論如何加強人事檔案管理工作

羅德春

摘 要：人事檔案是人才信息的重要載體，也是對人才考核的主要的依據，在經濟的快速的發(fā)展之下，我國的人才流動是比較頻繁，從而對人事檔案的管理工作也變得困難起來，對人事檔案的管理的要求也變得更高。所以，對人事檔案工作的管理要提高專業(yè)性，形成系統的科學方法，加強信息的管理，使得人事檔案信息質量以及真實度提高，檔案管理人員要提高自己的專業(yè)水平，培養(yǎng)自己的綜合素質，使得人事檔案資源發(fā)揮自己的作用，有效的對社會資源進行配置。

關鍵詞：人事檔案；管理工作；提高

人事檔案是對個人的經歷以及社會實踐材料記錄的載體，是對人才的應用提供人才信息的依據，對人事檔案進行考察更加有利于迅速的了解人才信息的情況，在市場經濟的推動之下，人才流動頻繁，使得人事檔案的專業(yè)性與復雜性的特點更加的突出，對人事檔案的管理要適應經濟的發(fā)展就要對人事檔案加強管理，解決人事檔案的管理中的各種問題，更好的進行對人才資源的配置。

1 人事檔案的主要內容

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策，培養(yǎng)和選拔以及任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、思想品德、工作表現等等內容的材料，并且有著具體規(guī)定和管理方法，人事檔案可以進行對人才更好的選拔，對數據的對比能夠快速找到符合崗位的人才，也是對人才綜合評價的標桿，所以要重視人事檔案管理，使得更好的對人才進行選拔。

2 人事檔案管理存在的主要的問題

（一）管理人員對檔案管理不夠重視

在進行人事檔案管理的過程當中管理人員不夠重視，對人事檔案的重要性認識不高，在對檔案進行管理時，只認為檔案管理是對人事檔案的裁剪、裝訂，保管的事務工作，管理工作人員認為主要是不丟失檔案就可以了，使得檔案管理工作的重要性認識越來越低，使得人事檔案在平時的工作當中沒有什么工作可做，應用時需要就加班處理，導致人事檔案的信息整理的不夠準確，從而影響檔案信息的質量。

（二）管理制度不夠完善

在檔案的管理工作中，由于不重視檔案管理導致制度不夠健全，部門沒有將管理人員的職責和崗位責任落實，在對檔案管理時通常會有借閱檔案的情況，這時管理人員沒有對借閱的檔案做好登記，使得檔案的借閱人員對檔案不夠重視，導致檔案的丟失和損壞的情況時有發(fā)生，這都是責任制度不夠明確導致的。還缺乏系統制度，對檔案的管理存放不夠科學，當獲得人事檔案的資料時沒有進行科學的編排，在進行尋找檔案時會導致效率低下。還沒有完善的規(guī)章制度，這樣使得檔案沒有具體的管理要求，缺乏規(guī)范化的管理，導致檔案管理混亂。

（三）檔案管理的硬件設施不夠完善

對人事檔案進行管理時要有專門的檔案保管室，同時要符合安全保管的要求。但是在實際的工作當中，檔案的管理室通常應用的就是普通的辦公室，甚至還安排到頂樓或者是地下室，在這樣的情況當中會使得檔案受潮，甚至影響檔案的字跡，同時在安全上做的也不夠到位，檔案管理室的門窗都是普通的門窗，檔案柜也不具有較高的防盜的功能，使得檔案的管理和真正的要求差距很大。

（四）人事檔案管理工作人員素質不高

人事檔案的管理人員思想觀念不夠超前，對檔案的管理還是應用傳統的方法進行管理，對人事檔案管理的新情況不是非常的了解，沒有對人事檔案的管理工作進行分析，工作管理人員的業(yè)務水平較低，對人事檔案的專業(yè)管理知識不夠了解，同時對工作人員的業(yè)務知識沒有進行經常性培訓，在實際的工作中會導致出現問題的情況較多，同時出現的問題不能夠很好的進行解決，工作管理人員還沒有愛崗敬業(yè)精神，對于干人事檔案管理工作來說，要有無私奉獻的精神，但是在實際的工作當中檔案管理工作人員更換的比較頻繁，大部分處于兼職狀態(tài)，同時檔案管理人員的薪資待遇以及福利不高，導致檔案管理人員缺乏積極性。

