專利檔案管理的研究與探討

隨著我國科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展和管理水平的日益提高，我們?cè)跈n案方面的管理水平還需要進(jìn)一步的發(fā)展和完善，特別是針對(duì)專利檔案的管理更要引起檔案管理人員的關(guān)注。為了剛好的管理好專利檔案，檔案管理人員首先就要熟悉《中華人民共和國專利法》，因?yàn)檫@部法律對(duì)專利權(quán)有了明確的規(guī)定，是專利檔案管理的法律基礎(chǔ)和法律依據(jù)，檔案管理人員只有學(xué)習(xí)和熟悉這部法律才能合理合法、有理有據(jù)的開展專利檔案的管理工作，這不僅能有效的保護(hù)專利權(quán)人的權(quán)益，還能更好的開展專利檔案的保護(hù)、管理和利用的工作。

1 專利檔案及其特點(diǎn)。

專利檔案是明確清晰的記錄了各項(xiàng)專利的內(nèi)容以及專利在發(fā)明過程中的原始數(shù)據(jù)的重要的原始文件。專利檔案除了記錄專利本身的各項(xiàng)信息，還包含了專利在保護(hù)及管理過程中產(chǎn)生的各種有效的重要的文件。所以專利檔案是有關(guān)專利的所有原始信息被收集、整理、歸檔后形成的文件。根據(jù)專利檔案產(chǎn)生的過程，歸納出專利檔案有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、專利檔案具有法律效用性。

我們知道，某項(xiàng)發(fā)明創(chuàng)造一旦被授予專利權(quán)后，專利權(quán)人便享有受專利法保護(hù)的對(duì)該項(xiàng)發(fā)明創(chuàng)造的獨(dú)占實(shí)施權(quán)、許可權(quán)、轉(zhuǎn)讓權(quán)、標(biāo)記權(quán)、放棄專利權(quán)、請(qǐng)求保護(hù)權(quán)等各項(xiàng)權(quán)利。專利權(quán)實(shí)施過程中反映專利權(quán)人各項(xiàng)權(quán)利的法律關(guān)系及法律狀態(tài)的各種類型的文件是構(gòu)成專利檔案的主體部分。所以，專利檔案是保護(hù)專利權(quán)的最可靠的憑證和依據(jù)，它與專利同樣具有很強(qiáng)的法律效用性。

2、專利檔案具有技術(shù)實(shí)用性。

因?yàn)楂@取專利的前提條件是某項(xiàng)技術(shù)必須具備其新穎性、先進(jìn)性以及可以直接利用的實(shí)用性，所以，專利檔案的成分中除具備與科技檔案相同的特點(diǎn)如技術(shù)上的新穎性與先進(jìn)性以外，還體現(xiàn)出很強(qiáng)的可操作性，即技術(shù)實(shí)用性。

3、專利檔案具有時(shí)效性。

《中華人民共和國專利法》規(guī)定了專利的時(shí)效性，發(fā)明專利的有效期是20年，設(shè)計(jì)型的專利有效期是10年。由于專利存在時(shí)效性，那專利檔案也存在一定的時(shí)效性，但是這并不影響專利檔案的保存和管理。因?yàn)榧词箤＠^了有效期，這個(gè)專利的檔案還是有歷史保存的價(jià)值，而且也可以作為專利資料為后期的專利認(rèn)定作為參考憑據(jù)。

4、專利檔案具有保密性與獨(dú)占性。

和專利權(quán)一樣，專利檔案也具有保密性和獨(dú)占性。一旦專利權(quán)形成了，那專利檔案就自然的歸屬專利權(quán)所有人，任何組織和個(gè)人如果沒有得到有效的授權(quán)是不能隨便獲取和利用專利檔案的，則就可能是一種不合法的行為。

5、專利檔案的數(shù)量大、記錄的信息范圍廣。

現(xiàn)在各行各業(yè)都可以進(jìn)行專利的申請(qǐng)，從科技領(lǐng)域到我們?nèi)粘５纳铑I(lǐng)域都能進(jìn)行專利的申請(qǐng)，所以，專利文件不僅數(shù)量大，而且涉及信息范圍廣，這一特點(diǎn)當(dāng)然也體現(xiàn)在專利檔案中。

6、文件格式及類型規(guī)范化。

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，構(gòu)成專利檔案的各類文件如專利申請(qǐng)書、專利說明書、合同書、協(xié)議書等都有統(tǒng)一的書寫格式，這一特點(diǎn)對(duì)專利檔案的管理向現(xiàn)代化方向發(fā)展有著很重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 專利檔案的管理。

專利檔案的管理就在專利檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上認(rèn)真貫徹好檔案管理的原則和方法，具體應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1、專利檔案的歸檔范圍。

