基于檔案保密管理與利用的方法研究

伍偉珍

【摘要】檔案的建設(shè)與管理是保障企業(yè)信息資料得到妥善保管的重要方式。近幾年，在我國信息化技術(shù)深入發(fā)展的背景下，檔案的創(chuàng)立平臺(tái)開始轉(zhuǎn)移至計(jì)算機(jī)平臺(tái)中，并順利完成了傳統(tǒng)檔案到電子檔案之間的轉(zhuǎn)變，為檔案建設(shè)工作提供了便捷渠道。但是，計(jì)算機(jī)所具有的開放式特點(diǎn)容易導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容發(fā)生遺失與泄露，檔案在使用過程難以確保機(jī)密文件的安全性，使得企業(yè)的機(jī)密檔案存在風(fēng)險(xiǎn)。對此，如何在不影響檔案正常利用的前提下保障機(jī)密性，是本文探討的話題。

【關(guān)鍵詞】檔案；保密管理；研究

當(dāng)前，檔案的存儲(chǔ)形式主要根據(jù)不同企業(yè)的實(shí)際需求分為紙質(zhì)檔案與電子檔案，且不同檔案的存儲(chǔ)方式也有著不同的管理需求，但無論是哪種檔案類型，檔案的機(jī)密性始終是檔案管理的重點(diǎn)。從以往檔案的管理狀況來看，大多數(shù)企業(yè)的檔案管理者對自身工作不具備安危意識(shí)，管理過程較為簡單，未意識(shí)到檔案對企業(yè)未來發(fā)展的重要性，這使得檔案的保密性成了企業(yè)的難題，也使得檔案在使用過程中無法確保重要文件的完整性。因此，檔案管理需加強(qiáng)保密措施，并處理好保密與利用之間的關(guān)系，使機(jī)密檔案資源得到有效保護(hù)。

一、檔案的保密管理和利用存在的問題

從以往多家企業(yè)的檔案保密工作來看，許多企業(yè)的檔案管理方式都未采取集中化方式進(jìn)行管理，管理過程十分混亂。按照常規(guī)來說，檔案的管理過程是根據(jù)每個(gè)部門進(jìn)行區(qū)分收納與管理，但是，管理者在管理過程中時(shí)常將不同部門檔案混亂放在一起，而在后期查詢檔案時(shí)，常常需耗費(fèi)大量時(shí)間來尋找檔案。同時(shí)，檔案的混亂管理還會(huì)導(dǎo)致機(jī)密文件檔案與普通檔案發(fā)生混合，機(jī)密檔案信息在利用過程中容易發(fā)生泄密問題。另外，檔案管理若發(fā)生管理不嚴(yán)問題，其檔案信息在泄露后會(huì)給企業(yè)帶來極大損失，以2013年北京某公司的檔案管理事件來說，同樣是因檔案管理不嚴(yán)格問題使得企業(yè)機(jī)密信息發(fā)生泄漏，最后給企業(yè)造成巨額損失。在檔案的保密管理工作上，雖然有部分企業(yè)對重要檔案進(jìn)行了加密處理，但許多檔案在長久發(fā)展中并未進(jìn)行更新。如，某員工在調(diào)到另一個(gè)部門后，關(guān)于該員工的檔案信息應(yīng)進(jìn)行更新與更改，但是，檔案管理部者并未對此員工的企業(yè)信息進(jìn)行重新調(diào)整與更改。這使得檔案在后期使用過程中失去了原有的價(jià)值與作用。

二、檔案的保密管理方法

（一）嚴(yán)格規(guī)范每個(gè)檔案管理流程。檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)化的管理過程，其管理方式可總分為信息收納、信息整理、歸檔、存儲(chǔ)。檔案管理部門在開展檔案管理工作時(shí)，需嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范實(shí)施程序管理，將各個(gè)檔案按照類型、日期、部門等進(jìn)行分類，再根據(jù)檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行序號(hào)編輯，改變管理模式，以專業(yè)的管理過程保障檔案內(nèi)容的完整性。在檔案更新上，各個(gè)部門需積極配合檔案管理部門開展管理工作，每個(gè)部門發(fā)生人事調(diào)動(dòng)和其它變動(dòng)時(shí)，部門需立即將最新信息傳達(dá)至檔案管理部門，使檔案管理部門能夠及時(shí)跟蹤各個(gè)部門的最新動(dòng)態(tài)，將人事檔案轉(zhuǎn)移至其它部門，使檔案更新效率得到有效提升。