（五）人事檔案信息內容不夠完善

人事檔案在進行填寫的過程當中內容不是很真實，在我國的人事檔案中檔案的資料通常都是自己進行填寫的，組織對人事檔案缺乏審查，使得一些檔案的信息不是很準確，在檔案的信息當中會出現年齡與實際不符，通常小于實際年齡的情況，在學歷的填寫上虛報學歷的情況時有出現，使得信息的真實性缺失，導致考察人員的工作難度也加大了，導致審查的信息不夠準確，檔案的信息管理不夠規(guī)范，有些需要的信息檔案不是很全面，無關緊要的信息也會出現在檔案里，導致檔案的體積增大，需要更大的管理室進行管理，加大檔案管理的成本。

（六）人事檔案服務水平以及質量不高

對人事檔案進行專職管理的人員較少，使得人事檔案的錄入信息不夠及時，使得人事檔案信息內容會少于真實的內容，人事檔案在服務范圍上也不是很廣泛，通常只是對政工部門和人事勞動部門服務，服務的途徑不是非常的廣泛，隨著科技的發(fā)展計算機技術應用到了人事檔案的管理當中，使得檔案的管理可以使用計算機進行錄入，但是錄入的信息不夠全面和準確，所以對人才進行評價以及進行挑選時只能夠應用紙質的人事檔案進行查詢和評價。使得工作的效率極大的降低了。

3 加強對人事檔案的管理的辦法

（一）提高管理人員素質增加管理人員數量

對檔案的管理也是要擁有一定的專業(yè)知識水平的，管理人員要具備多元化的知識，如今科技的迅速發(fā)展需要管理人員具有現代化的知識，了解計算機技術，同時還要擁有學習的心態(tài)，因為現在管理方法更新較快，要想使人事檔案資源合理的應用就要與時俱進，跟上時代的步伐。還要加強管理人員的數量，要想管理好檔案工作就要對管理人員的數量進行增加，因為檔案的信息錄入工作量很大，需要更多的管理人員。

（二）建立完善的規(guī)章制度

要對人事檔案要規(guī)范化管理就要建立完善的規(guī)章制度，明確人事檔案工作目標，加強對檔案的信息收集、審核、整理等都要有明確的規(guī)定。檔案的接收、保管、查閱要有制度規(guī)定做好登記工作，同時還要制定明確的考核制度，對管理人員的工作進行考核，對管理人員的工作進行評估，使得管理人員的能力提高，使得檔案信息的利用價值更高。

（三）與時俱進利用現代化的科技手段

如今，科技的發(fā)展迅速，所以要提高檔案管理的科技水平就要與科技進行結合，學習先進的的技術，開發(fā)新型的管理方法，同時為了保證檔案的有效性，還要聽取基層單位一線人員的管理意見，對檔案的不足之處進行完善，還要應用科技技術建立查詢系統，對一些重要的檔案信息要設立權限，使得部分的檔案進行公開促進檔案信息的使用。使得檔案信息的工作量減輕，更能提高服務的水平，使得人事檔案資料有效的配置合理的利用。

4 結束語

總而言之，人事檔案的管理是我國選拔人才的關鍵，能夠迅速的了解人才信息，隨著市場經濟的快速的發(fā)展，人事檔案的管理必須要加強管理，由傳統的管理向現代的管理方法轉變，提高管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務水平，并且提高管理人員的綜合素質，建立完善的規(guī)章制度，對檔案的信息的收集、整理、審核工作要重視，制定嚴格的考核制度。還要應用現代的科技技術對檔案進行管理，對檔案的信息要錄入計算機系統并且建立查詢系統，讓人力檔案資源共享，使得資源有效的利用，更好的使人力資源有效的配置，我國還要完善檔案的法律法規(guī)，使得人事檔案的管理更加的規(guī)范化，要學習國際先進的管理經驗，提高我國人事檔案管理水平，從而更好的促進我國人事檔案工作的進步和發(fā)展，更好的為國家服務。

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