依據(jù)專利活動(dòng)自身的特點(diǎn)，專利檔案的歸檔范圍一般應(yīng)包括2個(gè)方面的文件材料：（1）與專利相關(guān)的或與專利檔案管理相關(guān)的法律、法規(guī)、條例以及暫行辦法等說明材料；（2）在專利從研發(fā)、申請(qǐng)直到鑒定為專利的過程中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)和相關(guān)的記錄材料以及具有保存價(jià)值的各類相關(guān)材料。

2、專利檔案的整理原則。

在整理分類時(shí)，我們可以將專利檔案總的分為4類：綜述類專利檔案、發(fā)明類專利檔案、創(chuàng)新實(shí)用型專利檔案、外觀創(chuàng)新設(shè)計(jì)專利檔案。其中綜述類專利檔案的整理可按其文件的產(chǎn)生單位、時(shí)間順序進(jìn)行；發(fā)明類專利檔案、創(chuàng)新實(shí)用型專利檔案、外觀創(chuàng)新設(shè)計(jì)專利檔案則需要根據(jù)《國際專利分類法》中規(guī)定的分類體系對(duì)這些專利檔案進(jìn)行整理，即按不同的專利項(xiàng)目所涉及的技術(shù)行業(yè)作為整理的類目進(jìn)行分類整理；如果恰好屬于同類專利項(xiàng)目那再根據(jù)專利權(quán)所有人、專利形成的時(shí)間進(jìn)行分類整理；其中每個(gè)專利項(xiàng)目中還包含很多的文件，這些文件就按照文件間的自然聯(lián)系來進(jìn)行分類整理。對(duì)大部分的情況來說，專利檔案的管理是通過單個(gè)的專利項(xiàng)目來設(shè)立一個(gè)獨(dú)立完整的保管單位，然后各個(gè)專利項(xiàng)目內(nèi)的文件還要進(jìn)行分類整理，這部分文件的整理就按照文件形成的過程及整理后方便利用的整理原則來進(jìn)行操作的。具體即按上述歸檔范圍中所述發(fā)明類專利檔案、創(chuàng)新實(shí)用型專利檔案應(yīng)該分為相應(yīng)兩大類。其中，反映專利技術(shù)成果的研制發(fā)明過程的有關(guān)記錄材料應(yīng)按其自然形成過程進(jìn)行整理，這部分材料一般在該項(xiàng)成果獲取專利前已經(jīng)歸檔到相應(yīng)的科技檔案類或產(chǎn)品檔案類，所以只需轉(zhuǎn)過來即可；反映各項(xiàng)專利申請(qǐng)和管理活動(dòng)過程的各類相關(guān)文件就要按專利性質(zhì)的不同進(jìn)行分類整理，相同類目下的文件則按其文件自身自然形成過程及形成的時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。

3、專利檔案的利用工作。

關(guān)于專利檔案的利用工作，必須由負(fù)責(zé)保管該專利檔案的單位組織進(jìn)行，一方面管理單位要根據(jù)專利本身的特點(diǎn)制定出科利用檔案的對(duì)象、利用檔案的程度、范圍和利用的原則。專利檔案的利用工作并不是一味的開放，而是要考慮到專利檔案的保密性合理的設(shè)定一定的限制。為了能合理的高效的進(jìn)行專利檔案的利用工作，保管檔案的單位主要是進(jìn)行如圖的內(nèi)容：

4.建立專利檔案信息中心。

專利檔案除具備前述各項(xiàng)特點(diǎn)外，另外存在一個(gè)形成單位及保管分散的弱點(diǎn)。為了真正促進(jìn)科學(xué)技術(shù)合理推廣、利用以及各部門經(jīng)濟(jì)建設(shè)的共同進(jìn)步、共同發(fā)展，有必要在全國范圍內(nèi)建立一個(gè)專利檔案信息中心，該中心可由中國專利局檔案部門來承擔(dān)。該“中心”的主要任務(wù)是建立一個(gè)全國性的開放型的專利檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并保證網(wǎng)絡(luò)內(nèi)成員及有關(guān)用戶，能依專利法有限制地但很方便地獲取有關(guān)專利信息。該職能可以通過以下幾方面來實(shí)現(xiàn)：（1）制訂全國專利檔案目錄報(bào)送制度，規(guī)定各地相關(guān)部門定期或不定期地及時(shí)報(bào)送新增專利檔案目錄，包括案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄；（2）應(yīng)用現(xiàn)代通訊及管理設(shè)施來管理專利檔案二次信息，并通過計(jì)算機(jī)用戶終端和其它途徑有效地提供專利信息咨詢及利用服務(wù)；（3）在前兩方面工作的基礎(chǔ)上，盡快實(shí)現(xiàn)全國專利及專利檔案管理系統(tǒng)的信息高速公路。

參考文獻(xiàn)

[1]沈堯曾等著：《工業(yè)產(chǎn)權(quán)淺論》，專利文獻(xiàn)出版社2007年10月版.

[2]《中華人民共和國專利法》

[3]《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》

作者簡介

焉保祥（1967-），男，山東省乳山人，大專，畢業(yè)于解放軍軍械工程學(xué)院；研究方向：檔案管理。