電子信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

石萍萍

摘 要：企業(yè)檔案管理作為其中的一個(gè)功能模塊，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生了本質(zhì)的變化。人們要積極應(yīng)對(duì)信息化，探索和建立基于信息化的檔案管理新理念、新模式和新方法，做好電子信息技術(shù)中企業(yè)檔案管理工作

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

電子信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了企業(yè)管理的方方面面，成規(guī)模的所有企業(yè)都具有自己的信息化管理平臺(tái)，并隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，不斷升級(jí)、更新?lián)Q代。企業(yè)檔案管理作為其中的一個(gè)功能模塊，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生了本質(zhì)的變化。人們要積極應(yīng)對(duì)信息化，探索和建立基于信息化的檔案管理新理念、新模式和新方法。

1 企業(yè)信息集成系統(tǒng)下的檔案工作

首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢(xún)和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開(kāi)發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬(wàn)份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。

其次是企業(yè)檔案的分類(lèi)變化。舊有的企業(yè)關(guān)于文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類(lèi)方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類(lèi)目。各企業(yè)檔案信息的分類(lèi)不盡相同，但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中企業(yè)的檔案分類(lèi)更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面狀況，分類(lèi)也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開(kāi)箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收做為對(duì)其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和接收就顯得有些滯后了。參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請(qǐng)企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)過(guò)程中，要求計(jì)算機(jī)詳細(xì)記錄設(shè)計(jì)、加工過(guò)程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息，要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專(zhuān)業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專(zhuān)門(mén)的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。此時(shí)企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過(guò)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫(kù)房”。

為企業(yè)活動(dòng)提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變。掌握一般的計(jì)算機(jī)操作只是對(duì)企業(yè)檔案工作者的初級(jí)要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時(shí)掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開(kāi)發(fā)過(guò)程。一切以企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)為中心，找準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切入點(diǎn)。做到把正確的信息，在正確的時(shí)間，以正確的方式，傳遞給正確的對(duì)象。要達(dá)到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者；檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫(kù)房就可包容的。

2 電子商務(wù)活動(dòng)中的檔案工作

何為“電子商務(wù)”呢？電子商務(wù)即通過(guò)電子手段完成整個(gè)商品貿(mào)易活動(dòng)的過(guò)程。也就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)從原材料的查詢(xún)、采購(gòu)、產(chǎn)品的展示、定購(gòu)，到出品儲(chǔ)運(yùn)以及電子支付等一系列貿(mào)易活動(dòng)。電子商務(wù)強(qiáng)調(diào)的是在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)環(huán)境下，把買(mǎi)家、賣(mài)家、廠商和合作伙伴在因特網(wǎng)（Intemet）、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、和企業(yè)外部網(wǎng)結(jié)合起來(lái)的應(yīng)用。電子商務(wù)的核心內(nèi)容是信息的互相溝通和交流。

伴隨著企業(yè)電子商務(wù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理也伴隨著企業(yè)信息資源的交流和互換進(jìn)入到社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。企業(yè)檔案工作者對(duì)電子檔案的來(lái)源與形成的關(guān)注由原來(lái)的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)而擴(kuò)展到地區(qū)、國(guó)內(nèi)及至國(guó)際范圍內(nèi)的整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。在這一新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容。

3 做好電子信息技術(shù)中企業(yè)檔案管理工作

1、在思想上充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的重要意義

檔案信息資源是全球、國(guó)家、區(qū)域信息的一個(gè)重要組成部分。在當(dāng)今信息公開(kāi)程度越來(lái)越高的形勢(shì)下，檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大。在這個(gè)信息時(shí)代，只有當(dāng)檔案信息資源在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來(lái)。因此，我們要按照有關(guān)規(guī)定千方百計(jì)將呆滯在庫(kù)房中的檔案歷史信息變成現(xiàn)實(shí)有用信息。

2、作好統(tǒng)籌規(guī)劃。

將大量的檔案電子信息技術(shù)化，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類(lèi)型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括掃描儀等硬件的購(gòu)置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化要經(jīng)過(guò)一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程，硬件的購(gòu)置不可能一步到位，也不需要一步到位，應(yīng)從實(shí)際和長(zhǎng)遠(yuǎn)打算，保證掃描儀等硬件設(shè)施的配套，使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。檔案數(shù)字化實(shí)施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點(diǎn)，分步進(jìn)行”的原則，對(duì)館藏重點(diǎn)和利用率高的檔案先行數(shù)字化，早日滿(mǎn)足大多數(shù)利用者的需求。

3、檔案數(shù)字化必須有所選擇

針對(duì)館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。我們應(yīng)該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些不需要數(shù)字化以及哪些優(yōu)先數(shù)字化。在實(shí)際工作當(dāng)中，采用的原則是“珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，力爭(zhēng)做到數(shù)字化的檔案信息應(yīng)該是高價(jià)值、高利用率、有序、標(biāo)準(zhǔn)、有特色的信息資源。

4、做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置

掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應(yīng)的掃描時(shí)間和存儲(chǔ)空間就要增加；分辨率參數(shù)選得低，掃描文件的質(zhì)量就要降低。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。

5、做好檔案數(shù)字化的全程控制

在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：

（1）數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對(duì)折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。

（2）數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當(dāng)，既沒(méi)丟失信息，又無(wú)增加信息，無(wú)錯(cuò)掃、漏掃，對(duì)文件圖像質(zhì)量有問(wèn)題的應(yīng)重新掃描；采集錄入數(shù)據(jù)要豐富、準(zhǔn)確。

（3）數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過(guò)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與已掃描的檔案掃描圖像文件進(jìn)行聯(lián)接，形成一一對(duì)應(yīng)。

總之，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用電子信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案電子信息技術(shù)化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。