高校二級學(xué)院行政管理體系建設(shè)的探討

韓月嬌

摘 要：近幾年，伴隨著高校改革的不斷深入，高校的行政權(quán)力逐漸向二級學(xué)院轉(zhuǎn)移，二級學(xué)院的行政管理工作將面臨著更為嚴峻的考驗。面對新的形勢和新的情況，二級學(xué)院的行政管理地位越來越重要。結(jié)合自身多年的高校行政管理經(jīng)驗，有目的性地探討分析了高校二級學(xué)院的行政管理缺陷，并且探索出有針對性的解決方案，以完善高校二級學(xué)院的管理體系，促進高校二級學(xué)院的發(fā)展，提升高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校；二級學(xué)院；行政管理

行政管理工作是維持正常的高校管理工作秩序和發(fā)展高校教學(xué)科研和人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)。二級學(xué)院作為高校行政管理的重要組成部分，既是學(xué)校行政工作的具體執(zhí)行者，也是學(xué)校行政工作的管理者。工作接觸范圍廣、項目繁多，既要與學(xué)校各職能部門協(xié)調(diào)聯(lián)系，又要與二級單位的專職教師接觸溝通。因此，高校二級單位行政管理工作的重要性不言而喻，基于二級學(xué)院行政管理的運行缺陷，探討科學(xué)系統(tǒng)且規(guī)范化的管理體系勢在必行。

高校二級學(xué)院行政管理運行模式的缺陷

高校的行政管理種類繁多、項目復(fù)雜、不確定和無計劃的臨時性工作較多，在學(xué)校行政管理的大框架和總體模式下，各二級學(xué)院都具有自己的專業(yè)特點和學(xué)院文化，在這種特點和文化背景下的管理運行也存在著缺陷，相較學(xué)校的行政管理模式，二級學(xué)院基于自我的專業(yè)性特點和人員構(gòu)造以及學(xué)院文化等特點，所呈現(xiàn)的行政管理運行缺陷主要有以下四方面：

一是不健全的行政管理體系。習(xí)近平總書記系列重要講話多次強調(diào)制度建設(shè)的重要性，制度建設(shè)的特點主要呈現(xiàn)在根本性、全局性、穩(wěn)定性和長期性四個特性上。關(guān)于高校的行政管理體系和各項要求，學(xué)校層面有總體的規(guī)定和實施框架，這些都是二級學(xué)院做好行政管理工作的重要保障。然而，學(xué)校的行政管理模式是面向所有群體的，即“綱、塊”多、“條、目”少，細節(jié)性不多、可操作性不強，各二級學(xué)院太過依賴于學(xué)校大框架下的行政管理規(guī)章制度，然而絕大多數(shù)二級學(xué)院又都有自己的專業(yè)特點和學(xué)院文化，因此二級學(xué)院建設(shè)一套屬于自己的行政管理制度是必要的。另外，學(xué)校職能部門只提供屬于自己職能范圍的規(guī)章制度或者辦事流程，但很多辦事流程或者規(guī)章制度需要多個職能部門聯(lián)系在一起，形成一套體系才能真正把事情辦成。以學(xué)院教師的短期因公出國（境）為例，學(xué)校的國際交流合作處會有一套出國流程，然而這樣的短期因公出國（境）不是在國際交流合作處一個部門就可以把所有流程走完，而是需要學(xué)院—學(xué)校財務(wù)處—學(xué)校組織部—學(xué)校國際交流合作處—學(xué)校人事處—學(xué)校辦公室—財政局—中國銀行等多個部門的協(xié)調(diào)和系統(tǒng)合作。因此，二級學(xué)院基于學(xué)校制度體系總框架下建設(shè)一套屬于自己的行政管理體系是十分必要的。

二是缺乏全職的行政管理人員。高校二級學(xué)院的行政管理團隊主要是指在行政副院長和院務(wù)辦公室主任帶領(lǐng)下的學(xué)院辦公室管理人員。然而，有的二級學(xué)院在建立初期并沒有預(yù)想到學(xué)院辦公室的發(fā)展；有的二級學(xué)院在建立初期由于事務(wù)不多且缺乏經(jīng)驗，導(dǎo)致在學(xué)院辦公室的人員設(shè)置上并沒有那么重視，再加上高校人員編制的數(shù)量限制，導(dǎo)致有的二級學(xué)院的學(xué)院辦公室全職行政管理人員只有一名。二級學(xué)院辦公室是學(xué)院的中樞口，它是院領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)院教師，學(xué)院教師與學(xué)校各行政部門，學(xué)校各行政部門與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系協(xié)調(diào)的重要橋梁之一。學(xué)院辦公室的管理人員面對的是學(xué)校所有部門的行政事務(wù)，其工作職責(zé)多而雜，包括財務(wù)管理、人才建設(shè)、國際交流與合作、工會管理、設(shè)備管理、基建管理、黨風(fēng)黨建、學(xué)院文化建設(shè)、學(xué)院宣傳以及學(xué)院的常規(guī)行政工作。如此繁重的工作僅靠一名專職行政管理人員是遠遠不夠的，而行政副院長和院辦主任又多是其他學(xué)系或者辦公室教師兼任，因此大大降低了工作效率。

