高職院校檔案查閱利用登記冊的思考

周宗相

【摘 要】高職院校檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是高職院校教育教學科學發(fā)展的重要依據(jù)。高職院校檔案的查閱利用工作具有系統(tǒng)性、科學性。要確保檔案查閱利用檔案的真實、準確、完整，就必須了解如何對檔案進行查閱與利用。本文闡述了高職院校檔案查閱利用登記冊的幾點思考。

【關鍵詞】高校；檔案利用登記冊；思考

0 引言

高職院校檔案工作是高職院校重要的基礎工作，應納入議事日程、人員崗位職責、等工作流程，實行統(tǒng)一領導、管理。建立院領導下的管理、以檔案機構負責與各部門、各系（部））分管檔案工作的領導參與和檔案專（兼）職人員為基礎的高職院校檔案管理體系。為高職院校的改革發(fā)展提供有效服務保障。高職院校檔案館（室）在受里來檔案館（室）的查閱利用者時；自然會形成查閱利用檔案進行過程中的原始記載稱之為“檔案查閱利用登記冊”（以下簡稱為：登記冊）。其包括：年度、文件名、時間、密級、檔號；查閱的目的：工作查考、學術交流、宣傳教育、經(jīng)濟建設；查閱的方式：查閱、復印、借出、拍攝；其它：利用者簽名、備注；并注明“重要、涉密檔案查閱需相關領導審批”，并注明歸還時間，具有寶貴的價值，檔案館（室）應精心保管保存。從而要大力開發(fā)，加強網(wǎng)絡環(huán)境下檔案查閱利用登記工作。做好電子檔案網(wǎng)絡提供查詢系統(tǒng)的服務。有利于體現(xiàn)檔案館（室）更好地發(fā)揮其具有的研究性、參考性作用。

1 分析登記冊的價值

登記冊不僅是對檔案館（室）業(yè)務工作的參考作用，也是查閱利用者的真實參照。

（1）加強完善基礎業(yè)務工作的指南。增強服務意識，“查閱利用效果”是編研制定查閱利用的實際指導?！盁o效查閱利用”是儲存檔案成分、檢索工具的重要手段。登記冊是反映調(diào)檔的真實數(shù)據(jù)，更是分析檔案利用狀況與檔案工作的不足之處，從而更進一步改進。

（2）加強重點檔案數(shù)字化的參考。目前，各高職院校檔案館（室）由于儲存的檔案種類多，數(shù)量大。對檔案進行數(shù)字化工作量特別大，需要分批次開展工作。如何從儲存的檔案中篩選出首批在學術研究和查考價值的檔案，應當首先對登記冊上的內(nèi)容進行綜合統(tǒng)計，就會得出具體需要的相關信息。

（3）加強檔案查檔難與復查問題的線索

檔案工作人員經(jīng)常會遇到查檔難的一些問題。儲存形成的檔案是良莠不齊，由于以前檔案歸檔標準與現(xiàn)在的不一致，導致查不出來的這一現(xiàn)象呢？只有通過登記冊來查閱利用檔案的內(nèi)容（人員）記錄查找相同內(nèi)容，避免重復勞動。為此，檔案專業(yè)人員注重這一行之有效的方法，更好地讓登記冊發(fā)揮其作用。比如，就需要重新查閱以往來檔案館（室）查過的檔案材料。若沒有登記冊的記載，重新查同樣的檔案資料工作量就會特別大，并且不能及時查到他們需要的檔案資料。所以，登記冊為其提供基本線索及其重要。

（4）加強檔案查閱利用者的宣傳教育

對檔案查閱利用者大多數(shù)基本意識不強，沒有查檔經(jīng)驗，來到檔案館（室）后不知道怎么入手辦理，就是檔案專業(yè)人員給予指導，也會經(jīng)常出現(xiàn)參差不齊的局面。比如，來檔案館（室）查閱利用者進行辦理社會保障需要查工齡等。檔案專業(yè)人員除為他們介紹檔案館（室）儲存的檔案外，并把以前登記過的查閱利用者的檔案登記冊給予其查閱利用者參考參照，就可以對該查閱利用者起到宣傳教育的作用。因此，對查閱利用者的宣傳教育是非常必要的。

