我國(guó)高校檔案管理信息化研究

常江

【摘要】本文從檔案管理信息化內(nèi)涵入手，分析了目前我國(guó)高校檔案信息化管理進(jìn)程中存在的主要問題，并針對(duì)這些問題提出了加大軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施經(jīng)費(fèi)投入、提高管理者綜合素質(zhì)、建立制度保障體系、健全安全機(jī)制等應(yīng)對(duì)策略。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理信息化；對(duì)策

檔案工作的根本目的是提供一種便利的信息渠道為社會(huì)服務(wù)。高校檔案管理作為一種信息管理資源，其重要性不言而喻。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，如何實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化，怎樣讓檔案管理在教學(xué)、科研、教育改革中發(fā)揮重要作用，已經(jīng)成為高校管理者思考的重要議題。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷演進(jìn)和校園科學(xué)技術(shù)水平的持續(xù)推廣，用信息化管理模式來管理高校檔案已經(jīng)成為發(fā)展的必然，也是衡量高校管理是否完備的重要指標(biāo)。高校檔案管理信息化的本質(zhì)是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化、規(guī)范化的一種資源組建模式。因此，加快高校檔案管理信息化進(jìn)程，綜合開發(fā)利用檔案管理信息資源，是當(dāng)前高校檔案建設(shè)的重要任務(wù)。

一、檔案管理信息化的內(nèi)涵

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中，將檔案信息資料通過加工處理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化原理等大數(shù)據(jù)信息庫技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)化共享，提高檔案信息的利用率。

傳統(tǒng)的檔案管理是建立在紙介質(zhì)基礎(chǔ)上，工序復(fù)雜效率低。而現(xiàn)代檔案管理的信息化主要是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的傳遞，利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)將信息進(jìn)行收集、整理、歸檔、編目、檢索，建立大數(shù)據(jù)庫平臺(tái)。檔案管理信息化方便了資料的存取和與國(guó)外網(wǎng)絡(luò)的連接，能充分開發(fā)和利用檔案信息，為高校內(nèi)部和社會(huì)廣大用戶提供各種檢索服務(wù)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息、咨詢服務(wù)、查詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、高校檔案管理信息化存在的問題

目前，我國(guó)高校信息化管理面臨諸多問題，比如：思想觀念滯后、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后、高校檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍偏低、信息化管理制度還不夠健全等，這些問題急需解決。

（一）信息化意識(shí)不強(qiáng)，思想觀念滯后。高校檔案信息化管理是現(xiàn)代高校信息資源的合理分配和有效利用，所以檔案管理工作的內(nèi)容和方式應(yīng)不斷發(fā)展創(chuàng)新。但在實(shí)際工作中，許多校領(lǐng)導(dǎo)還沒有清楚地認(rèn)識(shí)到高校檔案管理的重要意義和價(jià)值，對(duì)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程不太重視。檔案管理人員信息化意識(shí)不強(qiáng)，思想觀念滯后，缺乏創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新實(shí)踐。還有一些人依然固守傳統(tǒng)落后觀念，認(rèn)為信息化管理檔案效果不大?？傮w而言，現(xiàn)代高校管理人員對(duì)檔案信息化管理缺乏深刻認(rèn)識(shí)，他們認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附帶性工作，忽視了它的重要性，所以在行動(dòng)上表現(xiàn)出安于現(xiàn)狀的工作態(tài)度。

（二）經(jīng)費(fèi)投入少，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后。根據(jù)相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)大多數(shù)高校檔案都存在信息網(wǎng)封閉的問題，還沒能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化資源的共享和有效傳遞。我國(guó)高校普遍存在的問題是對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的經(jīng)費(fèi)投入少，基礎(chǔ)設(shè)施落后，主要表現(xiàn)為：很多高校打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)施落后且簡(jiǎn)陋，而檔案管理信息化建設(shè)首先需要有現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施。除此之外，與硬件設(shè)施相配合的軟件設(shè)施也比較落后，軟件達(dá)不到信息的現(xiàn)代化要求，無法實(shí)現(xiàn)信息的跨庫檢索，在實(shí)際的應(yīng)用過程中，有諸多不便。