（二）加強(qiáng)檔案管理的保密工作。當(dāng)前，我國在檔案資源上已發(fā)布了相關(guān)《保密法》，該法律的發(fā)布也使得檔案的管理工作具有了較高的安全系數(shù)。但是，檔案的保密管理并不是一成不變地停留在同一個(gè)階段中，其會(huì)跟隨檔案的機(jī)密性發(fā)生不同變化，總結(jié)變化階段，可分為升密、降密及解密三個(gè)階段。檔案管理者在實(shí)施管理工作時(shí)必須根據(jù)我國的《保密法》進(jìn)行保密管理，根據(jù)檔案內(nèi)容所屬范圍進(jìn)行科學(xué)調(diào)整。在管理過程中，管理人員需對檔案管理工作的重要性有著明確認(rèn)識(shí)，具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，并對檔案管理有著極高的安危意識(shí)和保密意識(shí)，使檔案的機(jī)密性得到有效保障。另外，檔案管理工作是一項(xiàng)技術(shù)型工作，企業(yè)在選擇檔案管理者時(shí)，需對管理者的專業(yè)水平提出明確要求，并在崗前經(jīng)過層層考核后才可正式進(jìn)入崗位就職，使檔案管理工作在專業(yè)團(tuán)隊(duì)的管理下為企業(yè)帶來更多效益。

（三）運(yùn)用信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案保密管理。在信息化技術(shù)的支持下，檔案的建設(shè)方式不再局限于紙質(zhì)范圍，電子檔案開始成為當(dāng)前多家企業(yè)管理檔案的首選方法。電子檔案的建設(shè)主要是借助網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)功能來存儲(chǔ)企業(yè)的大量信息，且在存儲(chǔ)空間上具有更多優(yōu)勢。但是，因網(wǎng)絡(luò)具有開放性特點(diǎn)，電子檔案在存儲(chǔ)時(shí)容易發(fā)生外來入侵問題，使得檔案信息發(fā)生泄漏問題，這必然會(huì)給企業(yè)帶來許多風(fēng)險(xiǎn)。對此，電子檔案的管理方式需加強(qiáng)安全防范管理，管理者可針對存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)置內(nèi)外網(wǎng)隔離，企業(yè)可建立專門的局域網(wǎng)，減少不法分子的入侵現(xiàn)象，檔案管理者也可針對企業(yè)機(jī)密文件設(shè)立訪問權(quán)限，并對計(jì)算機(jī)設(shè)備設(shè)置防火墻，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的整體防御能力，提高電子檔案的安全性，使檔案保密措施發(fā)揮有效作用。另外，當(dāng)計(jì)算機(jī)設(shè)備發(fā)生故障問題需進(jìn)行維修時(shí)，檔案管理部門需根據(jù)保密規(guī)定將實(shí)際情況告知企業(yè)上層領(lǐng)導(dǎo)，由企業(yè)指定人員進(jìn)行維修，防止企業(yè)設(shè)備中的機(jī)密文檔發(fā)生泄漏問題。

