高校檔案資料規(guī)范化管理探析

雷虹+黃河

摘 要：高校檔案資料是高校教學(xué)質(zhì)量、內(nèi)容的重要體現(xiàn)，具有重要的保存和研究?jī)r(jià)值，為日后的教學(xué)評(píng)估和其他工作質(zhì)量提供依據(jù)，然而，各高校對(duì)檔案資料的管理并沒(méi)有提起足夠的重視，引發(fā)出種種問(wèn)題，并且隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)高校檔案資料的規(guī)范性的要求也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的檔案資料管理已不能滿(mǎn)足高校發(fā)展需求，傳統(tǒng)的改革與創(chuàng)新勢(shì)在必行。本文系統(tǒng)的闡述了高校檔案的管理出現(xiàn)的問(wèn)題，并為此探析解決措施，為日后高校的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：高校；檔案資料；規(guī)范化管理

近些年來(lái)，高校的領(lǐng)導(dǎo)及管理者意識(shí)有所提高，為了強(qiáng)化管理工作，采取了一些管理措施，管理的理念和方法有進(jìn)一步的提升，逐漸出現(xiàn)多樣的變化，但是仍未形成成熟的管理方法，會(huì)出現(xiàn)一些管理問(wèn)題，降低了它的價(jià)值，同時(shí)還有些許的管理工作者檔案資料的管理認(rèn)識(shí)有所偏差。因此為了真正實(shí)現(xiàn)高校檔案資料的規(guī)劃化管理，充分體現(xiàn)出檔案資料的實(shí)用價(jià)值，使高校健康發(fā)展，對(duì)高校檔案資料的規(guī)范化管理的探討更加迫切。

1 高校檔案資料管理中存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案資料的認(rèn)識(shí)有誤區(qū)，管理意識(shí)不到位

很多高校對(duì)檔案資料與檔案化為一體，認(rèn)為二者是同樣的，把檔案的相關(guān)法律法規(guī)、政策全部按照檔案資料來(lái)管理，造成的后果就是增加了檔案資料的管理成本，弱化了對(duì)檔案的管理，對(duì)該重視起來(lái)的并沒(méi)有重視，對(duì)不該重視的過(guò)于重視，并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到它的價(jià)值和重要性，管理的效益并沒(méi)有得到最優(yōu)的體現(xiàn)。另外，學(xué)校的管理者主要集中精力于教學(xué)和科研工作，對(duì)高校檔案資料的管理重視不夠，導(dǎo)致檔案資料管理工作做得不到位，管理不規(guī)范，歸檔的資料不完備，甚至可能流失，資料的存放不規(guī)范，散放現(xiàn)象出現(xiàn)也很多。甚至還有對(duì)教學(xué)檔案存放歸檔存在抵觸心理，認(rèn)為教學(xué)研究成果屬于自己，這都是意識(shí)的欠缺。

1.2 沒(méi)有健全的教學(xué)檔案資料管理制度

一些高校在進(jìn)行檔案資料的管理中，沒(méi)有實(shí)行嚴(yán)格規(guī)范的管理制度，大致規(guī)定了一些教學(xué)檔案的存放歸檔，并沒(méi)有規(guī)定出嚴(yán)格的存放時(shí)間、地點(diǎn)，歸類(lèi)的情況，也缺乏相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)檔案資料的管理不分工不協(xié)作，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理體系，管理無(wú)序，對(duì)檔案資料的管理工作缺乏相應(yīng)的監(jiān)督，工作細(xì)則也沒(méi)有做出規(guī)范，缺少統(tǒng)一的可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 教學(xué)檔案資料數(shù)學(xué)化程度不高

雖然高校內(nèi)都有自己的一套管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中存放大量的教學(xué)檔案文件等，但是相對(duì)于一所高校來(lái)說(shuō)，電腦系統(tǒng)中存放的只是一小部分，對(duì)于畢業(yè)論文設(shè)計(jì)、考試試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等，依據(jù)是以紙質(zhì)為載體而存在，沒(méi)有形成數(shù)學(xué)化形式，主要原因是我國(guó)各個(gè)院校數(shù)學(xué)化建設(shè)相對(duì)較差，跟不上時(shí)代的腳步，并且沒(méi)有把考試相關(guān)內(nèi)容設(shè)定為數(shù)學(xué)化管理中。從而使教學(xué)管理資料的存放也比較繁瑣，需要專(zhuān)門(mén)人員來(lái)進(jìn)行管理。

