事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考

李成

摘 要：本文結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了思考。然后提出了促使事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的策略，以期為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的不斷優(yōu)化提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理規(guī)范

在現(xiàn)在這個(gè)如今信息化時(shí)代里，檔案管理在事業(yè)單位中起著重要的作用，能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展越來(lái)越好。但由于檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的事情，需要事業(yè)單位充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，提高管理效率和質(zhì)量，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)管理的重要性缺少認(rèn)識(shí)

一些事業(yè)單位的檔案管理員，對(duì)檔案管理工作有所誤解，單純地認(rèn)為只要不丟失，損壞資料文件，就是保管性質(zhì)的工作。而還有一些是事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作規(guī)范的不重視，在檔案管理中人力物力資金都沒(méi)有足夠的付出。同時(shí)，檔案管理人員未受過(guò)專業(yè)的訓(xùn)練，對(duì)檔案管理水平手段以及觀念未達(dá)到一定高度。對(duì)這項(xiàng)工作較為陌生，且工作效率不高。這都表現(xiàn)出單位對(duì)管理重視程度不夠，且沒(méi)有分配管理意識(shí)，使管理更加方便合理。在這種忽視檔案管理的單位，其管理工作一般是交給后勤人員管理的，沒(méi)有專業(yè)人員進(jìn)行管理。由于這些人的專業(yè)程度不高，很容易因頻繁更換將檔案變得混亂。一些檔案管理員因?yàn)槿狈@方面的知識(shí)，對(duì)檔案上的類別，目錄和時(shí)間不清楚，在檔案管理出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)誤，導(dǎo)致編號(hào)不清。并且，因?yàn)闆](méi)有全面的檔案搜索，在領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)不能及時(shí)找出來(lái)，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量下降，不能很好地為事業(yè)單位服務(wù)。

1.2 檔案資料制作不規(guī)范

在事業(yè)單位的管理過(guò)程中，必須運(yùn)用統(tǒng)一規(guī)格的紙張進(jìn)行歸納整理。因?yàn)椴煌募垙埐环奖憬y(tǒng)一管理，像A4紙的材料不便對(duì)檔案整合，裁剪，造成一些不必要的麻煩，所以，應(yīng)該對(duì)檔案歸檔進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。

1.3 硬件設(shè)施不齊全

在這個(gè)信息化的時(shí)代，人們紛紛開(kāi)始運(yùn)用電子文件辦公。而我國(guó)的企業(yè)單位的檔案管理，也應(yīng)該對(duì)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一管理。照當(dāng)前情況來(lái)看，很多單位的硬件設(shè)施不齊全，電子檔案的錄取較為麻煩。然而，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，要求事業(yè)單位的信息化快速發(fā)展，所以這對(duì)電子檔案管理的要求甚高。

2 促使事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的策略

2.1 提升事業(yè)單位對(duì)檔案管理的注意

促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，首先得提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，努力提高管理員的工作素質(zhì)。事業(yè)單位在招聘管理員的時(shí)候，首先得思考應(yīng)聘者的思想意識(shí)和工作能力是否合格。其次要選擇政治思想端正，工作素質(zhì)優(yōu)異，責(zé)任心強(qiáng)，思想覺(jué)悟高的候選者。并且，在正式擔(dān)任前，要進(jìn)行一段時(shí)間的專業(yè)培訓(xùn)，鍛煉其團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能力，增強(qiáng)其工作積極性，使團(tuán)隊(duì)間的默契增強(qiáng)。作為檔案管理員，必須地提高自身修養(yǎng)，積極配合其他管理者一起完成管理工作。在較為清閑的時(shí)間里，要熟悉管理中的每個(gè)工作流程和具體要求，積極適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理體系，提高管理的工作效率，更加科學(xué)地進(jìn)行管理。讓單位在需要檔案資料的時(shí)候能夠迅速找出，使單位更加方便。

