淺析事業(yè)單位人事檔案存在的問題及解決對策

摘 要：人事檔案記載了大量個人信息，其實質(zhì)上是事業(yè)單位的一種無形資產(chǎn)，對于事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展具有極其重要的作用?；诖?，本文在第一部分就當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行了探討；在文章第二部分，筆者通過結(jié)合個人多年的人事檔案管理經(jīng)驗，就如何解決上述問題、如何做好新時期下的人事檔案管理工作提出了個人幾點看法，以期能夠為切實提升我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率貢獻(xiàn)自己綿薄之力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；存在問題；解決對策

尤其是近年來，隨著事業(yè)單位人事改革的不斷深入，人事檔案的數(shù)量持續(xù)增長，由此也對事業(yè)單位人事檔案管理部門提出了更高的要求。

1 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（1）人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析

盡管近年來，隨著社會的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)在檔案管理工作中的運用，我國事業(yè)單位的人事檔案管理工作有了很大的進(jìn)步。但是作為一名檔案管理人員我們也應(yīng)當(dāng)清醒的認(rèn)識到，當(dāng)前人事檔案管理工作仍然存在著很多的問題，嚴(yán)重制約人事檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。

（2）我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案工作重視不夠，投入不足

人事檔案管理是一項基礎(chǔ)工作，涉及單位方方面面，也對單位的整體發(fā)展起到不可替代的作用。但由于人事檔案管理工作見效周期長，難以在短期內(nèi)看到這項工作所帶來的實際利益，導(dǎo)致大部分人員認(rèn)為檔案管理工作僅僅是搜集資料、歸檔保管，能在必要時應(yīng)付上級檢查足矣。在這種思想影響下，很多單位基本未配備專業(yè)管理人員，沒設(shè)置專項檔案管理經(jīng)費，很難滿足檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)、設(shè)備配置等基本需求，限制了檔案管理工作水平的提高。

2.人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性

由于人事檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，稍有不慎就會造成材料損失，因此對檔案管理工作的規(guī)范性要求非常高。而筆者通過近幾年的觀察發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位沒有建立健全的檔案管理制度，或者制度管理松弛，有章不循，執(zhí)行不嚴(yán)，缺乏一定的規(guī)范性，容易造成材料收集不齊全、歸檔不及時、保管不安全，阻礙檔案管理工作效能提升。

3.檔案信息化建設(shè)進(jìn)程落后，缺乏必要的系統(tǒng)保護(hù)措施

利用信息化技術(shù)是快速實現(xiàn)檔案價值的有效手段。我國目前多數(shù)事業(yè)單位已安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”，信息化水平得到一定程度的提升，但由于受系統(tǒng)功能以及辦公設(shè)備的限制，仍需要采用傳統(tǒng)人工方式收集歸檔，人事檔案還無法實現(xiàn)無紙化閱讀，檔案建設(shè)信息化進(jìn)程受到嚴(yán)重阻礙。此外，人事資料涉及個人隱私，做好保密工作尤為重要。但當(dāng)前很多單位缺乏嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息維護(hù)，容易使黑客侵入單位內(nèi)部計算機系統(tǒng)，具有極大的安全隱患。

4.檔案管理工作人員專業(yè)性不強

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，而相當(dāng)一部分事業(yè)單位檔案管理工作者并非檔案專業(yè)，缺乏檔案管理以及信息技術(shù)相關(guān)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，對檔案材料收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)知識了解不深。另外，由于多數(shù)事業(yè)單位編制不足，不能設(shè)置專門檔案管理崗位，檔案管理人員多為其他部門人員兼任，對檔案工作投入力度不足，都影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

隨著事業(yè)單位人事制度改革，編外聘用人員數(shù)量迅速增長，編外人員檔案管理問題也存在一定問題。比如，按照《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，編外人員檔案由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心托管。單位不能及時掌握和了解編外聘用人員真實完整的個人信息。同時，編外聘用人員流動性大，在各單位工作期間的材料難以及時收集歸檔，易導(dǎo)致此類人員檔案信息不完整。

2 新時期做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點對策

（1）提高全員認(rèn)識，加大資金投入

首先應(yīng)當(dāng)從提升單位領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部明白做好檔案管理工作的重要性，最大程度的爭取到領(lǐng)導(dǎo)對工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工，對每一項具體的工作設(shè)置專職的管理崗位，將檔案管理工作由被動局面轉(zhuǎn)化為主動。最后，單位應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及人事檔案知識，以提升社會各界對人事檔案的重視程度。

（2）更新管理制度，推行責(zé)任追究

完善的人事檔案管理制度是確保工作規(guī)范化開展的重要保障。因此，我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合單位發(fā)展實際情況來制定出科學(xué)合理的人事檔案管理制度。第一，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照《檔案法》的各項規(guī)定進(jìn)行材料收集、歸檔、調(diào)閱等；第二，單位要在《檔案法》的基礎(chǔ)上，依據(jù)單位實際發(fā)展水平對各項規(guī)則進(jìn)行細(xì)化；第三，單位應(yīng)當(dāng)推行責(zé)任追究制度，對于一些檔案泄密行為進(jìn)行追責(zé)與制裁。

（3）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

完善的軟、硬件配置一方面有利于促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，另一方面也有利于提升事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，單位不僅要為人事檔案管理工作配備良好的計算機及其系統(tǒng)；也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)。

（4）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

在信息化環(huán)境中，要想進(jìn)一步提升檔案管理的質(zhì)量及效率就必須要對檔案管理工作人員的工作能力、思想道德提出更高的要求。因此，單位首先要通過加強對檔案管理工作者的專業(yè)知識培訓(xùn)，使其不斷豐富人事檔案管理工作知識，并引導(dǎo)檔案管理者樹立起終生學(xué)習(xí)的理念。其次，單位要加強對人事檔案管理工作者的計算機技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)知識，并熟練掌握與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的使用方法，以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。最后，不管是編制內(nèi)工作人員還是編制外工作人員，都應(yīng)當(dāng)不斷提升個人道德素養(yǎng)，時刻保持對工作的積極性，恪守職業(yè)道德規(guī)范，對一些特殊檔案做到嚴(yán)格保密。

3 小結(jié)

綜上所述，當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作與新形勢下檔案管理要求還存在一定差距。對此，我們要創(chuàng)新管理觀念，不斷改進(jìn)和完善人事檔案管理體系，推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，使檔案利用價值得到更大程度的發(fā)揮，助力檔案事業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，23：57-58.

[2]劉麗峰.淺析事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地，2014，S1：131-133.

[3]梁淑珍.機關(guān)單位文書檔案管理中的問題與相應(yīng)對策[J].城建檔案，2016，04：64-65.

[4]郭士芳.密級檔案管理提升措施探析——以省屬機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理為例[J].海峽科學(xué)，2016，09：47-48.

作者簡介

元玉杰（1987-），女，河北省邢臺人，研究生，畢業(yè)于渤海大學(xué)。