三是守舊的管理理念。二級學(xué)院管理團隊人員缺乏，導(dǎo)致全職的行政管理人員全身心投入繁重復(fù)雜的日常行政事務(wù)中，缺少時間和機會參加培訓(xùn)或者潛心思索管理方式方法，導(dǎo)致管理理念逐步落后。管理實踐表明：管理理念在行政管理中一直起到舉足輕重的作用。隨著時代的發(fā)展，管理的理念也一直在與時俱進，過去人們常常定義管理就是領(lǐng)導(dǎo)和控制，而隨著社會的進步，對管理理念又有了新的認識，現(xiàn)在的學(xué)校行政管理部門更多地把管理定義為服務(wù)，服務(wù)于他人，服務(wù)于促進學(xué)校的教學(xué)科研發(fā)展。具體來說，對于這種服務(wù)的定義更多體現(xiàn)在轉(zhuǎn)變工作的態(tài)度，從過去的教條、強硬的“官僚”態(tài)度到現(xiàn)在熱情、和藹的態(tài)度。然而，這樣的管理理念轉(zhuǎn)變卻仍然是片面的，時下高校管理理念應(yīng)該是從事務(wù)性、服務(wù)性的管理轉(zhuǎn)向戰(zhàn)略性管理，倡導(dǎo)服務(wù)為本、管理先行的服務(wù)理念。

四是原始資料和文檔的不完善。學(xué)院辦公室作為學(xué)校大框架下的二級辦事機構(gòu)，更多的是作為一個學(xué)院行政事務(wù)辦理的中轉(zhuǎn)站，最終目的是要轉(zhuǎn)向?qū)W校的各行政職能辦公室。以學(xué)院全職教師與學(xué)校各行政部門聯(lián)系為例，學(xué)院教職員工所提供給二級學(xué)院辦公室的所有原始材料都要提供給學(xué)校行政部門，即學(xué)校職能辦公室，通常二級學(xué)院辦公室都要求教職員工提供兩份原始材料：一份提供于學(xué)校的職能辦公室；一份備案后歸檔于二級學(xué)院。然而，這樣的原件并不是最終版本，也沒有什么實質(zhì)意義。因為交給學(xué)校的職能辦公室后，所有原始材料還需要學(xué)校職能部門的再次完善，即簽字、蓋章、做批示等，所以最終的材料版本將由學(xué)校各相關(guān)的職能部門歸檔于自己的行政管理檔案中，并不返還到二級學(xué)院。再加上二級學(xué)院在歸檔制度上的不完善，二級學(xué)院管理人員對行政管理檔案和原始資料整理留存的意識十分淺薄，對需要留存和歸檔的材料并不明確。這些都導(dǎo)致了二級學(xué)院原始資料和文件的不完善和不規(guī)范。

優(yōu)化高校二級學(xué)院行政管理的建議

任何方式方法都應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，只有緊跟時代的步伐，才能行之有效地達到最終目的。除此之外，任何方式方法都應(yīng)通過長期的實踐和潛心研究，并基于其共有的缺陷而有針對性得出的。所以，基于學(xué)校二級學(xué)院的共有缺陷，并經(jīng)過長期的工作實踐提出了以下有針對性的解決方法。

一是完善二級學(xué)院行政管理體系。習(xí)近平總書記提出了制度建設(shè)的總原則，即“于法周延、于事簡便”，意思就是在制度建設(shè)時要強調(diào)制度的科學(xué)性和系統(tǒng)性，制度應(yīng)是可操作且實用的。具體來說，健全的管理體系應(yīng)該由完善的規(guī)章制度、配套的管理辦法、詳細的實施細則和具體的工作流程等部分組成。一方面，學(xué)校各職能部門已經(jīng)出臺了面向全校的校級層面的規(guī)章制度，學(xué)校的規(guī)章制度已經(jīng)列出大的框架，是二級學(xué)院建立其行政管理體系的地基，二級學(xué)院可根據(jù)學(xué)校的規(guī)章制度，結(jié)合學(xué)院專業(yè)的特點和學(xué)院文化等實際情況，建立既適合又行之有效的管理制度。這樣在大方向上既保證了制度的準確性，又在細節(jié)上保證了制度的針對性，使二級學(xué)院既有管理制度可循，也有獨特性。例如：學(xué)校建立了《學(xué)校聘任考核管理規(guī)定》，學(xué)院就可以基于學(xué)校的聘任考核管理規(guī)定，根據(jù)二級學(xué)院的人員構(gòu)成和聘任個性化條件建立《學(xué)院聘任考核管理規(guī)定》，進一步學(xué)院可以細致到在《學(xué)院聘任考核管理規(guī)定》下建立具體的實施細則或者工作流程，即學(xué)院教職員工聘任考核的工作流程等。另一方面，制定學(xué)院的管理體系還要懂得把學(xué)校各部門的規(guī)章制度聯(lián)系在一起，成為一個成套的管理體系，如之前提出的教職工短期因公出國（境）的流程，二級學(xué)院在建立《學(xué)院教職工短期因公出國（境）指南》時，就應(yīng)該把學(xué)校國際交流與合作處、財務(wù)處、人事處等多個部門的關(guān)于教職工短期因公出國（境）相關(guān)方面的制度聯(lián)系在一起，建立出一套完整的學(xué)院教師短期因公出國（境）的體系指南。

