淺述電子檔案的管理與保護

梁冬晨

隨著現(xiàn)代辦公數(shù)字化、網(wǎng)絡化的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、光纖寬帶等新一代傳播工具的出現(xiàn)與普及，電子檔案已廣泛應用于我們的工作之中。電子檔案數(shù)量的不斷增長勢必會帶來的相關的管理、保護、利用等問題，這對于檔案管理工作者們來說，既是使命，又是挑戰(zhàn)！

1 電子檔案的管理

電子檔案的特性不同于紙質擋案，電子檔案記錄在磁性材料或光盤等載體后，就永遠離不開這種技術和設備。可電子檔案的長期保存，卻是非常困難，需要有不斷更新的技術和設備作保障。電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶等，應按檔案種類分別整理組盤。而電子檔案傳遞在計算機網(wǎng)絡上時，它又是無形的，是在一定的技術環(huán)境下才能進行的，不僅是從傳播方式上來說，還是從它的保密性質上來說，都需要采取一系列技術管理和保障措施。因此，采取技術措施，加強對電子檔案運用的管理，就顯得特別重要，特別是安全、保密方面的管理。

電子檔案的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。根據(jù)檔案的性質和歸檔的要求，應該在所整理的電子檔案標注相應的標記。辦理完畢的電子檔案還應該在規(guī)定的期限內(nèi)進行物理歸檔。

歸檔的電子文件要編制簡要的檢索工具，基本著錄項目為：序號、檔案號、標題、作者、編輯者、文號等，還要標記出每份文件機讀時間、位置、保密等級、管理期限等。

2 電子檔案的保護

在紙質檔案保存時，人們注重的是檔案紙張的耐久性、字跡材料的耐久性、檔案庫房的溫濕度以及防光、防有害氣體、防蟲等。而保管電子檔案時，則需要依據(jù)其特性和軟硬件平臺的變更。電子檔案運用一般有直接運用、提供拷貝、通信傳輸?shù)确椒?，由于運用的方式和所依賴的技術是多樣化的，因此它的運用遠比紙質檔案復雜。

首先，要保證電子檔案物理載體的安全性。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以，一定要建立適合于磁，光介質保存的環(huán)境。在溫濕度的控制上、庫房環(huán)境上、載體擺放位置等，都應該達到的相關的標準和要求。要避光，防塵，防止有害氣體，還要防止變形擠壓等等。而且，電子檔案不同于文件檔案之處還有關于遠離強磁場。因此，磁性也會對電子檔案的保護有一定的影響。

關于保護光盤，有專門設計的存放光盤盒，在選擇這些盒子的時候，最好選擇有蓋的，這樣刻意令光盤保持干凈，不受損害。在觸摸光盤的時候，要保證手指的干凈，不要將灰塵、油漬沾染到光盤上，更不要用尖銳的利器劃傷光盤。

第二，要確保電子檔案的準確性。

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，相當于紙質檔案來說，不能隨手查詢，這就要求電子檔案在輸入和在以后的利用中，必須保證它的準確性。電子檔案可以是表格形式、文檔形式等。必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。有時候，在不同的電子計算機系統(tǒng)上形成的，在內(nèi)容的格式編排上也不盡—致，因此，還必須對其所依賴的技術及數(shù)據(jù)結構和相關定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術力加以轉換。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

第三，電子檔案保護的特殊之處

科技技術不斷更新，但是信息技術也會有一定的局限性，比如存儲空間的不足，數(shù)據(jù)庫的飽和、網(wǎng)絡病毒的干擾等，這些勢必對電子檔案的保護造成一定的影響。

為了避免數(shù)據(jù)丟失造成不必要的損失，在電子檔案的日常保護中，還要注意以下幾個方面。

首先，要保證電子檔案數(shù)據(jù)輸入與輸出的安全性，確保計算機和網(wǎng)絡環(huán)境的安全。對于經(jīng)常使用的計算機，也要進行查毒和殺毒工作。

