實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的舉措及對(duì)策

楊格

摘 要：企業(yè)檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案事業(yè)的的一個(gè)重要分支， 本文針對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)中遇到的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，包括建立健全企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)、信息化標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化的人才建設(shè)及建立企業(yè)檔案信息化建設(shè)的安全體系。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；信息化

近年來(lái)我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)有了長(zhǎng)足的發(fā)展，但是仍有巨大的發(fā)展空間，企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用能力仍有待進(jìn)一步的加強(qiáng)。

1 技術(shù)支撐：建立健全企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)

1.1 強(qiáng)化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化

升級(jí)強(qiáng)化檔案管理是檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)。它要求在檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)下，依托網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)以及完善的開(kāi)發(fā)軟件，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和管理軟件進(jìn)行改造升級(jí)，最終確保檔案管理基礎(chǔ)工作得到加強(qiáng)和完善。建立和完善管理檔案軟件技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和集中管理。根據(jù)企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)，建立一個(gè)高技術(shù)含量、方便快捷的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案各個(gè)環(huán)節(jié)如：收集、分類、鑒定、保管、調(diào)用等的信息化，以及檔案管理的自動(dòng)化和數(shù)字化，確保使用檔案信息時(shí)的方便快捷，延長(zhǎng)檔案壽命，使企業(yè)生產(chǎn)、管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)得到緊密銜接，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和檔案管理編碼的統(tǒng)一性和信息資源的高度共享性。

1.2 檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提

電子檔案與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，它存儲(chǔ)在電腦磁盤和其他存儲(chǔ)介質(zhì)中，是已歸檔的、價(jià)值得到保存的圖文和相應(yīng)的支持軟件參數(shù)和數(shù)據(jù)。擁有配套的軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化規(guī)范管理的必要先決條件，這主要包括硬件環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及系統(tǒng)軟件三部分。服務(wù)器、文件數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其他支撐資源構(gòu)成了基礎(chǔ)硬件；系統(tǒng)軟件要選擇性能穩(wěn)定的，按照通用、實(shí)用、可靠、節(jié)約、成熟等原則實(shí)現(xiàn)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)及管理軟件的建設(shè)；其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境包括局域網(wǎng)和與互聯(lián)網(wǎng)相連接的公眾網(wǎng)，并對(duì)雙網(wǎng)實(shí)行物理隔離。

1.3 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的軟件保證

管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)程中使用計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)，能確保檢索的迅速性、查找的方便性、存儲(chǔ)量的最大化并能降低成本、確保保密性和可靠性得到更好的保障。這些優(yōu)點(diǎn)能夠使得企業(yè)的管理效率得到極大的提高，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和正規(guī)化管理，實(shí)現(xiàn)與先進(jìn)管理接軌的重要先決條件。所以在管理檔案數(shù)據(jù)中使用先進(jìn)的管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。

根據(jù)我國(guó)在檔案信息化建設(shè)中的一些規(guī)范與規(guī)定，能夠支持實(shí)時(shí)瀏覽、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索并能適應(yīng)多種文件的存儲(chǔ)格式等是檔案管理軟件應(yīng)該具備的功能。根據(jù)對(duì)文檔一體化的要求，要做到前端控制和全程管理并能夠?qū)﹄娮游募鲃?dòng)過(guò)程實(shí)施監(jiān)控。確保本企業(yè)的各類電子檔案在在檔案部門的監(jiān)管下得到收集、整合、控制和傳遞。

2 制度保證：建立建設(shè)企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

2.1 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)范準(zhǔn)則

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案的相關(guān)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，需要以標(biāo)準(zhǔn)制定的基本原則為指導(dǎo)原則，并且要對(duì)國(guó)家資源進(jìn)行合理利用，將科技成果推廣出去，提高經(jīng)濟(jì)效益：還應(yīng)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理配套并且與國(guó)際接軌，對(duì)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先采用。

2.2 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)成

檔案數(shù)據(jù)主要包括：數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件、多媒體、存儲(chǔ)媒體，設(shè)備、圖像與圖形、以及檔案信息技術(shù)術(shù)語(yǔ)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系是構(gòu)成檔案信息化建設(shè)的基本和基礎(chǔ)要素，是建設(shè)檔案信息化過(guò)程中的“細(xì)胞”。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)將檔案基本信息與檔案管理信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化信息，在這期間需要遵循一定格式和規(guī)則，這些數(shù)據(jù)庫(kù)需要達(dá)到國(guó)內(nèi)國(guó)際檔案標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)較強(qiáng)的通用性和管理的便捷性、并且將檢索、傳輸及系統(tǒng)聯(lián)系起來(lái)。

