淺談檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存發(fā)展

段林帆

摘 要：隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及電子技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理在逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有搜索效率高、存儲空間小等優(yōu)點(diǎn)，但是在穩(wěn)定性以及固定性上不如紙質(zhì)檔案，因此為了最大程度的滿足當(dāng)今檔案管理的需求，應(yīng)該要讓電子檔案和紙質(zhì)檔案以并存的狀態(tài)所存在，這對于檔案管理有效性的保證極為重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案

1 前言

在目前檔案管理模式中最常見的檔案形式就是紙質(zhì)檔案和電子檔案，兩者各具特點(diǎn)。其所適用的場合也會有所差別，在當(dāng)今的背景下，最有效的檔案管理方式就是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展的形式，這能夠最大程度的保證檔案保存的完整性，而且可以提高檔案的利用效率，因此相關(guān)部門必須加強(qiáng)對其的重視，讓檔案管理更加合理。

2 紙質(zhì)檔案和電子檔案管理模式差異分析

紙質(zhì)檔案和電子檔案都是最常見的檔案管理模式，其在檔案管理的過程中都發(fā)揮了極為重要的作用。從本質(zhì)上而言，紙質(zhì)檔案和電子檔案還是存在一定差異的，相關(guān)人員必須對這種差異性進(jìn)行了解，這對于檔案管理有效性的保證是極為重要的。

2.1 兩種檔案管理模式對保管環(huán)境的要求有所不同

和紙質(zhì)檔案相比電子檔案對于保管環(huán)境的要求你以更加簡單的狀態(tài)所存在，一般只要空氣濕度合理，塵土以及震動比較少就適合電子檔案的儲存。此外由于電子檔案載體體積較小，一個硬盤基本就能夠容納海量的檔案資料，這無疑會節(jié)省大量的存儲空間[1]。受紙質(zhì)檔案管理資料載體性質(zhì)的影響，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲的過程中要注重存儲環(huán)境的濕度、光照、通風(fēng)等因素，而且管理人員還要定期對所存儲的紙質(zhì)檔案進(jìn)行晾曬，以防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)受潮現(xiàn)象的產(chǎn)生。此外紙質(zhì)檔案在管理過程中所存在的風(fēng)險因素更加多，這在一定程度上增加了檔案管理的難度[2]。

2.2 兩種檔案管理模式的查找效率有所差異

在查找效率上電子檔案具有絕對的優(yōu)勢性，因此在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的時期，絕大部分的管理員都更加喜歡用電子檔案的搜索模式，從而疏忽了對紙質(zhì)檔案的搜索方法的掌握，這在一定程度上導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案搜索效率低下現(xiàn)象的產(chǎn)生。但是現(xiàn)在我國許多檔案資料還沒能夠?qū)崿F(xiàn)完全的電子化，在某些事項的處理上還需要依靠紙質(zhì)檔案的支持，較低的紙質(zhì)檔案查找效率會對紙質(zhì)檔案的利用造成影響，因此相關(guān)人員必須加強(qiáng)對其的重視[3]。

2.3 兩種檔案管理模式對于管理人員素質(zhì)要求有所差異

由于管理方式的不同，電子檔案管理模式和紙質(zhì)檔案管理對于管理人員的素質(zhì)要求是完全不同的。對于紙質(zhì)檔案的管理只需要檔案管理人員具有踏實(shí)仔細(xì)的工作素質(zhì)以及基本的檔案管理知識就可以了，而電子檔案對于管理人員除了上述工作素養(yǎng)有所要求外，也需要讓檔案管理人員具備基本的計算機(jī)知識，并且可以通過對計算機(jī)知識的應(yīng)用對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建立和使用，從而保證電子檔案管理系統(tǒng)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 紙質(zhì)檔案和電子檔案并行發(fā)展的建議