其次，在工作中還要堅持電子檔案與紙質檔案同時保管的辦法，尤其是不能忽視對于電子檔案的管理與保護。例如，在辦公自動化管理網(wǎng)絡上，可以對本單位辦公網(wǎng)上形成的具有保存價值的電子檔案，還可以在此基礎上做到定期的更新與維護。對當日、當月的檔案進行物理歸檔，并進行關盤刻錄的同時保存工作。其實紙質檔案和電子檔案同時保護并不矛盾還在于，可以將這些電子檔案下載成紙質檔案。因為，紙質檔案、電子檔案都有其自身特點和優(yōu)勢，如果共同儲存，管理，或是在紙質檔案后附加電子檔案，以便使用等，可以達到雙保險的目的。但需要注意的是，涉及保密興致的檔案，沒有在辦公網(wǎng)上進行處理的，文書處理部門或人員應在檔案處理完畢后，及時向檔案部門進行移交，由檔案部門負責向辦公網(wǎng)絡中心提供，并按電子檔案歸檔要求進行掃描，從而保證本年度內(nèi)電子檔案的齊全和完整。

第四，對于電子檔案載體的維護、檢測、以確保電子檔案的穩(wěn)定性。

電子檔案載體中，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性、穩(wěn)定性、與安全性等。

檢測在時間上可以分為定期檢測、不定期檢測。關于檢測方式可以分為外部檢測和內(nèi)部檢測。定期檢測，可以根據(jù)需要，實行每月或是每年一次。采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位。不定期檢測可以根據(jù)工作需要，將時間選擇在不穩(wěn)定的季節(jié)氣候時，或是根據(jù)指定的年度計劃安排等。在進行外部檢測時，可以依靠觀察電子檔案的物理屬性，看有無損壞、擠壓或變形，外表的涂層是否沾染了灰塵、附著霉斑或是出現(xiàn)了腐蝕性物質等。在進行內(nèi)部檢測時，要求要更加細致一些，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發(fā)現(xiàn)有出錯的載體，須進行有效的修正或更新。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理。因為，任何一次失誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復勞動。

第五，電子檔案的磁盤和光盤保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存。

1.磁盤的保護

磁盤分為軟磁盤和硬磁盤。在科學技術飛速發(fā)展的今天，軟磁盤剛問世時的優(yōu)點已經(jīng)全部轉變?yōu)槿秉c，容量小、速度慢、可靠性低，已經(jīng)逐漸被社會淘汰，但在一些特殊的情況下還可能要使用到；硬磁盤是以鋁合金為盤基，雙面涂有磁介質的記錄媒體，高矯頑力和薄磁層化是其顯著特點，相對而言，硬磁盤容量大、速度快、可靠性高，但成本也較高。所以在閃存盤普及之前，人們大多選擇價格低、攜帶方便的軟磁盤。在選用軟磁盤時，要把住質量關。軟磁盤必須存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適宜的環(huán)境下。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下遠遠高于低效的磁盤。因此，在選擇時，要選擇高品質的軟磁盤。在條件允許的情況下，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤、專用閃存盤（U盤）或專用移動硬盤，以便于長久保存。

2.光盤的保護

光盤即高密度光盤。是近代發(fā)展起來，不用于磁性載體的光學存儲介質。光盤又分為只讀光盤和可擦寫光盤。光盤有耐久性強、容量大等特點。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。在保護光盤時，要保持良好的溫度、濕度環(huán)境。天氣潮濕，光盤會有水霧凝結，使用前應用干凈柔軟的布擦拭，高溫會使光盤氧化、變形或老化。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃，相對濕度40%-65%。在保護光盤時，注意避光，因為光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。還要避免灰塵和遠離磁場。閑置時嚴禁用利器接觸光盤。

總之，對電子檔案的有效管理與保護，是—項極其重要而復雜的工作。在對電子檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環(huán)境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合因素，有時候還會遇到一些突發(fā)因素，這對于檔案管理人員來說，不僅要具備相應的管理知識業(yè)務素質，也要在面對突發(fā)事件的時候，能夠采取有效可靠的措施，以確保電子檔案的安全性。