二是加強信息化、系統(tǒng)化和專業(yè)化。面對二級單位專業(yè)管理人員的缺乏，加強學(xué)院的系統(tǒng)化和專業(yè)化是行之有效的方法之一。具體來說，加強學(xué)院的系統(tǒng)化和專業(yè)化主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面，調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，加強學(xué)院專職專業(yè)化的管理團隊。面對繁多復(fù)雜的日常工作，調(diào)整專職管理人員的數(shù)量是必不可少的，兼職的管理人員并不是長久之計。只有每個人都分攤其工作職能，才能提高工作效率、提升工作質(zhì)量。另一方面，加強學(xué)院的信息化，運用高科技管理手段。當(dāng)前，社會發(fā)展更趨于信息化，把這些高信息化系統(tǒng)運用在學(xué)院的日常管理當(dāng)中，可以飛速提升學(xué)院的行政工作效率。例如：引進會議室的預(yù)約系統(tǒng)，既提升了會議室使用情況，也減輕了學(xué)院專職行政管理人員的工作。

三是與時俱進更新管理理念。伴隨時代前進的腳步，高校的管理面臨著更為嚴峻的考驗，新的形勢、新的情況、新的問題、新的人員編制，絕不能再沿用舊的方式方法和態(tài)度來解決和面對。學(xué)院的行政管理人員要順應(yīng)時代的要求，不僅要有專業(yè)的管理理論知識和工作技能，而且也要有與時俱進、不斷更新行政管理理念。那么，如何才能做到與時俱進、不斷更新呢？一方面，應(yīng)該從自我意識做起。舊的管理理念已經(jīng)成為一種固有的模式，要想改變這種已有的模式，首先就得調(diào)動管理人員主動去改變。另一方面，在教職員工愿意改變固有模式的前提下，增加培訓(xùn)的機會。不論是外出的培訓(xùn)還是校內(nèi)的培訓(xùn)，使教職員工更多了解當(dāng)代實用的新型管理理念和管理辦法，多學(xué)習(xí)以達到模仿和運用的效果?？梢园堰@種管理培訓(xùn)作為教職員工繼續(xù)教育的其中一個項目。校內(nèi)的培訓(xùn)可以以講座形式或是訪談的形式進行，同樣也要多增加外出培訓(xùn)集中學(xué)習(xí)的機會，以達到與時俱進，不斷更新管理理念。

四是完善二級學(xué)院的資料存檔。學(xué)院行政管理工作中的文件、文檔材料都是學(xué)院工作寶貴的記錄和依據(jù)。行政管理中的原始文件資料具有憑證性和權(quán)威性的特點。這些文檔資料的價值是無窮的，完善二級學(xué)院的資料存檔是十分必要的。首先，二級學(xué)院應(yīng)該根據(jù)學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度建立二級學(xué)院的《學(xué)院辦公管理文件資料的歸檔要求》，從規(guī)章制度上規(guī)范存檔的要求，如哪些文件是需要存檔、歸檔的，資料的格式是紙質(zhì)版還是電子版等。其次，責(zé)任到人，安排檔案管理總負責(zé)人、審核人。只有責(zé)任到人，每人負責(zé)的歸檔職能清晰后，才能更好地完善學(xué)院的檔案資料庫。最后，與學(xué)校的各職能部門協(xié)調(diào)，劃清學(xué)院的歸檔范圍。例如：哪些需要學(xué)校歸檔，學(xué)院便不重復(fù)歸檔；哪些需要學(xué)校職能部門資料反饋到學(xué)院，由學(xué)院去歸檔。劃清資料歸檔的范圍可以更好地幫助學(xué)院規(guī)范學(xué)院行政辦公檔案的管理，避免重復(fù)工作，提高工作效率。

針對性地優(yōu)化高校二級學(xué)院的行政管理：完善二級學(xué)院的管理體系，加強信息化、系統(tǒng)化和專業(yè)化，與時俱進，更新管理理念，完善二級學(xué)院的資料存檔，這樣才能提升高校二級學(xué)院的行政辦公效率，更好地服務(wù)和提高二級學(xué)院教學(xué)與科研的成果展示，促進高校二級學(xué)院的未來發(fā)展。

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（作者單位：首都醫(yī)科大學(xué)護理學(xué)院）

[責(zé)任編輯：卜 珺]