試論檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與分析

摘 要：隨著時代的進步和科學(xué)水平的提高，電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸深入人心并滲透到各個行業(yè)。對于檔案管理領(lǐng)域，也呈現(xiàn)出檔案信息化的趨勢。由于檔案信息化具有便捷易管理的特點，越來越多的檔案崗位都推行檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理的信息化程度也逐漸成為了檔案管理領(lǐng)域的衡量標準。然而目前檔案管理信息化建設(shè)不夠健全，存在著一些問題。本文針對目前檔案管理工作處存在的現(xiàn)狀進行了分析，并針對目前存在的問題給出相應(yīng)的解決方案，希望能夠?qū)n案管理信息化工作的推進有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)

檔案信息化指的是在國家相關(guān)部門允許的前提下，在檔案管理活動中采用信息化手段輔助管理，從而更好地履行檔案管理的職責(zé)，幫助檔案管理又好又快地進行，進而加速檔案管理現(xiàn)代化進程。在這個數(shù)據(jù)爆炸的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適合目前檔案管理的需求，因此必須采用信息化的管理方式，以迎合目前網(wǎng)絡(luò)和存儲技術(shù)應(yīng)用的潮流，這就對檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。下面我們將從多個方面來對檔案管理工作現(xiàn)狀進行詳細分析，并根據(jù)這些現(xiàn)狀提出一些相應(yīng)的對策。

1 檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.缺乏科學(xué)的技術(shù)指導(dǎo)

信息技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案管理建設(shè)工作造成了很大的沖擊，因此檔案管理工作都不得不向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型。這種轉(zhuǎn)型是在技術(shù)人員相當不足的前提下進行的，這就引發(fā)了一系列新情況和問題。傳統(tǒng)管理工作人員不能下崗，而信息化管理建設(shè)又需要許多專業(yè)性很強的知識，這就造成了一個兩難的局面。例如一些公司，雖然緊跟潮流，購買了足夠的信息化管理設(shè)備，但是缺少技術(shù)指導(dǎo)，真正能夠操作的工作人員卻寥寥無幾，所以硬件就成了擺設(shè)，并沒有發(fā)揮它的實際作用。

2.思想認識不到位

隨著信息化的深入人心，越來越多的單位領(lǐng)導(dǎo)開始受到檔案法制和工作實踐的影響，逐漸在思想上重視起檔案管理信息化建設(shè)工作，他們可能會時不時地召集員工召開信息化檔案管理工作的會議。然而事實上，仍然有一些領(lǐng)導(dǎo)和部門認為檔案管理信息化建設(shè)是無關(guān)緊要的，在檔案管理信息化建設(shè)上，他們認為這樣做費時費力，并且得不到效果，這種思想上的不重視會直接影響到后面的信息化建設(shè)效果。

3.信息化管理建設(shè)缺少資金投入

檔案館里工作要想完成信息化的轉(zhuǎn)型，就要求大量的資金來滿足人才管理的轉(zhuǎn)型和硬件設(shè)備轉(zhuǎn)型的需要。然而實際上，對于許多單位和部門而言，上面對檔案管理工作投入的資金十分有限，并不足以滿足這些需求。在這種情況下，許多檔案管理工作單位就無法開展檔案管理工作，沒有配套設(shè)備，無法對檔案進行掃描和電子化存儲，不得不繼續(xù)走效率低下的傳統(tǒng)檔案管理的老路。

4.沒有建立起一支信息化檔案管理團隊

目前的檔案館里工作信息化不僅缺乏思想認識，也缺乏一支與信息化檔案管理相適應(yīng)的隊伍。這主要體現(xiàn)在兩個方面。一是檔案管理信息化隊伍不穩(wěn)定，對于大部分單位和部門而言，他們的檔案館里工作人員往往是短期兼職，并不會長期處于該崗位，人員變動較頻繁。每次人員變動都要對新員工對新崗位進行熟悉和培訓(xùn)，這就使檔案工作效率大幅降低，對公司造成了一定的損失；另一方面，檔案管理工作人員的工作能力不能滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，由于信息化管理工作對管理人員各方面素質(zhì)都提出了新的要求，包括道德水平和專業(yè)素養(yǎng)等，而能達到這些要求的工作人員數(shù)量卻很少。根據(jù)大數(shù)據(jù)顯示，目前具有信息技術(shù)專業(yè)知識的檔案管理工作人員數(shù)量僅占整體的十分之一，與歐美發(fā)達國家的60%相比少之又少。剩余的90%員工大多數(shù)雖然擁有檔案管理專業(yè)知識，但卻不熟悉信息化管理操作方法，這種現(xiàn)狀就從很大程度上限制了檔案管理工作信息化建設(shè)的開展。