2 登記冊的管理現(xiàn)狀與問題探析

目前，各高職院校大多數(shù)檔案館（室）對具有信息價值、利用價值很高的“登記冊”管理不完善、也不夠重視，還存在不理想問題出現(xiàn)。

（1）管理現(xiàn)狀

其主要現(xiàn)象：一是隨意放置。有些檔案館（室）沒有將登記冊進行整理，沒有形成按月、季度整理放置；到年終時，把登記冊進行扎捆，放置在不輕易看見的場所，相隔的時間長了，就只能把它當沒有價值的資料進行銷毀。二是整理不規(guī)范。有些檔案館（室）按月、一個季度、半年或一年進行整理裝訂成冊，幾本或幾十本堆放在一起。三是有些檔案館（室）對登記冊的使用不夠重視；根本沒有做這項工作，也沒有進行登記，隨意處置。只是把查閱利用者到檔案館（室）需要的檔案資料查到后給予辦理其離開而已。沒有充分認識到登記冊的重要性和必要性及其應有的潛在價值。因此，各高職院校檔案館（室）的檔案專業(yè)人員要切實提高認識。清楚地認識到登記冊的效應作用。

（2）問題探析

登記冊有比較高的價值，從三個方面去探析：一是，認識程度不到位，檔案專業(yè)人員只是把登記冊當作查閱利用檔案的一種簡單工具和基本借還手續(xù)。根本沒有想到登記冊是工作人員和檔案查閱利用者在查閱利用檔案整個過程中保留下來的原始記錄，也是重要的業(yè)務檔案，也是體現(xiàn)其利用和憑證的真實價值。因此，檔案專業(yè)人員沒有對登記冊去引起高度重視。二是，登記冊不是正式文件，各檔案館（室）在進行的歸檔時檔案大多數(shù)都是正式文件。因此，登記冊仍就被排除在外的主要因素。三是，電子檔案查閱利用的查詢業(yè)務未有及時開放，電子檔案查詢系統(tǒng)甚至是空白，這樣就不能開展異地查檔，跨館服務。分層次多渠道地提供檔案信息資源利用服務。致使查閱利用者會親自跑到檔案館（室）去辦理。為了切實解決方便查檔者，各高職院校就要大力推進電子檔案查詢業(yè)務的開展。

3 檔案歸檔保存是登記冊的歸儲

目前，登記冊的管理不規(guī)范，應高度重視。為了更好地使檔案的查閱利用和存儲，就要充分發(fā)揮其登記冊具有的作用，對其實行規(guī)范化、科學化的歸檔儲存是必要途徑。

1） 登記冊歸檔的基本方法及程序

（1）按來件歸檔。登記冊具有其查閱利用者每次到來檔案館（室）的全部資料。如：申請單據(jù)（含相關領導審批簽字）歸還等手續(xù)，查閱利用者每次來檔案館（室）查閱利用檔案每次算為一件歸檔。

（2）按分類歸檔。把要解決的問題實行分類。如同期限一年度內(nèi)的，先進行分問題，將登記冊上的記錄中要處理的系列事項；如：勞保福利、榮譽津貼、招工、畢業(yè)分配、工作調(diào)動、編史修志、辦理退休、養(yǎng)老保險、課題研究、職稱資格、工資證明等分散性趨勢。

（3）按保管期限歸檔

保管期限歸檔的重要性的問題；經(jīng)查閱不在應屬全宗中的，檔案專業(yè)（工作）人員花了較多時間查找出的檔案，可以在以后查閱同類檔案工作中縮短時間，提高工作效率。登記冊屬于國外查閱利用者需要歸為永久保存，其它的歸為定期保存。

2）需要注意事宜。在檔案查閱利用工作過程中，對來到案館（室）的查閱利用者業(yè)務辦理結出后，檔案專職人員在辦理查閱利用業(yè)務時要做到認真負責，發(fā)揚不怕苦不怕累的精神。在查閱檔案時，要盡到最大努力為查閱利用者辦理需要的檔案資料。嚴格按照檔案法規(guī)進行歸檔，只需要把有保存價值的逐一實行歸檔。

3）對登記冊的內(nèi)容進行統(tǒng)計分析要實行歸檔。在實施過程中總結出利用規(guī)律和特點，檔案館（室）對登記冊進行統(tǒng)計，有按月、季度、半年或年終統(tǒng)計等，這些都是對登記冊上面的相關內(nèi)容進行匯總，與登記冊歸檔有密切的關聯(lián)，需要一并歸檔。

總之，高職院校檔案查閱利用工作的提升，需要我們對登記冊的作用有一個較高認識。增強對登記冊的歸檔意識。加強電子檔案網(wǎng)絡提供查閱利用的服務。每個檔案管理的負責人和檔案專兼職人員都應認真履職盡責，不斷提高自身的檔案專業(yè)理論知識和業(yè)務技能以及管理水平。要以檔案法、條例等法律法規(guī)為標準，為社會發(fā)展提供檔案信息的基礎上要創(chuàng)新利用方式，深化利用檢索，簡化利用手續(xù)，更好地促進高職院校檔案查閱利用登記冊的日常管理和檔案管理工作邁上新臺階。

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[責任編輯：朱麗娜]