數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)框架

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案館的信息資源建設(shè)工作也逐漸向著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。文中將對(duì)數(shù)字檔案管理信息資源建設(shè)的基本原則以及框架設(shè)計(jì)展開(kāi)探究與討論。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；信息資源；建設(shè)框架

數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行整理、輸入、存儲(chǔ)、管理、統(tǒng)計(jì)等處理，使之成為以聲音、文字、圖像等形式留存的電子檔案。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的數(shù)量越來(lái)越多，且規(guī)模越來(lái)越大，此時(shí)積極開(kāi)展信息資源建設(shè)是十分必要且重要的，與紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)更為明顯，而建設(shè)信息資源的過(guò)程是具有一定的復(fù)雜性與系統(tǒng)性的，工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)此予以高度關(guān)注，把握好建設(shè)原則，并建設(shè)好完整的框架結(jié)構(gòu)。

1 數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)的基本原則

1.1 服務(wù)性原則

檔案館進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的主要目的之一就是為了滿足使用者的需求，為使用者提供高質(zhì)量的服務(wù)，因而需堅(jiān)持服務(wù)性原則。第一，應(yīng)當(dāng)提高數(shù)據(jù)庫(kù)資源的多樣性，使用戶的不同需求均可以得到較好的滿足，在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，管理人員可以對(duì)用戶展開(kāi)調(diào)查，了解他們的喜好，然后有針對(duì)性的提高資源服務(wù)；第二，應(yīng)當(dāng)豐富使用者獲取資源的途徑，加強(qiáng)對(duì)搜索工具的數(shù)字化設(shè)計(jì)，豐富資料搜集的方式，讓用戶可以及時(shí)獲得數(shù)據(jù)。

1.2 效益性原則

信息資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持效益性原則，數(shù)字檔案館的經(jīng)營(yíng)與管理應(yīng)當(dāng)將效益作為重點(diǎn)考慮的內(nèi)容之一。在對(duì)原有館藏資料進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)加以區(qū)分，將檔案根據(jù)價(jià)值進(jìn)行分類，價(jià)值較高的資源應(yīng)存儲(chǔ)在核心層當(dāng)中，保證其能夠得到妥善的處理，以及高質(zhì)量的利用；而價(jià)值較低或者已經(jīng)不具有使用價(jià)值的檔案資料則應(yīng)當(dāng)予以剔除，而無(wú)需對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理。這樣不僅能夠提高信息資源數(shù)字化處理的效率，也能夠提高館藏資源的使用效益。

1.3 協(xié)調(diào)性原則

檔案館在數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與外部的溝通與聯(lián)系，如同類檔案館等，了解檔案館發(fā)展的整體趨勢(shì)，相互借鑒經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。檔案館之間應(yīng)當(dāng)積極展開(kāi)資源共享建設(shè)，實(shí)現(xiàn)物力資源、人力資源以及財(cái)力資源的協(xié)調(diào)配合，共同推動(dòng)信息資源建設(shè)的順利展開(kāi)。檔案館之間應(yīng)當(dāng)進(jìn)行優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，挖掘自身的特色，建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫(kù)，在保持自身特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

1.4 安全性原則

將信息資源存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中能夠有效提高檔案管理的工作質(zhì)量與效率，并提高檔案資源的有效利用率，為資源使用者提供便利，但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有兩面性，在帶來(lái)便利的同時(shí)，也引發(fā)了許多問(wèn)題，安全問(wèn)題就是其中之一。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有高度的虛擬性以及開(kāi)放性，黑客、病毒等很有可能會(huì)對(duì)檔案資源造成侵害，致使信息丟失、信息泄露等嚴(yán)重問(wèn)題的發(fā)生，管理人員在建設(shè)信息資源時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)此予以高度重視，首先應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，并自覺(jué)遵守法律法規(guī)，避免做出危害信息安全的行為；其次，在管理的過(guò)程中，要加強(qiáng)制度建設(shè)，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度管理信息資源；最后，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)技術(shù)管理，利用身份確認(rèn)、信息加密等方式提高資源管理的安全性，避免出現(xiàn)信息泄露等問(wèn)題。

2 數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)的框架設(shè)計(jì)

2.1 保存級(jí)館藏

保存級(jí)館藏資源主要可以分為兩類，第一類為檔案館原有的檔案資源，這類資源需要接受必要的數(shù)字化處理，最終轉(zhuǎn)化為電子檔案，繼而進(jìn)行留存與管理，這類資源是檔案館館藏的重要組成部分，具有重要的保存意義，我們現(xiàn)在可以把館藏上萬(wàn)頁(yè)紙質(zhì)檔案和資料還有聲像檔案用兩年時(shí)間完成全部數(shù)字化，并在局域網(wǎng)上進(jìn)行目錄檢索和全文查閱。第二類為檔案館新近接收的數(shù)字化檔案，這類檔案原本就是電子文件，因而只需要經(jīng)過(guò)一般處理并保存好即可。為了保證檔案資源的有效利用率，數(shù)字檔案也同樣需要定期進(jìn)行更新與完善，無(wú)利用價(jià)值的檔案資料需要進(jìn)行銷毀，而具有先進(jìn)性的檔案資料則應(yīng)當(dāng)及時(shí)錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況，數(shù)字化館藏資源應(yīng)當(dāng)根據(jù)保管期限設(shè)置不同的保存級(jí)，保證信息資源建設(shè)的合理有序，首先，需將保存價(jià)值較短的資源設(shè)定為短期保存級(jí)，一旦其價(jià)值消失，則應(yīng)當(dāng)及時(shí)剔除或進(jìn)行更新；其次，需將保存價(jià)值相對(duì)較差的館藏資料確定為長(zhǎng)期保存級(jí)，每隔一段時(shí)間就需要對(duì)這類資料進(jìn)行重新鑒定，或?qū)⑵浼{入到永久保存級(jí)，或?qū)⑵渲苯犹蕹蛔詈?，需將具有永久性保存價(jià)值的館藏設(shè)定為永久保存級(jí)，并將其存儲(chǔ)到核心層。

