信息化條件下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理問題

裴建春

摘 要：文章根據(jù)檔案信息化的優(yōu)點，提出了檔案信息化所面臨的問題，比如信息技術(shù)運(yùn)用的頻率不高；檔案信息不全；檔案資源研發(fā)不合理。進(jìn)而制定出了可實施性的策略，比如落實好電子文件管理，提升檔案信息安全性；現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展觀念；構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)；增加各種檔案信息化設(shè)施。

關(guān)鍵詞：信息化條件下；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；問題

二十一世紀(jì)的今天，信息化是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然性趨勢，信息化檔案管理工作模式的運(yùn)用讓檔案完整性得到了一定的保障。采用電子技術(shù)可將檔案管理工作和儲存形式進(jìn)行轉(zhuǎn)型，提升檔案運(yùn)用的效率。可是如今的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因而，下面針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位在信息化條件下的檔案管理所面臨的一些問題，進(jìn)行了闡述和分析。

1 檔案管理信息化優(yōu)點

首先，在以往的檔案管理過程中，常常使用的是錄像等形式。如此管理，有著很多的弊端，不益于長時間保管。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作本身就具備一定的復(fù)雜性，多種文件和文書累積在一塊兒，數(shù)量龐大，假如使用人工來登記，那么一定會增加檔案管理的工作任務(wù)量，進(jìn)而降低管理工作的效率。而進(jìn)行信息化檔案管理，可以改進(jìn)以往的檔案管理中的不足之處。檔案信息化管理的起草和簽訂等都可以通過計算機(jī)進(jìn)行，如此，就可以節(jié)約很多的時間，提升工作效率。其次，以往的紙質(zhì)性檔案，不管是在運(yùn)輸和保管均有著一定的難度，且在查找檔案的時候非常不方便。所以，以往的檔案管理，不益于信息交流與分享。而管理信息化可以解決此問題。使用信息化管理方法，要想查找相關(guān)檔案信息就顯得容易得多，不需要花費(fèi)過多的時間和精力就可以做好這項工作，還能運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分享。如此方便快捷，又沒有安全風(fēng)險，可以提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位部門與部門之間的溝通與交流，進(jìn)而提升檔案管理工作整體質(zhì)量。

2 面臨的問題

2.1 信息技術(shù)運(yùn)用頻率不高

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化構(gòu)建的時候，計算機(jī)檢索技術(shù)是主要的技術(shù)，檢索技術(shù)的運(yùn)用提高了管理效率以及管理的精確性?？墒牵徊糠謾C(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作人員依舊使用的是手工檢索方式，新技術(shù)運(yùn)用頻次不高，最后，會嚴(yán)重阻礙到信息化檔案管理的實施。

2.2 檔案信息不全，沒有安全舉措

機(jī)關(guān)事業(yè)單位所進(jìn)行報關(guān)的檔案信息通暢是和我國的國家機(jī)密有著非常密切的關(guān)系，不能夠隨意將檔案信息公布到大眾面前，避免引起不必要的麻煩?？墒牵?dāng)今事業(yè)單位檔案管理信息化構(gòu)建的過程之中，檔案信息安全性沒有完全被關(guān)注起來，外網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁等不良行為的發(fā)生都是縮減檔案資料安全性的因素。

2.3 檔案資源研發(fā)不合理

根據(jù)有關(guān)調(diào)查報告顯示，當(dāng)今中國所構(gòu)建的信息化檔案數(shù)據(jù)庫大概有四千個，明顯提升了檔案管理工作的有效性?？墒?，檔案管理資源的內(nèi)容比較少，相當(dāng)匱乏。再來，因為出現(xiàn)了重復(fù)性加工的現(xiàn)象，讓檔案管理信息化資源質(zhì)量長時間處在非常差的情況之下。