3 人才建設(shè)：實(shí)現(xiàn)復(fù)合型高素質(zhì)檔案信息化人才的培養(yǎng)

3.1 檔案信息化建設(shè)中對(duì)人才的需求

現(xiàn)在檔案工作人員處于改革轉(zhuǎn)型期，要適應(yīng)新的形勢(shì)，需要對(duì)檔案人才隊(duì)伍進(jìn)行一次脫胎換骨的改造。把檔案工作人員放在中心位置上是傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，對(duì)上門用戶提供檔案使用服務(wù)的做法具有一定的被動(dòng)性，而檔案用戶與遠(yuǎn)程服務(wù)的開(kāi)發(fā)沒(méi)有得到重視。在建設(shè)檔案信息化過(guò)程中要對(duì)這一管理的服務(wù)模式進(jìn)行根本性的改變，提高檔案服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)水平的高質(zhì)量化。

3.2 對(duì)檔案信息化人才進(jìn)行多途徑培養(yǎng)

要使教育資源優(yōu)勢(shì)得到充分的發(fā)揮，將高等院校變成檔案信息化培養(yǎng)專業(yè)人才的基地，培養(yǎng)出一支高水平研發(fā)研究型和管理型人才隊(duì)伍，目前在我國(guó)的高等院校中擁有檔案學(xué)專業(yè)課程設(shè)置的有29所，這樣，檔案信息化建設(shè)中所需的人才就通過(guò)完備的高校教學(xué)設(shè)施、較高的科研水平以及為優(yōu)秀的師資力量得到了培養(yǎng)。

借助高等院校，拓寬人才培訓(xùn)途徑，鼓勵(lì)在職人員學(xué)習(xí)高校和科研院所有關(guān)檔案的培訓(xùn)，聽(tīng)取專題講座參與相關(guān)的實(shí)習(xí)培訓(xùn)，使新知識(shí)、新技術(shù)和新技能能讓在職檔案人員得到學(xué)習(xí)和掌握，并且及時(shí)提高他們的信息化素養(yǎng)及其技能，使得他們具備一定的分析和解決問(wèn)題的技巧和能力，從而實(shí)現(xiàn)普及型和適用型檔案信息化人才的培養(yǎng)。

4 安全體系：企業(yè)檔案信息化安全保障體系

4.1 硬件設(shè)施的安全

對(duì)檔案信息化中心的硬件要進(jìn)行不定期的設(shè)備巡視，確保硬件安全運(yùn)行。及時(shí)查看服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，更新檔案日志中心的日志，加強(qiáng)機(jī)房的環(huán)境監(jiān)控與保養(yǎng)，按時(shí)更換設(shè)備及老化線路，及時(shí)排查安全隱患。

4.2 網(wǎng)絡(luò)安全

病毒、木馬、黑客等一直危害著網(wǎng)絡(luò)安全，不斷產(chǎn)生并時(shí)刻變化的病毒直接影響到檔案信息化的實(shí)現(xiàn)。病毒、木馬程序、黑客、垃圾郵件是網(wǎng)絡(luò)信息安全的主要隱患。

4.3 應(yīng)用系統(tǒng)安全

有兩方面，一是用戶訪問(wèn)權(quán)限平臺(tái)應(yīng)該迅速建立起來(lái)。以檔案信息管理軟件為依托，對(duì)用戶實(shí)行權(quán)限設(shè)置，用戶登陸檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)時(shí)要經(jīng)過(guò)身份信息的驗(yàn)證，受保護(hù)的檔案資源可以允許合法用戶的訪問(wèn)，這樣一來(lái)合法用戶和非法用戶間可能會(huì)出現(xiàn)的越權(quán)操作情況就會(huì)得到防止。權(quán)限平臺(tái)的建立，主要涵蓋了身份認(rèn)證的實(shí)現(xiàn)、對(duì)生物技術(shù)進(jìn)行加密和防密碼盜竊技術(shù)等。二是建立日志文檔中心，并實(shí)現(xiàn)檔案的信息化。日志文檔中心應(yīng)該涵蓋數(shù)據(jù)庫(kù)更新日志、用戶訪問(wèn)日志以及管理軟件更新日志等等。

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