（三）高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。高校檔案信息化專業(yè)要求比較高，需要檔案管理與信息管理做到有機(jī)結(jié)合。這對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理人員來說，是一項(xiàng)不小的挑戰(zhàn)。我國(guó)目前從事檔案管理的人員大多是一些退休教師，他們的專業(yè)知識(shí)體系較為傳統(tǒng)，計(jì)算機(jī)知識(shí)更是薄弱，有些甚至連計(jì)算機(jī)最基本的操作應(yīng)用都很難掌握，還有一些檔案管理者學(xué)歷水平較低，既不懂專業(yè)又不懂技術(shù)，信息化管理對(duì)于他們來說更是舉步維艱。高校檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)偏技術(shù)性的工作，對(duì)工作人員的專業(yè)要求和技術(shù)要求都比較高，我國(guó)高校在人才綜合素質(zhì)這方面還比較欠缺，既跟不上信息化對(duì)檔案管理的要求，又跟不上網(wǎng)絡(luò)全球檢索服務(wù)的要求。

（四）信息化管理制度還不夠健全。任何管理工作都需要相關(guān)制度加以保障，高校檔案信息化管理對(duì)制度保障要求相對(duì)比較高，所以必須建立一套行之有效的制度來規(guī)范和保障檔案管理。然而，我國(guó)大多數(shù)高校行政管理制度不健全，體系不完備，程序不統(tǒng)一，加之其它輔助性管理制度缺失，直接影響了我國(guó)高校檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

三、高校檔案信息化管理對(duì)策

如前所述，高校檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)高校公共服務(wù)的基礎(chǔ)工程，體現(xiàn)了現(xiàn)代大學(xué)的辦學(xué)水平、辦學(xué)質(zhì)量和管理層次。信息化管理既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。根據(jù)前期建設(shè)的問題及經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下四個(gè)方面提出對(duì)策：

（一）加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)各種軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大經(jīng)費(fèi)投入力度，加強(qiáng)各種軟硬件設(shè)施建設(shè)是我國(guó)高校檔案管理信息化的基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施需配套使用，還要開發(fā)、引進(jìn)、創(chuàng)新相關(guān)的檔案管理軟件設(shè)施，保障和完善各種軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的安裝和維護(hù)。

（二）提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)。高素質(zhì)人才是提高高校檔案管理信息化的關(guān)鍵，建議從以下三個(gè)方面進(jìn)行：一是人才引進(jìn)。為了提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，把業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息技術(shù)處理能力作為招聘人才的要求，用高知識(shí)素養(yǎng)來擴(kuò)充檔案管理人才隊(duì)伍。二是強(qiáng)化檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。高校應(yīng)該鼓勵(lì)和支持檔案管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，拓寬視野，不斷學(xué)習(xí)充電，掌握檔案管理的前沿理論和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)型向信息化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的過度。三是注重對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)。高校應(yīng)貫徹“走出去”“引進(jìn)來”的原則，多開展繼續(xù)教育、定期培訓(xùn)、技術(shù)研討等各種形式的專業(yè)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的普遍素質(zhì)。

（三）建立相關(guān)的管理制度保障體系。“無規(guī)矩不成方圓”，高校檔案管理信息化需要建立一套完整系統(tǒng)的制度保障體系。全面核查案卷，將有用信息補(bǔ)充完整，無用信息剔除；對(duì)案卷重新整合，規(guī)范化管理，將頁碼、目錄、標(biāo)題一一補(bǔ)充完整；按統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，規(guī)范檢索查詢索引，提高查詢效率。

（四）健全高校檔案管理信息化安全機(jī)制。檔案屬于個(gè)人隱私，所以一定要保障檔案管理的信息安全。防止檔案信息泄露，首先要保障高校網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境的安全，因?yàn)樾畔⒒芾淼倪^程中，會(huì)大量使用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)媒介進(jìn)行信息的儲(chǔ)存、管理和使用，一旦運(yùn)行環(huán)境出現(xiàn)漏洞，很容易因遭受電腦黑客攻擊而造成信息的泄露，這會(huì)給檔案系統(tǒng)管理造成嚴(yán)重威脅。其次要保障檔案信息本身的安全。在管理人員進(jìn)行信息編目整理的過程中，使用規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備操作，以防信息數(shù)據(jù)丟失或破壞；除此之外，還要嚴(yán)格審核網(wǎng)上數(shù)據(jù)信息，設(shè)置網(wǎng)上訪問權(quán)限，保障個(gè)人隱私安全，并定期排查、更新和備份。

總之，高校檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就，需要高校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員齊心協(xié)力、不斷探索，需要高校相關(guān)部門積極配合，才能邁向新臺(tái)階，與世界高校檔案管理的國(guó)際化接軌。

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