淺析公共圖書館外包加工的質(zhì)量控制

張媛

摘 要：隨著國家與地方政府對圖書館建設(shè)的大力支持，圖書館迎來了發(fā)展的大好契機(jī)，但是由此也帶來了圖書館采編相應(yīng)工作量的大量增加與有限的采編工作人員之間的矛盾，而圖書館外包加工的出現(xiàn)有效的緩解了這一矛盾，本文重點(diǎn)闡述了圖書館外包加工質(zhì)量控制的必要性以及措施，為外包業(yè)務(wù)的順利實施提供了一定的支持。

關(guān)鍵詞：公共圖書館 外包加工 必要性 質(zhì)量控制

中圖分類號：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）08-00-01

引言

業(yè)務(wù)加工外包也稱為資源外包，其來源于上個世紀(jì)80年代對企業(yè)管理的一種方式，如今已經(jīng)在各行業(yè)得到了廣泛的使用。目前圖書館外包的業(yè)務(wù)主要涉及到圖書館圖書的加工、分類、編目以及制作MARC數(shù)據(jù)等工作，這是圖書館業(yè)務(wù)的核心內(nèi)容。本文所研究的外包也特指這部分外包而不涉及到圖書館的自動化以及相應(yīng)設(shè)備的維護(hù)和后勤管理等環(huán)節(jié)。

一、外包加工的必要性

1.采編工作任務(wù)繁重人力資源不足

當(dāng)前圖書館極大的增加了圖書采編工作量，然而相應(yīng)的人員編制卻沒有及時的增加，在這種情況下圖書館的采編人員形成了巨大的工作壓力，要盡快使新書能快速的處理完畢并上架為讀者服務(wù)，僅僅依靠圖書館內(nèi)部的采編工作人員的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因此有必要借助相關(guān)的企業(yè)來完成采編工作，即采用采編業(yè)務(wù)外包的形式。

2.圖書編目的標(biāo)準(zhǔn)化

目前我國圖書館聯(lián)合制定了圖書編目的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)使得我國所有圖書館的編目能夠統(tǒng)一起來實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的處理，當(dāng)前國家圖書館以及各主導(dǎo)單位成立了國家圖書編目中心，全國各大中小圖書館紛紛加入其中，當(dāng)前圖書館聯(lián)合編目中心已經(jīng)覆蓋了全國范圍內(nèi)近50%的公共圖書館和高校圖書館，聯(lián)合編目中心所指定的聯(lián)合編目標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)數(shù)據(jù)成為圖書館與相應(yīng)業(yè)務(wù)的外包商重要的數(shù)據(jù)來源。聯(lián)機(jī)編目為圖書館之間的數(shù)據(jù)的共享提供了可能性，這也是采編業(yè)務(wù)進(jìn)行外包的基礎(chǔ)。

3.與國際圖書市場接軌

我國在加入國際世貿(mào)組織之后，根據(jù)世貿(mào)組織的要求，我國必須開放各地圖書銷售的市場，這給我國出版發(fā)行行業(yè)帶來機(jī)遇的同時也帶來巨大的挑戰(zhàn)。這使圖書發(fā)行商不得不改變傳統(tǒng)的以提高發(fā)行圖書折扣的方式來適應(yīng)更加激烈的市場環(huán)境，都紛紛推出了各具特色的服務(wù)，這種服務(wù)主要涉及到圖書進(jìn)一步加工層次的服務(wù)。目前很多的圖書發(fā)行商都建立了自己的圖書加工配送體系，以便為圖書館提供更加及時的服務(wù)。

二、外包加工的質(zhì)量控制

1.慎重選擇外包供應(yīng)商

作為圖書館一方要派遣相關(guān)的業(yè)務(wù)和技術(shù)人員赴外包企業(yè)進(jìn)行詳實的考察，考察其是否具備完成外包業(yè)務(wù)的人員、技術(shù)以及設(shè)備，是否具有規(guī)范化的制度和流程以及質(zhì)量控制措施，并就其中涉及到的圖書交接、系統(tǒng)聯(lián)接、數(shù)據(jù)傳送等問題為對方提供技術(shù)上的支持和幫助。在業(yè)績與能力之間權(quán)衡來選擇外包商的過程中，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)增加外包商業(yè)績的權(quán)重，放寬對折扣的控制，通常來講將普通采購與外包采購之間的折扣率控制在2%左右是較為合理的。對于具有外包成功經(jīng)驗的可以優(yōu)先考慮，如果是外包商具有圖書館管理系統(tǒng)的相關(guān)基礎(chǔ)，對圖書館的書目分類科著錄規(guī)則較為熟悉，那么可以將其作為重點(diǎn)考察的對象。

