高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的問題及改進(jìn)建議

王廣輝

摘要：高校會(huì)計(jì)檔案是對(duì)學(xué)校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄，是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要一環(huán)，但實(shí)際的檔案管理工作仍有部分薄弱環(huán)節(jié)，本文立足于高校實(shí)際，分析管理工作現(xiàn)存的問題，并有針對(duì)性的提出改進(jìn)建議，旨在保證會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)規(guī)范。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；高校；建議

高校會(huì)計(jì)檔案是對(duì)學(xué)校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄，具有內(nèi)容豐富、更新快速、信息量大、存儲(chǔ)形式多樣等特點(diǎn)。其管理工作是高效財(cái)務(wù)管理工作的重要一環(huán)，在學(xué)校開展績(jī)效評(píng)估、編制預(yù)算決算、實(shí)施全面審計(jì)中扮演著重要的角色。隨著高校資金量不斷增加，業(yè)務(wù)范圍不斷增加，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量不斷擴(kuò)大，有傳統(tǒng)紙質(zhì)向新型電子轉(zhuǎn)變的進(jìn)程漸漸深入，但實(shí)際的檔案管理工作仍有部分薄弱環(huán)節(jié)，無法滿足對(duì)于信息提供及時(shí)與準(zhǔn)確的要求，影響了財(cái)務(wù)管理服務(wù)水平。因此，我們需要立足實(shí)際工作，不斷推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的日臻完善，保證會(huì)計(jì)信息安全完整。

一、當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題

（一）會(huì)計(jì)檔案制度不健全

會(huì)計(jì)檔案管理制度構(gòu)建缺乏針對(duì)性。在實(shí)際操作中，許多高校制度設(shè)計(jì)方面相對(duì)滯后，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等規(guī)定對(duì)檔案保管進(jìn)行了粗略規(guī)定以外，沒有從自身實(shí)際出發(fā)，根據(jù)高?？蒲薪虒W(xué)的特點(diǎn)，制定具體的可操作性強(qiáng)的檔案管理制度，比如二級(jí)財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)檔案如何收集整理歸檔等，這就使得檔案管理缺乏針對(duì)性，面對(duì)實(shí)際中的不同情形時(shí)應(yīng)對(duì)無力、無章可循。

（二）專業(yè)人員配備缺失

會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理者的職業(yè)素養(yǎng)和政策把控能力有較高要求。出于對(duì)檔案管理的重要性和專業(yè)性的考慮，財(cái)務(wù)部門應(yīng)配備技術(shù)能力強(qiáng)的專業(yè)人員從事檔案保管工作，然而在實(shí)際工作中往往專業(yè)人員配備存在缺失，管理部門經(jīng)費(fèi)也比較緊張，有的財(cái)務(wù)部門沒有針對(duì)檔案管理設(shè)置專崗，崗位由其他財(cái)務(wù)人員兼任，也很少開展相關(guān)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。

高校專業(yè)人員配置影響了會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量。有些高校檔案保管范圍模糊，片面追求檔案保管的數(shù)量，盲目擴(kuò)大檔案歸檔范圍，歸檔后整理不及時(shí)，造成了檔案管理的低效率，還有的高校沒有真正領(lǐng)會(huì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求，針對(duì)檔案保管、使用的管理比較粗放，并且缺乏過程控制，無法保障重要會(huì)計(jì)信息資源的安全。

（三）電子會(huì)計(jì)檔案管理不同步

當(dāng)下，會(huì)計(jì)軟件的不斷升級(jí)，信息載體逐漸多樣化。然而部分高校重視傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿報(bào)表的管理，卻忽視對(duì)電子化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)管理，電子檔案管理重視程度和管理意識(shí)相對(duì)淡薄，使得大量產(chǎn)生的文本程序文件卻沒有及時(shí)備份歸檔。電子會(huì)計(jì)檔案管理相對(duì)傳統(tǒng)顯得滯后。比如，對(duì)以磁盤光盤介質(zhì)保存的數(shù)據(jù)檔案的保管、磁介質(zhì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)定期更換再拷貝等方面存在管理缺失，從而造成資源信息散失。并且，會(huì)計(jì)軟件升級(jí)的過程記錄尚處于空白，該部分的會(huì)計(jì)檔案比較缺失。

（四）會(huì)計(jì)檔案利用不充分

首先，需要提高效率，高校會(huì)計(jì)操作軟件不斷升級(jí)，但對(duì)于部分更換財(cái)務(wù)軟件的高校來說，新舊會(huì)計(jì)操作系統(tǒng)版本差異可能造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的差異，從而給單位的經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)造成不便。其次，關(guān)于高校會(huì)計(jì)檔案利用的規(guī)定往往偏重保障資料的保密性，忽視監(jiān)督機(jī)制的設(shè)立，過分限制使用人員的身份并要求執(zhí)行過于繁瑣的簽批手續(xù)，損害了會(huì)計(jì)資料價(jià)值的發(fā)揮和使用的效率；再次，會(huì)計(jì)資料的復(fù)制借閱制度執(zhí)行不力，存在先查閱資料后補(bǔ)審批流程的現(xiàn)象，以及借閱會(huì)計(jì)檔案超過時(shí)間期限但遲遲未還的現(xiàn)象，監(jiān)督管理存在缺失。

二、對(duì)于加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)建議

高校會(huì)計(jì)檔案應(yīng)以問題為導(dǎo)向，不斷完善制度建設(shè)、人員配置和技術(shù)保障，結(jié)合高校實(shí)際，發(fā)展適合適合現(xiàn)代高等教育需要的工作新模式。

