地方高校檔案數(shù)字化研究內(nèi)容綜述

【摘 要】本文利用CNKI數(shù)據(jù)庫中2010-2015年國內(nèi)地方高校檔案數(shù)字化領(lǐng)域的研究論文，從地方高校檔案數(shù)字化的概念界定、發(fā)展歷程、對象、方式和必要性、可行性等幾個方面進(jìn)行了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和主題分析。

【關(guān)鍵詞】地方高校；檔案數(shù)字化；研究內(nèi)容；綜述

一、概念的界定

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的文字、圖表、聲像等各種材料和歷史記錄，包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、基本建設(shè)類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類和財會類檔案，載體形式有紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等。

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)、掃描、數(shù)字影像、多媒體、數(shù)據(jù)庫、存儲等各種現(xiàn)代化技術(shù)，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化的檔案信息，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，把檔案信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式相互聯(lián)結(jié)，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及時提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

檔案數(shù)字化包括檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、管理，檔案網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)站建設(shè)與維護(hù)，軟件開發(fā)與設(shè)計(jì)，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的管理與維護(hù)，縮微設(shè)備的管理與維護(hù)等內(nèi)容。

二、文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)與資料分析

本文以《中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫》為檢索平臺以“主題”為檢索途徑，以“地方高?！薄ⅰ皺n案數(shù)字化”為檢索詞（其中“地方高?！焙w“地方高?！焙汀暗胤皆盒！钡雀鱾€詞形），采取“模糊”匹配，時間跨度為2010年至2015年。對檢索到的同一篇論文、誤檢論文、簡報、簡訊、文摘進(jìn)行剔除。對一稿多投（即同一作者所著的題名和內(nèi)容基本相同的論文）僅保留最先發(fā)表的論文，剔除其它。經(jīng)過反復(fù)篩選核對，得到最終檢索結(jié)果10篇。

表1可知，六年間地方高校檔案數(shù)字化研究共發(fā)文10篇，年均發(fā)文1.67篇。其中2015年發(fā)文最多，為4篇，占發(fā)文總量的40%；2010年次之，為3篇，占發(fā)文總量的30%。除了上述兩個年份發(fā)文量相對較高之外，其他年份發(fā)文數(shù)量總體平穩(wěn)，說明目前我國地方院校檔案數(shù)字化研究正處于初始階段。

三、目前地方高校檔案數(shù)字化研究的主要內(nèi)容

（一）地方高校檔案數(shù)字化的發(fā)展歷程及數(shù)字化對象、方法

1.地方高校檔案數(shù)字化需要經(jīng)歷三個發(fā)展階段

（1）實(shí)現(xiàn)自動編目、標(biāo)引、存儲和檢索的檔案工作業(yè)務(wù)流程自動化階段。

（2）館藏檔案數(shù)字化階段。

（3）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的聯(lián)合數(shù)字檔案館階段。

2.地方高校檔案數(shù)字化建設(shè)作為“數(shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，數(shù)字化對象主要有兩種

（1）把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式。

（2）把計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于教學(xué)、科研及管理而產(chǎn)生的電子檔案；其基礎(chǔ)建設(shè)主要包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、路由器、交換機(jī)、存儲器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和操作系統(tǒng)等。

3.目前地方高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本都是通過業(yè)務(wù)外包的方式進(jìn)行，其內(nèi)容主要有六個方面

（1）前期準(zhǔn)備工作，包括拆訂拆卷、目錄校對、補(bǔ)頁碼等。

（2）文件格式要求，應(yīng)選擇占空間少，存儲、瀏覽快捷方便，便于與學(xué)校檔案系統(tǒng)相銜接的文件格式。

（3）編輯和著錄規(guī)范，應(yīng)依照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的標(biāo)準(zhǔn)，方便日后檢索利用。

（4）存儲和備份，檢驗(yàn)合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時備份，注意備份質(zhì)量的同時要做好內(nèi)容、類別、日期、磁盤標(biāo)號和密級等標(biāo)注。

（5）檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和驗(yàn)收，要注意檔號、文件名、頁數(shù)、圖像總數(shù)等是否一致，確保一一對應(yīng)關(guān)系。

（6）數(shù)字化后檔案實(shí)體的處理，要注意保持原貌。

（二）地方高校檔案數(shù)字化的必要性、可行性

1.必要性

從對檔案的安全保管上來看，數(shù)字化檔案具有易于保存，保護(hù)檔案實(shí)體不會因多次翻閱利用而受損，保護(hù)庫存檔案安全的最大化。

從對檔案的利用來看，數(shù)字化檔案具有方便查詢利用的優(yōu)勢。建設(shè)數(shù)字檔案館，是實(shí)現(xiàn)信息社會數(shù)字記錄持續(xù)積累，長期保存，保中管理、統(tǒng)一控制和有效利用的重要途徑。

從長遠(yuǎn)來看，數(shù)字化檔案能夠降低成本，提高效率。地方高校經(jīng)費(fèi)緊張，可投入進(jìn)行檔案管理的資金有限，更應(yīng)盡快進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。同時檔案數(shù)字化也有利于提升檔案工作者的形象和社會地位，對學(xué)校教育發(fā)展具有促進(jìn)作用。

2.可行性

（1）對地方檔案高校數(shù)字化建設(shè)的可行性分析。

從技術(shù)支撐上看，目前我國各高校都已建立了能夠?qū)⒏鞑块T信息資源進(jìn)行整合的校園信息網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案管理部門能在各職能部門提供的信息的基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行整體分類、錄入數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行數(shù)字化管理。

從客觀需求上看，地方高校推行檔案數(shù)字化管理有助于節(jié)約學(xué)校資源，提高教學(xué)資源的利用率，節(jié)約辦學(xué)。

從可操作性上看，當(dāng)今計(jì)算機(jī)的發(fā)展速度驚人，硬件、軟件系統(tǒng)和數(shù)字化管理設(shè)備更新較快，這為檔案數(shù)字化管理提供了現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)平臺。

（2）對地方高校檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的可行性分析。

從理論層面上看，通過用“核心競爭力理論”和“勞動分工理論”闡述了只有采用業(yè)務(wù)外包的方式，才能解決大多數(shù)高校沒有專業(yè)的工作人員和設(shè)備這一問題。專業(yè)的檔案外包公司不僅配備先進(jìn)和完善的設(shè)備，同時具備經(jīng)驗(yàn)豐富的數(shù)字化人才，由專業(yè)檔案外包公司承擔(dān)檔案數(shù)字化在質(zhì)量上和效率上更有保障，利大于弊。

從實(shí)踐層面來看，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包在國內(nèi)非絕無僅有之事，在北京、上海、廣州等地的檔案館外包成效顯著，檔案外包企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、技術(shù)措施已相當(dāng)完備，完全能夠提供客戶所需的數(shù)字化產(chǎn)品。

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作者簡介：

官方（1992～），女，漢族，廣東韶關(guān)人，碩士研究生，韶關(guān)學(xué)院檔案館檔案管理員，研究方向：中國文學(xué)、檔案管理。

基金項(xiàng)目：2015年度廣東韶關(guān)學(xué)院立項(xiàng)科研項(xiàng)目：地方高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究（項(xiàng)目編號：S201501035）。