2.2 服務(wù)級(jí)館藏

服務(wù)級(jí)館藏結(jié)構(gòu)的確定主要以使用者的需求為依據(jù)，其目的在于簡(jiǎn)化使用者的操作過(guò)程，使其能夠快速查找、檢索館藏資源。服務(wù)級(jí)館藏結(jié)構(gòu)由三部分構(gòu)成，第一部分為檢索工具，在數(shù)字檔案館中檢索工具均需經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理，通過(guò)檢索頁(yè)面，使用者可以較為便捷的找到原始館藏以及各類保存級(jí)館藏，信息資源的有效利用率能夠得到極大的提升；第二部分為文獻(xiàn)匯編，為了保證資料分布的規(guī)范性與合理性，工作人員需依照時(shí)間、主題等條件將檔案資料進(jìn)行分類、匯編與整理，這樣使用者就可以找到同類資源，并進(jìn)行比較，最終選擇最符合自身需求的資料，例如寧夏回族自治區(qū)檔案館建設(shè)檔案目錄、重要檔案、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，采集《寧夏新聞聯(lián)播》視頻28600分鐘。山東全省館藏檔案案卷級(jí)目錄的75%、文件級(jí)目錄的65%已進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，錄音、錄像等多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)也已建立。江蘇全省共完善各類電子目錄9000萬(wàn)條，照片檔案數(shù)字化52萬(wàn)幅，音像檔案數(shù)字化39萬(wàn)分鐘，涉及經(jīng)濟(jì)建設(shè)和民生專題數(shù)據(jù)庫(kù)30多種，電子目錄的編纂使得檢索更加便捷；第三部分為數(shù)字化期刊，這類數(shù)字化期刊大多以檔案史料為主要內(nèi)容，公布這些內(nèi)容可以加強(qiáng)公眾對(duì)檔案信息的了解，并使其獲得更具有針對(duì)性的服務(wù)，數(shù)字化期刊傳播速度快，范圍廣，能夠使更多的使用者受益。隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展，未來(lái)檔案館服務(wù)級(jí)館藏應(yīng)當(dāng)關(guān)注到新媒體用戶，可以設(shè)置檔案館的微信公眾平臺(tái)或者微博平臺(tái)，為用戶提供更多獲得檔案資源的渠道，使用戶可以隨時(shí)隨地接觸到新的信息與咨詢，

2.3 鏈接級(jí)館藏

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對(duì)數(shù)字檔案館價(jià)值與質(zhì)量的評(píng)估不再僅僅以其本身?yè)碛械臋n案資源為評(píng)價(jià)內(nèi)容與對(duì)象，還要對(duì)其資源整合能力、網(wǎng)絡(luò)信息資源加工等能力進(jìn)行評(píng)判。因而在數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)中，檔案管理人員不僅要關(guān)注檔案館自身的館藏，還應(yīng)當(dāng)對(duì)鏈接級(jí)館藏予以重視。管理人員應(yīng)當(dāng)積極搜集網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)資源，使其能夠豐富、補(bǔ)充自身館藏，使檔案館信息資源的價(jià)值可以得到深化與提升。通常可以將鏈接級(jí)館藏分為兩種，第一種是國(guó)內(nèi)外的信息資源網(wǎng)站，以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為依托建設(shè)的檔案館具有較強(qiáng)的交互性與開(kāi)放性，檔案館可以與國(guó)內(nèi)外的資源平臺(tái)展開(kāi)交流、互動(dòng)以及業(yè)務(wù)往來(lái)，并可以分享具有較高價(jià)值的檔案信息資源，將這些網(wǎng)站的鏈接作為廣場(chǎng)的重要組成部分；第二種是古籍文獻(xiàn)資源，古籍資料具有重要的文化價(jià)值以及史料價(jià)值，對(duì)于現(xiàn)實(shí)社會(huì)的發(fā)展有著重要的借鑒與參考意義，其中很多內(nèi)容是符合現(xiàn)實(shí)需求的，因而檔案館應(yīng)當(dāng)積極購(gòu)買這些資源，并在電子檔案中加入其鏈接，保證檔案資源可以滿足用戶的多樣化需求。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)微博、微信等新媒體資源的依賴性越來(lái)越強(qiáng)，隨著新媒體平臺(tái)的不斷規(guī)范，檔案館可以將具有重要參考價(jià)值的新媒體平臺(tái)鏈接引用到信息資源庫(kù)中，使信息資源得到有效的補(bǔ)充。

3 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案館的信息資源具有重要的收藏價(jià)值與管理意義，因而應(yīng)當(dāng)對(duì)信息資源建設(shè)工作予以足夠的重視，在進(jìn)行信息資源建設(shè)時(shí)，管理人員應(yīng)當(dāng)把握好原則，保證相關(guān)工作可以有序展開(kāi)，包括服務(wù)性原則、效益性原則、協(xié)調(diào)性原則以及安全性原則等。為了保證建設(shè)的合理有效，工作人員還應(yīng)當(dāng)做好框架設(shè)計(jì)，將館藏分為保存級(jí)、服務(wù)級(jí)以及鏈接級(jí)三類，保證管理的科學(xué)性與合理性，為數(shù)字檔案的有效管理與高效使用奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

張敏（1982-），山東省濱州市濱城區(qū)檔案局。