1.4 管理經(jīng)費(fèi)不足

高校的招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，領(lǐng)導(dǎo)和管理者加大對(duì)院校的建設(shè)投入，沒(méi)有足夠的人力、物力、財(cái)力去進(jìn)行檔案資料的建設(shè)與管理，個(gè)別的高校仍采用手工操作方式，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，勞動(dòng)量大、與現(xiàn)代管理模式存在很大的差別。

2 實(shí)現(xiàn)檔案資料規(guī)范的具體措施

2.1 加強(qiáng)宣傳，提高檔案資料管理的意識(shí)

教學(xué)資料是教學(xué)中的初始資料，是反應(yīng)高校發(fā)展歷史的重要記錄，是其他資料無(wú)可替代的信息資料，反映著一個(gè)高校的管理水平，因此，要加強(qiáng)對(duì)它的宣傳，讓它得到充分的展示，全面引起重視，尤其是檔案管理者檔案管理意識(shí)更要增強(qiáng)，才會(huì)更好的做好自己的本分工作，另外不管是老師還是學(xué)生都自覺(jué)積極地為自己的工作和學(xué)習(xí)存檔、存資料。為檔案資料的管理規(guī)范都要做出貢獻(xiàn)。

2.2 建立健全完善的檔案資料管理制度

健全的管理制度是高校進(jìn)行檔案資料管理的重要保障，要注意教學(xué)原始資料的收集和整理，實(shí)行規(guī)范化管理，隨著高校師資和學(xué)生的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案資料也越來(lái)越多，因此，各高校檔案資料管理要根據(jù)自身的實(shí)際情況實(shí)行分層管理模式即把檔案資料來(lái)源形勢(shì)分成若干層，然后各個(gè)層次，由高到低，由每個(gè)層次的負(fù)責(zé)人進(jìn)行集中的管理，適用于分散管理向集中管理的過(guò)渡，保證檔案資料管理工作的順利實(shí)施，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化，有利于提高高校管理的水平。

2.3 制定考核評(píng)估制度

為了進(jìn)行更好的檔案管理規(guī)范工作，高校的領(lǐng)導(dǎo)和管理者要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展考核機(jī)制，進(jìn)行全面的工作監(jiān)督和考核，它是工作促進(jìn)的一種手段，高校的檔案資料管理者被納入到考核體系中，對(duì)考核審查結(jié)果，納入到年終工作質(zhì)量評(píng)估體系中，并且定期對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，對(duì)成績(jī)優(yōu)秀者進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格的進(jìn)行嚴(yán)格批評(píng)整改，以此來(lái)提高各層對(duì)管理工作的重視，按時(shí)完成檔案資料的管理工作，保證管理工作的順利運(yùn)行。

2.4 提高高校檔案資料管理的數(shù)學(xué)化水平

隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)水平不斷進(jìn)步，各行各業(yè)對(duì)數(shù)學(xué)化的要求也越來(lái)越高，因此必須加強(qiáng)高校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，檔案資料信息共享，建立充足的數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定合理、科學(xué)、完整的高校檔案資料管理系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)學(xué)化管理。必須要重視檔案資料網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把它歸入到校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中去，重點(diǎn)推動(dòng)這個(gè)項(xiàng)目。

2.5 加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

很多檔案資料管理人員主要是由各二級(jí)部門(mén)管理人員進(jìn)行兼職，不是專(zhuān)業(yè)的檔案資料管理人員，所以相關(guān)的管理工作做的不到位，意識(shí)不夠，管理經(jīng)驗(yàn)缺乏，同時(shí)人員崗位調(diào)動(dòng)比較頻繁，這就需要專(zhuān)業(yè)的管理人員培養(yǎng)他們專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能，增強(qiáng)他們的檔案資料管理意識(shí)，進(jìn)行組織的統(tǒng)一集中培訓(xùn)，實(shí)行一對(duì)一的指導(dǎo)，在指導(dǎo)的同時(shí)就能進(jìn)行檔案資料的一體化歸檔整理，節(jié)約了時(shí)間。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，重視高校檔案資料的管理對(duì)于新時(shí)期高校的健康發(fā)展具有重要意義，為教育的發(fā)展與改革提供重要依據(jù)，不斷發(fā)展完善檔案資料，加強(qiáng)檔案資料的管理，是高校當(dāng)下重要的任務(wù)，從而促進(jìn)高等院校檔案資料事業(yè)的健康全面發(fā)展，全面為我國(guó)的政治、文化、教育建設(shè)提供幫助。

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