展需求更是時代發(fā)展的必然。

參考文獻

[1]張秀良.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].科技資訊，2012，（6）：219-219，221.DOI：10.3969/j.issn.1672-3791.2012.06.180.

[2]張芹.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].中國管理信息化，2015，（22）：150-150.DOI：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.22.119.

[3]郭雷蕾.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進對策研究[J].卷宗，2014，（10）：42-42.

[4]李玉紅.探究新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進策略[J].大家健康（中旬版），2015，（2）：281-282.

作者簡介

黃增麗（1976-），女，漢族，山東惠民，濱州醫(yī)學(xué)院附屬濱州市中心醫(yī)院，大學(xué)，副研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理、人事檔案管理。

李海亮（1978-），男，漢族，山東惠民，濱州醫(yī)學(xué)院附屬濱州市中心醫(yī)院，大學(xué)，經(jīng)濟師（人力資源），研究方向：醫(yī)院人力資源管理、人事檔案管理。