檔案信息化建設(shè)所面臨的問題與變革路徑

李津麗

摘 要：我國在提出“以信息化帶動工業(yè)化”的發(fā)展戰(zhàn)略以后，國家開始對信息化建設(shè)投入大量的資金和力度，使得信息化逐漸普及到社會各行各業(yè)中。檔案部門作為信息管理的重要管理部門，其也開始進行信息化的建設(shè)，且國家檔案局也對檔案信息化建設(shè)提出了相關(guān)的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息化建設(shè)貫徹和實施力度不足，使得目前的檔案信息化還存在一些問題，這些問題也影響了檔案信息化建設(shè)的變革發(fā)展。針對此本文主要詳細闡述了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和重要性，以及對檔案信息化建設(shè)面臨的問題進行了相關(guān)的分析，并同時提出了檔案信息化建設(shè)的變革路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；面臨問題；變革路徑

為了保證檔案能夠進行信息化的建設(shè)，我國檔案局不但提出了檔案信息化建設(shè)的概念，其也將檔案信息化建設(shè)列入到國家檔案事業(yè)“十五”和“十一五”的發(fā)展規(guī)劃中。20世紀90年代我國的檔案信息化建設(shè)主要集中在檔案信息網(wǎng)站和檔案信息處理體系等方面，其發(fā)展至今也逐漸開始利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息化建設(shè)，且計算機網(wǎng)絡(luò)也是目前檔案信息化建設(shè)的重要發(fā)展方式。檔案信息資源是我國社會信息系統(tǒng)的主要組成部分，其對于社會信息資源的使用作用非常大，合理的檔案信息化建設(shè)，能夠在一定程度上促進社會的發(fā)展，因此必須要對檔案信息化建設(shè)進行相關(guān)的變革，使得其可以適應(yīng)社會信息化的發(fā)展。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和建設(shè)重要性

1.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案主要是有個人和機關(guān)以及企業(yè)在社會的活動形成的社會記錄，其是通過文字和圖像以及視頻記錄的個人檔案，是第一情況下形成的原生信息，也是人類發(fā)展中留下的文化遺產(chǎn)。檔案信息化是由國家行政管理管理部門在統(tǒng)一的規(guī)劃下，利用現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)，對檔案信息進行相關(guān)的管理和保存。目前檔案信息化主要是通過計算機技術(shù)和信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)的，其是以現(xiàn)代管理學(xué)的概念，對檔案的管理進行信息化的變革和改進。

1.2 檔案信息化建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)的檔案保存主要是通過文字記錄，這種檔案管理方式不利于長期的保存，且管理工作十分繁雜，同時使用的管理人員也比較多，這使得其越來越不適用于現(xiàn)代化的檔案信息保存。文字紙張保存歷史較久的檔案，可能會因火災(zāi)和無備份資料而丟失，且大量的檔案積存，使得其在尋找所需檔案是也較為費時費力，因此檔案進行信息化的建設(shè)時必然的發(fā)展方式。檔案通過信息化的建設(shè)，能夠改變傳統(tǒng)的紙張和人工管理保存方式，且其在對檔案進行收集和管理以及保存都是通過數(shù)字化的方式實現(xiàn)的，這在很大程度上節(jié)約了較多的管理人工資源和物力資源。檔案進行信息化的管理方式，使得其可以利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息之間的共享和傳輸，且同時其也不會受到地域性的影響，這有利于檔案進行相關(guān)的擴招。

2 檔案信息化建設(shè)面臨的問題

2.1 檔案信息化建設(shè)管理人員技術(shù)水平滯后

信息化快速發(fā)展的背景下，檔案的載體形態(tài)和記錄方式有著多元化的發(fā)展，其已不是傳統(tǒng)的單一紙張保存方式，其逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槁曅艡n案、紙質(zhì)檔案和電子檔案以及視頻檔案。檔案載體形態(tài)和記錄方式的改變，使得檔案由信息編研向著檔案信息轉(zhuǎn)換進行全方面的發(fā)展，這使得其對檔案信息化建設(shè)管理人員的技術(shù)要求不斷提高。由于檔案的保密性比較高，使得很多檔案管理單位不愿更換檔案管理人員，而管理人員很多都是采用傳統(tǒng)檔案管理方式的，從而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的管理人員技術(shù)水平比較低。在一些信息化發(fā)展比較落后的地區(qū)，其的檔案信息化建設(shè)更是比較滯后，缺乏相關(guān)的信息化建設(shè)檔案管理設(shè)備，且檔案管理人員的素質(zhì)和水平較低，也導(dǎo)致檔案信息化的建設(shè)發(fā)展受到了阻礙。