2.建立暢通的溝通機(jī)制

圖書館的外包業(yè)務(wù)是否能夠順利完成取決于外包商準(zhǔn)確理解外包業(yè)務(wù)與熟悉外包業(yè)務(wù)的程度，這取決于圖書館一方與外包供應(yīng)商之間的無障礙的溝通，因而必須建立圖書館與外包商之間無障礙的溝通機(jī)制。作為外包商一方在涉及到外包業(yè)務(wù)中的具體細(xì)節(jié)問題時，應(yīng)當(dāng)及時主動的與圖書館一方進(jìn)行溝通，通過相應(yīng)的溝通制定業(yè)務(wù)處理詳細(xì)的細(xì)則，對于規(guī)范中的不盡不實之處要進(jìn)行具體落實。在外包商進(jìn)行采編過程中，圖書館要不定期的對采編質(zhì)量進(jìn)行檢驗和抽查，發(fā)現(xiàn)問題之后要和供應(yīng)商進(jìn)行及時的溝通并及時的解決問題，比如圖書館預(yù)定了一些不宜館藏的圖書，這個時候要及時的和外包商進(jìn)行溝通防止由于誤加工而造成更大的損失。

3.驗收標(biāo)準(zhǔn)與過程控制

作為圖書館應(yīng)當(dāng)向外包商提供所加工圖書的詳細(xì)的規(guī)范要求，并且通過邀請外包商到圖書館參加關(guān)于圖書加工的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，直到其完全掌握詳細(xì)的規(guī)范要求和加工的方法。在很多時候書商會有意無意的附帶一些沒有預(yù)定的書目進(jìn)行加工，因而有必要在書商對圖書進(jìn)行加工之前由書商提供一份加工之前的書目并由圖書館一方的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行確認(rèn)。圖書館不僅要對清單中的書的種類以及書目進(jìn)行確認(rèn)并及時的反饋給書商，并且要結(jié)合書商的供書碼，設(shè)置流水號區(qū)間，書商在驗證之后進(jìn)入到圖書的加工流程，對于每批加工的圖書都要設(shè)定流水號，便于在圖書出現(xiàn)質(zhì)量問題之后進(jìn)行追溯。對于圖書標(biāo)記加工在合同中要明確相應(yīng)的原材料的供應(yīng)商以及具體的粘貼位置。

4.圖書上架質(zhì)量和編目質(zhì)量控制

在圖書館與書商進(jìn)行交接的時候，由采編和典藏部門對書的種類與冊數(shù)進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，與圖書館所掌握的底單數(shù)據(jù)逐一核對之后再允許其入館，在圖書上架之前要由圖書館的工作人員對圖書進(jìn)行抽查，一方面檢查與清單數(shù)量是否一致；另外檢查書的印刷質(zhì)量及是否具有破損之處；還要通過瀏覽檢查確定圖書是否具有缺頁、散頁、倒裝、盜版書等現(xiàn)象，在上述幾個方面檢查無誤之后再行上架。在上架之后各部門要將檢查過程中存在的問題進(jìn)行上報并由圖書館負(fù)責(zé)人與書商進(jìn)行協(xié)商溝通解決問題，在達(dá)成解決問題的一致意見之后，才可以通知書商按照要求打印賬務(wù)清單，圖書館據(jù)此來完成圖書入庫清單的填寫。

圖書分類是圖書加工的關(guān)鍵核心環(huán)節(jié)，圖書館應(yīng)當(dāng)專門設(shè)置相關(guān)人員對圖書分類的情況進(jìn)行定期的抽查，尤其涉及到MARC著錄、分類、取種次號等重要的內(nèi)容需及時通知書商進(jìn)行修改，需要通過書商與圖書館共同的參與完成對圖書分類的質(zhì)量控制。

結(jié)語

本文詳細(xì)了闡述了圖書館外包業(yè)務(wù)過程中的質(zhì)量控制措施，通過外包商選擇、建立外包商與圖書館無障礙溝通機(jī)制、建立嚴(yán)格的驗收標(biāo)準(zhǔn)與驗收過程進(jìn)行嚴(yán)格控制、以及編目質(zhì)量控制和圖書上架質(zhì)量控制等來有效控制圖書館業(yè)務(wù)外包過程中的質(zhì)量控制。

參考文獻(xiàn)

[1]田潔.芻議高校圖書館圖書編目加工外包[J].圖書館研究與工作.2008（01）

[2]郝素貞.高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包存在的問題及對策[J].河北工程大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版）. 2008（01）