2.2 完善管理制度

健全事業(yè)單位管理制度，讓檔案更加規(guī)范，可以及時(shí)收納，隨時(shí)調(diào)出。值得注意的是，在收集檔案資料的時(shí)候，得考慮到資料形式的多樣性，具體有紙質(zhì)檔案，電子檔案，圖片，視頻還有錄音帶，在合并整理的時(shí)候要就對(duì)形式檔案組卷，歸檔，在檔案的封面標(biāo)明檔案的日期。在進(jìn)行檔案管理分類的時(shí)候，要把檔案分為保密性和非保密性、常用性和非常用性。積極提高檔案管理的效率，嚴(yán)格遵循不同文件的管理方法，對(duì)各類文件統(tǒng)一管理，做好對(duì)檔案的維護(hù)工作。例如防止潮濕，火災(zāi)，預(yù)防一切可能會(huì)對(duì)檔案構(gòu)成損壞的原因，定時(shí)檢查檔案。若發(fā)現(xiàn)損壞的檔案得及時(shí)修補(bǔ)。

2.3 提高檔案管理的信息化程度

信息化管理體制逐漸在我國(guó)事業(yè)單位得到越來(lái)越多的應(yīng)用，單位工作信息化重要構(gòu)成含有檔案管理部分。在實(shí)施管理的時(shí)候，要多運(yùn)用科學(xué)的方法，使檔案管理作用最大化。管理人員應(yīng)當(dāng)就該系統(tǒng)的工作環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)全面的信息化建設(shè)，并通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)環(huán)節(jié)之間的相互聯(lián)系。并在實(shí)際管理工作中共同發(fā)揮管理作用，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的不斷完善。其次，還應(yīng)當(dāng)積極就國(guó)內(nèi)外的數(shù)據(jù)庫(kù)建立的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分析與研究，切實(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)建立與完善。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)完善時(shí)，將數(shù)據(jù)資料查詢當(dāng)做重點(diǎn)的研究方向，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢與保存的速率提升?？傊訌?qiáng)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用推廣是當(dāng)前管理工作中的重中之重。

2.4 注重單位檔案管理人員的培養(yǎng)

管理人員是執(zhí)行檔案管理工作的直接人，因此，管理人員自身的管理能力與個(gè)人素質(zhì)都對(duì)檔案管理水平有著直接影響。所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極就管理人員的管理技術(shù)與能力進(jìn)行培養(yǎng)，這可通過(guò)專門的技術(shù)培訓(xùn)講座與指導(dǎo)來(lái)完成，這不僅包括管理流程規(guī)范與指導(dǎo)，其還涵蓋了先進(jìn)的信息化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用培訓(xùn)，全面提升管理人員的管理水平。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理宣傳，使相關(guān)管理人員明確檔案管理工作的重要性，提高管理重視程度。除此之外，為進(jìn)一步規(guī)范管理人員的管理工作開(kāi)展，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步制定完善的工作考核體系以及獎(jiǎng)懲制度，定期就員工的工作情況進(jìn)行考核，并將其納入年度員工評(píng)分與總結(jié)中。而獎(jiǎng)懲制度的制定實(shí)現(xiàn)了工作與個(gè)人利益的結(jié)合，督促相關(guān)管理人員有意識(shí)的實(shí)現(xiàn)自身管理水平的提升，能有效的調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，并對(duì)其工作行為展開(kāi)約束。

3 結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，但是就當(dāng)前的檔案管理工作而言，其依舊存在著很多問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作的有效性實(shí)現(xiàn)造成了限制。所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，同時(shí)積極就當(dāng)前管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。并在這基礎(chǔ)上就實(shí)現(xiàn)檔案管理工作優(yōu)化的實(shí)際措施進(jìn)行探討，積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，制定更加完善的管理方案。切實(shí)提高單位檔案管理工作的質(zhì)量，保證單位檔案信息的最大價(jià)值實(shí)現(xiàn)。

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