檔案的整理及其意義

趙巍

摘 要：檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。

關(guān)鍵詞：檔案；整理；意義

檔案的整理工作的內(nèi)容主要包括；區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷的排列和編制檢索工具。

檔案整理工作是檔案管理工作中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有一定的特點(diǎn)：一方面，就各個(gè)完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)組成的有機(jī)系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理單位而論，整理工作的項(xiàng)目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。在檔案館和檔案室內(nèi)，檔案整理工作按其工作內(nèi)容的范圍大致分為如下三種類型：

（一）系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室，根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要.進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。

（二）局部調(diào)整

已經(jīng)整理人館、室保存的檔案，經(jīng)過檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另外，隨著時(shí)間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化，也須進(jìn)行必要的調(diào)整。

（三）全過程整理

由于一些特殊原因，檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件，或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時(shí)，就必須進(jìn)行全過程的整理工作。

檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中，因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜.就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費(fèi)時(shí)間，也會(huì)影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。

檔案只有經(jīng)過整理以后，才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理，特別是檔案信息開發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，充分利用原有基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。

（一）按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理

檔案是在一定歷史時(shí)期，由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況，它們既有密切的聯(lián)系，又有各自的特點(diǎn)。所以，整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期，再分不同的政權(quán)，把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣，一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案，反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史，是一個(gè)不可分割的整體，不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，才能實(shí)事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，從而便于查找利用。

（二）充分利用原有基礎(chǔ)

在不同的時(shí)空條件下，對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng)，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候，要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng)，充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)提供利用的需要。

我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案，是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法，也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。

（三）保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此，整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須按照檔案形成的規(guī)律，保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理，才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系。

文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個(gè)方面。對(duì)于不同類型的檔案，在不同的整理層次中，上述諸種聯(lián)系往往有不同的側(cè)重面。對(duì)于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地去看待和處理。一方面，由于文件之間具有錯(cuò)綜復(fù)雜的和多種多樣的聯(lián)系，因而應(yīng)該根據(jù)文件的情況，善于找出和保持文件之間最緊密的聯(lián)系。不能只要一看到文件之間的某種聯(lián)系，即隨意整理。同時(shí)，從檔案整理工作的全過程來說，應(yīng)該力求從檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間和形式等各方面，全面地保持其聯(lián)系。這特為日后的檔案全面鑒定、多元檢索利提供利用等創(chuàng)造良好的條件。另一方面，文件之間的歷史聯(lián)系是相對(duì)的，應(yīng)該根據(jù)—定的條件，如不同的檔案的特點(diǎn)及其形成的不同情況等，采取保持文件聯(lián)系的不同方法。不能離開實(shí)際整理的具體文件，簡(jiǎn)單地確定某種整理方法和評(píng)說優(yōu)劣。同時(shí)，應(yīng)該從檔案整理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)方面，全面地考察是否保持了文件的聯(lián)系，不能只從某一個(gè)片斷，如只從分類一個(gè)環(huán)節(jié)或某一類、或某一案卷等，孤立地看待文件之間的聯(lián)系，切忌把某種聯(lián)系和某種整理方法絕對(duì)化。

綜上所述，既要求把握保持文件聯(lián)系的客觀限度，又要求發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從特定的整理對(duì)象出發(fā)，劉整理方法進(jìn)行優(yōu)選，使文件之間的歷史聯(lián)系保持到最佳狀態(tài)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙汝周，趙志英.論檔案管理的創(chuàng)新問題[J].成都行政學(xué)院學(xué)報(bào).2002（02）