3 可實施策略

3.1 落實好電子文件管理，提升檔案信息安全性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化構(gòu)建目標(biāo)落實給管理工作帶來了很多的方便，進(jìn)而達(dá)到了提高管理工作效率的目標(biāo)?？墒牵谛畔⒒尘跋?，一定要處理好信息安全問題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員必須要增加檔案管理信息安全關(guān)注力度，如此，才能夠降低檔案信息遺失或者泄露等不良現(xiàn)象產(chǎn)生的機(jī)率。所以，要想解決這個問題，在信息化背景下，檔案管理工作人員需要積極運(yùn)用相關(guān)信息科學(xué)技術(shù)對檔案資料采用電子形式保管，以此確保檔案信息的完整程度。接著設(shè)定防火墻，降低檔案信息被病毒侵害的機(jī)率。總而言之，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備強(qiáng)烈的安全責(zé)任意識，科學(xué)且合理運(yùn)用信息化技術(shù)對檔案信息加密處置。如此，才可以確保檔案信息不會出現(xiàn)泄漏或者遺失的情況。

3.2 建立現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展觀念

在信息化條件下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要增強(qiáng)檔案信息管理，就需要切實落實好檔案管理信息化構(gòu)建工作任務(wù)。檔案管理工作人員是管理行為的發(fā)起人，必須要將檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展管理樹立的基礎(chǔ)之上，想出新的思路和方法，如此，就可以推進(jìn)簡易手工管理模式往數(shù)字化和電子化方向發(fā)展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員持續(xù)吸收新的方法與技術(shù)，給檔案管理信息構(gòu)建提供條件，從而盡快實現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)。

3.3 構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

檔案信息通過數(shù)字化模式的管理，可以提升管理的有效性。這個時候機(jī)關(guān)事業(yè)單位在信息科學(xué)技術(shù)的幫助下，可以落實好檔案數(shù)據(jù)構(gòu)建工作。構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。讓網(wǎng)頁管理模式始終深入到管理工作過程中，健全網(wǎng)站管理模式的運(yùn)用，優(yōu)化檔案管理進(jìn)度。管理工作人員需要做好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用和設(shè)備修理等方面的工作，就是對檔案管理信息化構(gòu)建的響應(yīng)。此刻的檔案資料就可以提升使用率，從而推進(jìn)管理工作效率的有效提升。

3.4 增加各種檔案信息化設(shè)施

檔案管理工作是一項制度化且系統(tǒng)化的工作，檔案信息的采集，檔案資料的保管等利用環(huán)節(jié)都是相同的地位，各環(huán)節(jié)之間緊密連接，不能被替代。所以，在信息化條件下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作所需設(shè)施需要合理配置，且各種功能需要達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，在有關(guān)設(shè)施輔助下合理存放與保管檔案資料。比如說網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件設(shè)施購買、安裝軟件設(shè)施，提升了檔案管理人員后續(xù)對檔案信息的查詢效率。與此同時，可以提升對緊急事件的處理效率和有效性。總而言之，進(jìn)行投資并增加對檔案信息化設(shè)施的管理力度，均有益于檔案數(shù)據(jù)庫和媒體數(shù)據(jù)構(gòu)建工作的進(jìn)行。這個時候的電子檔案信息被分批錄入和管理。在有關(guān)設(shè)施的幫助下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息可以被有效使用。

4 結(jié)語

伴隨著中國信息科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理需要實現(xiàn)創(chuàng)新和改革。雖然當(dāng)今中國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理面臨著一些亟待解決的問題?？墒牵灰獙n案管理工作人員的技能和素質(zhì)提升了，將高端信息技術(shù)引進(jìn)，與以往的檔案管理優(yōu)點相融合，在實踐的過程中，進(jìn)行整理和歸納，制定出檔案管理制度。就能達(dá)到檔案信息化構(gòu)建的最終目標(biāo)，讓事業(yè)單位檔案管理工作完成進(jìn)一步發(fā)展的目標(biāo)。

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