三、檔案保密管理與利用的方法

（一）嚴(yán)格處理檔案保密和利用之間的關(guān)系。檔案的保密管理是保障檔案價(jià)值意義的重要舉措，也是管理員的義務(wù)，在檔案保密過程中，檔案的利用是不可避免的環(huán)節(jié)，管理人員需將保密檔案的利用范圍進(jìn)行恰當(dāng)處理，對檔案的利用時(shí)間、利用領(lǐng)域、范圍等作出明確的利用限制，使檔案的保密管理措施得到全面落實(shí)。相對來說，機(jī)密檔案普遍可根據(jù)其重要性和涉及領(lǐng)域分為可利用和不可利用型檔案，不可利用型檔案大多屬于企業(yè)的最高機(jī)密文件，對企業(yè)的利益有著直接關(guān)聯(lián)。在對可利用檔案做好保密管理時(shí)，管理人員需對檔案機(jī)密資源的管理范圍有著明確定位，若檔案因保密管理因素限制資源的使用，則會(huì)使得檔案的管理失去意義，也使得保密工作無任何價(jià)值，但若檔案在保密管理過程中，以無限制的方式不斷利用檔案，又會(huì)使得檔案的重要信息發(fā)生泄漏，因此，檔案保密管理工作必須處理好與檔案利用之間的關(guān)系。

（二）強(qiáng)化檔案管理監(jiān)督力度。在檔案保密管理工作上，監(jiān)督部門需對檔案的管理狀況加以監(jiān)督，對各個(gè)機(jī)密檔案采取重點(diǎn)監(jiān)護(hù)，使檔案得到妥善管理。檔案管理的監(jiān)督是確保檔案保密管理和得到合理利用的關(guān)鍵舉措，其可使檔案資源在利用過程里保障檔案的機(jī)密性，避免檔案信息發(fā)生泄漏現(xiàn)象，使檔案保密管理和利用共同進(jìn)行。檔案管理的監(jiān)督可從建設(shè)管理制度進(jìn)行，對檔案的資源利用建立相應(yīng)的借閱制度、資源復(fù)制制度等，并根據(jù)不同檔案的重要性建立檔案的利用范圍制度，以區(qū)分的方式將不可利用的機(jī)密檔案和普通檔案的資源利用渠道和利用范圍建立相關(guān)制度。檔案管理人員在實(shí)施保密管理工作時(shí)，需對所有檔案的信息內(nèi)容做好定期復(fù)查核對工作，對存在信息缺失的檔案及時(shí)追回，使檔案信息保持無損，對檔案的日常借閱管理人員需將各個(gè)借閱者的個(gè)人信息和借閱檔案類型等做到登記，使后期檔案發(fā)生信息泄露等違規(guī)行為時(shí)檔案管理人員能夠立即上報(bào)于領(lǐng)導(dǎo)，減少企業(yè)的損失。

（三）強(qiáng)化檔案日常管理力度。檔案的日常管理是保障檔案保密管理工作順利開展的前提，管理人員在管理檔案時(shí)，需禁止任何人未經(jīng)登記、管理人允許的狀態(tài)下私自查看任何檔案，管理人員在轉(zhuǎn)移檔案和調(diào)閱檔案時(shí)，需嚴(yán)格按照企業(yè)規(guī)定的各個(gè)流程手續(xù)完成這些工作，對檔案進(jìn)行仔細(xì)核查，并將需轉(zhuǎn)移的檔案做好登記手續(xù)。在管理機(jī)密檔案時(shí)，管理人需在機(jī)密檔案利用后對其做到及時(shí)審核與核對，防止機(jī)密檔案遺失，使檔案的安全性得到有效保障，一旦發(fā)生檔案存在遺失問題，可立即追尋借閱者進(jìn)行詢問與勘查，盡可能挽回遺失的檔案信息。

綜上所述，檔案的保密管理與利用一直是檔案管理的難題，管理者在管理機(jī)密檔案時(shí)，會(huì)因檔案的利用過程發(fā)生信息遺失與泄露，給企業(yè)利益帶來了較大風(fēng)險(xiǎn)。對此，管理者必須處理好檔案的保密管理和檔案的利用這兩個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)系，嚴(yán)格規(guī)范每個(gè)檔案管理流程，加強(qiáng)檔案管理的保密工作，并結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案保密管理措施，同時(shí)，管理部門還需強(qiáng)化檔案管理監(jiān)督力度，對檔案的日常管理加以重視，使檔案既得到保密管理，又能夠得到有效利用。

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