2.2 檔案信息資源的開發(fā)手段落后

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵為資源建設(shè)，其主要包含了兩方面，一方面是對館藏檔案的目錄進行相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，以使得全文的檔案能夠具有相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，另一方面則是需要對電子文件和電子檔案進行管理?？萍己途W(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，使得我國目前采用的檔案管理多為磁盤和磁帶以及光盤，這些電子載體也成為了檔案管理中的重要管理對象。雖然我國很多檔案管理部門配備了專用計算機，但由于檔案管理人員和檔案開發(fā)手段技術(shù)較為落后，使得其只是利用信息技術(shù)來進行檔案目錄管理，而對檔案的信息化建設(shè)還處于初發(fā)展階段，沒有進行深入的研究和開發(fā)。

2.3 檔案信息化建設(shè)技術(shù)支撐存在一定差距

檔案信息化對技術(shù)水平的要求比較高，其需要運用到多項科技技術(shù)和信息技術(shù)，因此先進的技術(shù)支撐才能保證檔案信息化的快速建設(shè)。我國在不斷的對檔案信息化建設(shè)下，也研發(fā)出數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、壓縮技術(shù)和網(wǎng)上檔案信息組織技術(shù)以及檢索技術(shù)等，但因這些技術(shù)的復(fù)雜程度比較高，而檔案管理人員的技術(shù)水平比較低，使得這些技術(shù)還未深入到檔案信息化的建設(shè)管理中。

3 檔案信息化建設(shè)的變革路徑

3.1 檔案信息化建設(shè)要在創(chuàng)新服務(wù)中求發(fā)展

檔案進行信息化建設(shè)的主要目的是為了實現(xiàn)信息資源的共享，其只有提高檔案信息化建設(shè)的服務(wù)水平，才能不斷的創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)的服務(wù)類型。信息化技術(shù)可以使檔案部門以更多元化的方式為社會提供信息服務(wù)，這十分利于檔案進行信息化的建設(shè)變革，因此檔案部門需要改變原有的檔案資源服務(wù)模式，其需要主動創(chuàng)新為社會提供信息資源的服務(wù)模式，而不是被動式的服務(wù)模式。對此檔案部門可以利用信息化建設(shè)來建設(shè)相關(guān)的檔案信息平臺，以及時更新相關(guān)的檔案資源信息，使得公民能夠通過信息平臺來獲取所需檔案信息。

3.2 加強檔案信息工作者的素質(zhì)

檔案信息管理人員的技術(shù)水平也決定了檔案信息化的建設(shè)速度，因此為了保證檔案能夠進行信息化的變革，必須要提高檔案信息管理人員的技術(shù)水平和工作素質(zhì)。對此檔案部門需要培養(yǎng)出一批信息化建設(shè)管理型和技術(shù)性的專業(yè)信息工程師，并保證其擁有較高的檔案管理意識和信息開發(fā)處理水平，使得其能夠研發(fā)出更適合檔案信息化建設(shè)的相關(guān)技術(shù)，從而以提高檔案部門的檔案咨詢和信息服務(wù)水平。

3.3 加快信息管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的涉及到社會面比較廣，且其對技術(shù)和資金的要求都非常多，因此在進行檔案信息化建設(shè)時，需要使用統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檔案檢索體系，以保證檔案部門之間可以實時檔案信息的共享和傳輸。為了加快檔案信息化的建設(shè)，檔案部門需要建設(shè)相關(guān)的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，使得地區(qū)之間的檔案信息化建設(shè)能夠同步發(fā)展，以切實發(fā)展的提高檔案信息化建設(shè)的速度，從而使得檔案信息化建設(shè)的變革能夠快速實現(xiàn)。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著信息全球化的發(fā)展不斷深入，人們生活的方式逐漸被信息化替代，檔案進行信息化的建設(shè)是必然的結(jié)果。因此檔案建設(shè)應(yīng)當(dāng)加快信息化建設(shè)的腳步，使得其能夠適應(yīng)社會信息化的發(fā)展，從而以明確檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，以對這些問題進行相關(guān)的變革。檔案信息化建設(shè)是具有變革意義的科技創(chuàng)新，其進行合理有效的檔案信息化建設(shè)，不但有利于我國社會信息系統(tǒng)的發(fā)展，其對于我國的經(jīng)濟和社會發(fā)展也有較大的促進作用，且也利于保證社會檔案信息的有效和安全建設(shè)。

參考文獻

[1]李雪梅.王歡.論檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題及對策研究[J].價值工程，2010，14（18）：66-67.

[2]朱娥.淺談檔案信息化建設(shè)的重要性及意義[J].科技視界，2015，43（17）：22-23.

[3]王曉磊.安金鵬.李德高.檔案信息化建設(shè)的安全問題及對策分析[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014，33（21）：56-57.

[4]石淑芳.檔案信息化和檔案信息化建設(shè)的思考[J].科教文匯（下旬刊），2012，19（43）：72-73.