我國(guó)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析與問(wèn)題對(duì)策

劉琦

摘 要：檔案信息化建設(shè)是社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展的需要，并服務(wù)于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，有利于國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。因?yàn)闄n案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的迫切要求，所以明確檔案在社會(huì)發(fā)展中的地位，加快檔案信息化建設(shè)。本文通過(guò)對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀闡述，深入分析檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)；對(duì)策

自我國(guó)“信息化帶動(dòng)工業(yè)化”戰(zhàn)略出臺(tái)以來(lái)，國(guó)家加快了信息化建設(shè)的步伐，加大了信息化投入力度。在此背景下[1]，檔案部門(mén)也調(diào)整發(fā)展方向，重視自身信息化建設(shè)，緊隨時(shí)代步伐，旨在促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。下面從我國(guó)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問(wèn)題和對(duì)策方面，進(jìn)行詳細(xì)闡述和分析。

1 我國(guó)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 高度重視檔案信息化建設(shè)

目前，全國(guó)各地檔案管理部門(mén)相繼開(kāi)展信息化建設(shè)工作，并取得一定的社會(huì)成效。自2015年，我國(guó)檔案局網(wǎng)站開(kāi)通以來(lái)，全國(guó)各省檔案部門(mén)陸續(xù)開(kāi)展了檔案信息網(wǎng)站和計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，提高檔案工作的數(shù)字化水平。同時(shí)，各個(gè)省份的檔案館，建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，大幅提升檔案工作的信息化率。

1.2 改善檔案信息化建設(shè)環(huán)境

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)的硬件、軟件環(huán)境明顯改善，并建立自己的內(nèi)部局域網(wǎng)。同時(shí)，檔案管理部門(mén)自身信息化水平的提高，政策、法規(guī)和環(huán)境的改善，豐富了檔案信息資源內(nèi)容，增加信息化人才數(shù)量，營(yíng)造良好的檔案信息化環(huán)境。

2 我國(guó)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)

目前，全國(guó)很多檔案機(jī)構(gòu)缺乏統(tǒng)一的信息建設(shè)規(guī)劃，導(dǎo)致各個(gè)分支部門(mén)和下級(jí)機(jī)構(gòu)盲目建設(shè)，各個(gè)部門(mén)之間的系統(tǒng)由于缺少兼容性，不能進(jìn)行良好的開(kāi)發(fā)。同時(shí)，由于缺少統(tǒng)一規(guī)劃，各個(gè)部門(mén)在人員錄用，硬件、軟件建設(shè)方面，出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)和二次浪費(fèi)，嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)水平。

2.2 檔案信息保密性差

相對(duì)傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，信息保密問(wèn)題十分重要。在檔案資料信息化過(guò)程中，允許用戶跨地方、跨權(quán)限范圍信息[2]，這就給不法分子提供了可乘之機(jī)，容易出現(xiàn)信息泄露的問(wèn)題。傳統(tǒng)檔案管理不允許未經(jīng)許可用戶訪問(wèn)，甚至不允許其進(jìn)入檔案館，在時(shí)間、人員和空間方面保證信息的安全。然而，信息化建設(shè)過(guò)程中，不法分子獲得權(quán)限和密碼以后，就可以竊取其中信息，造成大量數(shù)據(jù)泄露。

2.3 缺乏數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)行前期的定性、定量分析，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)和調(diào)查，并將分析結(jié)果進(jìn)行整理、分類(lèi)。目前，人工智能技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中廣泛應(yīng)用，可以揭示檔案信息化建設(shè)的發(fā)展情況，以及應(yīng)該注意的問(wèn)題。由于缺少相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析，檔案信息化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃，針對(duì)性不強(qiáng)。

2.4 檔案信息不真實(shí)

目前，很多檔案信息建設(shè)都是應(yīng)付上級(jí)檢查，在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行被動(dòng)信息建設(shè)。由于相關(guān)部門(mén)缺乏管理，錄入資料不全，導(dǎo)致相關(guān)信息不真實(shí)。另外，很多部分未進(jìn)行定期檢查，各個(gè)部門(mén)和人員自己填寫(xiě)相關(guān)信息，導(dǎo)致信息不真實(shí)?，F(xiàn)有檔案部分，缺少相應(yīng)的監(jiān)督和管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案信息不能進(jìn)行有效核對(duì)，進(jìn)而出現(xiàn)檔案信息不真實(shí)。

3 檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案信息化的頂層設(shè)計(jì)

檔案信息化建設(shè)是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理，保證相關(guān)信息的一致性，避免出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)冗余問(wèn)題。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，對(duì)組織、人事和檔案部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)化管理。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該將信息化建設(shè)交由權(quán)威部門(mén)負(fù)責(zé)，并由專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、管理和分布，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)，提高部門(mén)之間的信息通訊率。

3.2 強(qiáng)化安全教育

檔案信息化建設(shè)的前提是信息安全，而信息安全的前提是權(quán)利管理。因此，檔案部門(mén)應(yīng)該定期舉行安全教育座談會(huì)，加強(qiáng)相關(guān)人員的安全防范意識(shí)。同時(shí)，提高內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全級(jí)別，設(shè)置專(zhuān)門(mén)服務(wù)器、專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)，并安排專(zhuān)員進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理。另外，實(shí)行動(dòng)態(tài)權(quán)限設(shè)置，避免出現(xiàn)專(zhuān)人管理造成的舞弊問(wèn)題。

3.3 強(qiáng)化數(shù)據(jù)挖掘

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代，給檔案信息化建設(shè)提供了良好的發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理只能以個(gè)體作為管理單元，很難從整體上實(shí)現(xiàn)信息統(tǒng)計(jì)和分析。但是，檔案信息化建設(shè)以后，涉及到數(shù)據(jù)庫(kù)和信息技術(shù)，所以可以進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，從各個(gè)角度對(duì)其進(jìn)行深入分析和挖掘，為相關(guān)部門(mén)提供有效參考。

3.4 提高人員綜合素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)需要建立一支擁有綜合素質(zhì)的人員隊(duì)伍，并嚴(yán)格遵循相應(yīng)的制度。人員是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，其綜合素質(zhì)是各種先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備正常運(yùn)行的保障。檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)[3]，全方位、多角度進(jìn)行人才培養(yǎng)，不僅培養(yǎng)其硬件操作技能，而且培養(yǎng)其自學(xué)能力。同時(shí)，檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極采用現(xiàn)代設(shè)備，諸如，掃描儀、打印機(jī)、傳真機(jī)等，保障信息采集、信息錄入、資料審查等環(huán)境的信息安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，是社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案建設(shè)的要求。檔案機(jī)構(gòu)要不斷提高現(xiàn)有技術(shù)水平，采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)和管理等技術(shù)，促進(jìn)自身服務(wù)水平的提高，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]何玲檔.案信息化建設(shè)相關(guān)問(wèn)題的探討[J].檔案學(xué)通訊，2004，（ 5）：17-18.

[2]倪麗娟.信息化背景下的檔案信息資源開(kāi)發(fā)[J].檔案學(xué)通訊，2003，（ 4）：21-23.

[3]周玲.對(duì)檔案信息化建設(shè)的思考[J].檔案學(xué)通訊，2003，（6）：71-78.