（一）構(gòu)建完善的管理制度體系

制度的生命力在于執(zhí)行，而執(zhí)行的前提在于搭建制度體系，因此，進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)檔案管理的關(guān)鍵在于構(gòu)建完善的制度體系，結(jié)合高?？蒲薪虒W(xué)實(shí)踐的活動(dòng)特點(diǎn)，出臺(tái)具體可落實(shí)的實(shí)施細(xì)則，使得檔案管理工作有法可依，有章可循。

一是要建立崗位責(zé)任制和績(jī)效考評(píng)制度。保證檔案管理專人專崗，職責(zé)清晰，使得負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理的工作人員明確自己崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍，同時(shí)建立績(jī)效考評(píng)機(jī)制，通過目標(biāo)激勵(lì)制度，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案人員真正做到認(rèn)真負(fù)責(zé)、愛崗敬業(yè)，從而使得會(huì)計(jì)檔案工作這樣一項(xiàng)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)工作能夠從根本上實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展。

二是要建立日常管理制度。完整準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)檔案才能提供高質(zhì)量的信息，因此應(yīng)設(shè)立針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的日常管理細(xì)則，統(tǒng)一各部門口徑，嚴(yán)格把控會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，及時(shí)收集、分類、整理并歸檔各類會(huì)計(jì)信息，對(duì)會(huì)計(jì)資料制定科學(xué)的分類編號(hào)方法和歸檔時(shí)限，并按分類編號(hào)規(guī)則分別整理出資料進(jìn)行存放，同時(shí)設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)檔案保管細(xì)則和借閱流程。

三是建立會(huì)計(jì)檔案使用制度。財(cái)務(wù)部門一方面要簡(jiǎn)化流程，在保證會(huì)計(jì)信息保密性的前提下，合理設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記審批流程，方便查閱會(huì)計(jì)檔案，提高會(huì)計(jì)信息的使用效率，另一方面要嚴(yán)格保證使用制度落地執(zhí)行，有效規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的利用，充分保證會(huì)計(jì)檔案的完整，杜絕檔案隨意丟放復(fù)制現(xiàn)象發(fā)生。

四是加強(qiáng)內(nèi)部控制，加強(qiáng)監(jiān)督管理，建立崗位問責(zé)機(jī)制、不相容崗位分離機(jī)制，同時(shí)形成周期性自查、自評(píng)、自糾機(jī)制，針對(duì)目前財(cái)務(wù)軟件普遍應(yīng)用的現(xiàn)狀，結(jié)合軟件使用特點(diǎn)，設(shè)計(jì)相應(yīng)控制點(diǎn)，如輸出程序、密碼口令等，有效防范和杜絕檔案管理違規(guī)行為。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)

會(huì)計(jì)電子化是會(huì)計(jì)發(fā)展的趨勢(shì)，也有力的提升了會(huì)計(jì)服務(wù)效率。為了更好的服務(wù)高校財(cái)務(wù)管理，順應(yīng)信息化現(xiàn)代化建設(shè)的大趨勢(shì)，各高校要加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)信息檔案入庫規(guī)范化，以研發(fā)應(yīng)用優(yōu)質(zhì)專業(yè)軟件為著力點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案從初始收集到分類整理到最終查閱使用的一體化流程，搭建高水平信息化平臺(tái)。

首先保證電子化會(huì)計(jì)信息的及時(shí)整理歸檔和保存。電子檔存放由其特殊要求，檔案柜須具有防磁性能，檔案盒也須是特制的軟件盒。形成定期常規(guī)檢查機(jī)制，同步計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和檔案管理文件升級(jí)，保證軟件版本與數(shù)據(jù)一致，進(jìn)而防止舊版本資料不能讀取現(xiàn)象的發(fā)生，選用質(zhì)地優(yōu)良的磁盤定期對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，保證會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。

其次，健全會(huì)計(jì)檔案檢索工具，改革編目和檢索工作，分別編制案卷、全引、專題、項(xiàng)目、文號(hào)等索引，建立高效實(shí)用的檔案電子檢索系統(tǒng)，提升信息查詢服務(wù)水平。

最后，重視多元化多維度開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)建會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫。要樹立數(shù)據(jù)綜合利用意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建和信息共享，對(duì)重要的原件要加快數(shù)字化進(jìn)程，并做好深加工綜合分析，充分促進(jìn)會(huì)計(jì)信息與其他檔案信息的有機(jī)結(jié)合，利用會(huì)計(jì)檔案來總結(jié)其他的管理活動(dòng)，以便于提供更全面完善的信息服務(wù)。

（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案崗位人員配置

針對(duì)目前高校檔案管理人員配置的現(xiàn)狀，高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)積極引進(jìn)和培養(yǎng)高層次的信息資源管理人才缺乏，尤其是具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，又通曉財(cái)會(huì)和計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，真正認(rèn)識(shí)好保管好利用好會(huì)計(jì)檔案，充分挖掘信息內(nèi)涵價(jià)值，為學(xué)校決策提供信息支撐，為學(xué)校發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

檔案管理人員要樹立全面信息服務(wù)觀念，推動(dòng)新科技在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，同時(shí)要樹立崗位責(zé)任感，切實(shí)認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理在高校財(cái)務(wù)中扮演的重要角色。檔案人員應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，進(jìn)行多途徑培訓(xùn)教育，定期學(xué)習(xí)國(guó)家規(guī)定和本校的會(huì)計(jì)檔案管理制度，不斷提高職業(yè)素質(zhì)和管理水平，保證檔案管理的高效化科學(xué)化。

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（作者單位：山東大學(xué)財(cái)務(wù)部）