在當(dāng)前這個社會背景下單純的只實(shí)施電子檔案或者紙質(zhì)檔案是不現(xiàn)實(shí)的，兩者并行發(fā)展才更加適應(yīng)于當(dāng)前的檔案管理狀況，這對于檔案管理質(zhì)量以及檔案管理效率的提升都有著極大的意義，下面就紙質(zhì)檔案和電子檔案并發(fā)展的要點(diǎn)進(jìn)行探討。

3.1 加強(qiáng)紙質(zhì)文件和電子文件之間“通道”的建立

要想最大程度的實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的雙套保存，就必須建立起屬于電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的通道，這種所謂的通道指的就是把電子檔案和紙質(zhì)檔案分別以文本和影像的方式進(jìn)行存儲，并把這些文件都保存在一張光盤上，在基本的光盤錄入完成后，通過對軟件以及數(shù)據(jù)庫索引的應(yīng)用讓兩者以結(jié)合的狀態(tài)所存在，從而實(shí)現(xiàn)自動管理和索引的進(jìn)行。在利用兩套管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理的過程中，兩個系統(tǒng)處于分別操作、分別保管的狀態(tài)，因此在兩套系統(tǒng)中建立必要的通道是極為重要的，通道的建立和完善可以完成不同形式同一文件的找尋，從而最大程度的使得檔案管理的有效性能夠被保證[4]。

3.2 注重合理互通互聯(lián)方式的合理性

一般情況下電子檔案和紙質(zhì)檔案得管理對象都是以互通互聯(lián)的狀態(tài)所存在的，在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)管理人員可以利用紙質(zhì)檔案對電子檔案進(jìn)行固定處理，從而使得電子檔案易修改等問題得到解決，這對于電子檔案法律效力的保證有著極為重要的意義。此外在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化的過程中，管理人員要對其背景信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行整理并保存，從而能夠達(dá)到通過對彼此信息或者索引的查詢找到各自位置，這樣能夠相互以備份的狀態(tài)所存在，這能夠進(jìn)一步確保檔案管理的安全性[5]。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

和單純的檔案管理模式有所不同，在對檔案進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的期間，其對于管理人員綜合素質(zhì)的要求更加高，因此相關(guān)人員必須加強(qiáng)對其的重視，讓管理人員的綜合素質(zhì)以及技能水準(zhǔn)能夠滿足于相關(guān)需求，這對于電子檔案和紙質(zhì)檔案并行管理的順利推進(jìn)極為重要。此外和其他崗位相比，檔案管理者的工作相對較為枯燥和機(jī)械，而且機(jī)遇相對較少，這在一定程度上損害了員工工作的積極性。在當(dāng)今辦公自動化不斷推進(jìn)的背景下，檔案管理工作也有一定的創(chuàng)新，因此相關(guān)部門要通過多種形式對檔案管理人員的知識儲備以及觀念進(jìn)行更新，要讓檔案管理人員具備基本的設(shè)備維修的能力，為檔案管理工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造條件[6]。

4 結(jié)束語

電子檔案是社會不斷發(fā)展的產(chǎn)物之一，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案所具有的優(yōu)勢性還是非常明顯的，但是結(jié)合現(xiàn)代的社會背景，在進(jìn)行檔案進(jìn)行管理的過程中要注重電子檔案和紙質(zhì)檔案的并行發(fā)展，這對于檔案管理有效性的保證是極為重要的。此外在檔案管理的過程中要注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，要讓其能夠熟練的掌握紙質(zhì)檔案和電子檔案的技巧，為電子檔案和紙質(zhì)檔案并行管理的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。

參考文獻(xiàn)

[1]胡愛陽.關(guān)于電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的思考[J].科教縱橫，2016（4）.

[2]張建國.對電子檔案與紙質(zhì)檔案在現(xiàn)階段長期并存的思考[J].山東檔案，2017（1）：321-322.

[3]王健.電子時代“雙套制”的歸檔的新內(nèi)涵[J].中國檔案，2014（12）：85-89.

[4]王靜.紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合[J].黑龍江史志.2014（19）：542-543.

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[6]馮惠玲.電子文件與紙質(zhì)文件管理的共存與互動[J].中國檔案，2013（12）：21-22.