2 針對目前檔案管理信息化建設(shè)問題的幾點對策

1.加快相關(guān)工作者傳統(tǒng)管理思想的轉(zhuǎn)變

思想是變革的先導(dǎo)。只有讓所有檔案管理工作者完成從傳統(tǒng)管理思想向信息化管理思想的轉(zhuǎn)變，才能為檔案管理信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。思想轉(zhuǎn)變的對象不僅包括檔案工作人員，同時還包括單位和部門領(lǐng)導(dǎo)，在這兩者之間，單位和部門領(lǐng)導(dǎo)對信息化管理工作的重視又是推進信息化檔案建設(shè)的重中之重。因為檔案管理信息化工作前期需要大量人力和設(shè)備，只有領(lǐng)導(dǎo)對信息化管理工作加以重視，明白檔案管理工作信息化的必要性和重要性，才會舍得投入人力、財力、物力到檔案管理工作中去，為檔案管理信息化工作后面的開展奠定良好的基礎(chǔ)。另外，對檔案工作人員而言，應(yīng)樹立信息化管理意識，活到老學(xué)到老，始終讓自己緊跟信息化管理潮流。

2.對檔案管理信息化建設(shè)進行大力宣傳

檔案工作的信息化程度之所以上不去，有很大一方面原因在于檔案工作信息化宣傳力度不夠。應(yīng)大力宣揚檔案人員立足本職、面向社會的工作態(tài)度，并對檔案信息化管理意識進行推廣，始終從國家根本利益出發(fā)，堅持服務(wù)國家和廣大人民群眾，對大局意識和保密意識進行傳播和發(fā)揚。檔案管理工作人員應(yīng)始終學(xué)習(xí)先進的管理方法和制度，借鑒先進的思路和方法對檔案工作進行宣傳，讓檔案宣傳為國家和人民做出更大的貢獻。但這些必須在保密的前提下進行，這在一定程度上是由我國實際情況決定的。為了避免我國研究成果被盜用，在宣傳過程中必須保密。

3.對工作人員進行技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)

由于檔案信息化管理工作需要一定的專業(yè)素養(yǎng)，而以前的工作人員缺乏這些專業(yè)知識，這就要求對工作人員進行技術(shù)指導(dǎo)。上級應(yīng)重視這項問題，安排專業(yè)人員對檔案人員進行技術(shù)指導(dǎo)和標準的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們理解檔案信息化管理工作的過程和本質(zhì)，逐漸掌握相關(guān)設(shè)備的使用和操作方法，而不只是簡單的上網(wǎng)操作等，進而適應(yīng)檔案管理信息化潮流，成為信息化時代檔案管理人才，提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4.加大信息化管理工作的投入

這里說的投入主要指資金的投入，有了經(jīng)費，人力物力都能跟上信息化的要求。為此，檔案管理部門應(yīng)主動向上級提出建議，要求一筆經(jīng)費來進行檔案管理工作信息化建設(shè)。這就要求確定檔案管理信息化工作的投入比例以及利用多種形式來申請檔案信息化經(jīng)費，最終達到獲取經(jīng)費支持的目的。

5.建立一支科學(xué)規(guī)范的信息化檔案管理團隊

為了保證企業(yè)檔案工作的更好的開展，就要求建立起一支專業(yè)化團隊。這支團隊應(yīng)具有專業(yè)的計算機人才，保證檔案管理工作具有足夠的人才支持和智力支持。同時，在團隊管理的過程中，應(yīng)建立一套科學(xué)、完善的檔案信息化管理制度，來保證管理工作有條不紊的進行。同時還應(yīng)建立一套科學(xué)管理人員考評方案，根據(jù)考評實施獎懲，充分調(diào)動工作人員的積極性，從而加速檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進度。

3 結(jié)語

在信息化網(wǎng)絡(luò)化的潮流下，各行各業(yè)都不可能不借助信息化成果而獨善其身。本文通過對目前檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題進行了詳細的分析，并根據(jù)這些問題，結(jié)合自身工作經(jīng)驗給出了相應(yīng)的解決方案。針對目前檔案信息管理中存在的思想問題、技術(shù)缺失、資金問題、團隊建設(shè)問題、安全保密問題等，指出應(yīng)做好思想建設(shè)、爭取資金投入、緊抓技術(shù)支持、加強專業(yè)化團隊建設(shè)等，旨在推動檔案管理信息化建設(shè)，讓我國的檔案管理工作符合信息化潮流。

參考文獻

[1]蘇紅. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J]. 理論觀察，2014，（05）：127-128.

[2]項靜瑤. 淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J]. 科技資訊，2013，（30）：214+216.

[3]郝小紅. 新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012，（15）：142-143.

[4]過奐穎，李劍華. 高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策[J]. 黑龍江科技信息，2009，（31）：225+65.

作者簡介

梁傳惠（1969-），女，四川中江，四川省疾病預(yù)防控制中心，大專，助理館員，研究方向，檔案管理。