電子信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用研究

石萍萍

摘 要：企業(yè)檔案管理作為其中的一個功能模塊，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動規(guī)律上發(fā)生了本質(zhì)的變化。人們要積極應對信息化，探索和建立基于信息化的檔案管理新理念、新模式和新方法，做好電子信息技術(shù)中企業(yè)檔案管理工作

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設；機遇；挑戰(zhàn)

電子信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了企業(yè)管理的方方面面，成規(guī)模的所有企業(yè)都具有自己的信息化管理平臺，并隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，不斷升級、更新?lián)Q代。企業(yè)檔案管理作為其中的一個功能模塊，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動規(guī)律上發(fā)生了本質(zhì)的變化。人們要積極應對信息化，探索和建立基于信息化的檔案管理新理念、新模式和新方法。

1 企業(yè)信息集成系統(tǒng)下的檔案工作

首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實現(xiàn)計算機全程管理后，適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產(chǎn)品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

其次是企業(yè)檔案的分類變化。舊有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。

此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術(shù)改造竣工驗收做為對其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導和接收就顯得有些滯后了。參照國家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。

為企業(yè)活動提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變。掌握一般的計算機操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開發(fā)過程。一切以企業(yè)生產(chǎn)建設為中心，找準檔案工作為企業(yè)服務的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者；檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。

2 電子商務活動中的檔案工作

何為“電子商務”呢？電子商務即通過電子手段完成整個商品貿(mào)易活動的過程。也就是通過網(wǎng)絡來實現(xiàn)從原材料的查詢、采購、產(chǎn)品的展示、定購，到出品儲運以及電子支付等一系列貿(mào)易活動。電子商務強調(diào)的是在網(wǎng)絡計算機環(huán)境下，把買家、賣家、廠商和合作伙伴在因特網(wǎng)（Intemet）、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、和企業(yè)外部網(wǎng)結(jié)合起來的應用。電子商務的核心內(nèi)容是信息的互相溝通和交流。

伴隨著企業(yè)電子商務時代的到來，企業(yè)檔案管理也伴隨著企業(yè)信息資源的交流和互換進入到社會信息網(wǎng)絡的新天地。企業(yè)檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關(guān)注由原來的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)而擴展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個網(wǎng)絡。在這一新的網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求，擴大服務內(nèi)容。

3 做好電子信息技術(shù)中企業(yè)檔案管理工作

1、在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義

檔案信息資源是全球、國家、區(qū)域信息的一個重要組成部分。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當檔案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設中發(fā)揮重要作用時，檔案和檔案工作的意義和價值才能充分地全面地展現(xiàn)出來。因此，我們要按照有關(guān)規(guī)定千方百計將呆滯在庫房中的檔案歷史信息變成現(xiàn)實有用信息。

2、作好統(tǒng)籌規(guī)劃。

將大量的檔案電子信息技術(shù)化，是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學規(guī)劃，包括掃描儀等硬件的購置計劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化要經(jīng)過一個較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，應從實際和長遠打算，保證掃描儀等硬件設施的配套，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。檔案數(shù)字化實施處理規(guī)劃應貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對館藏重點和利用率高的檔案先行數(shù)字化，早日滿足大多數(shù)利用者的需求。

3、檔案數(shù)字化必須有所選擇

針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。我們應該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應該數(shù)字化、哪些不需要數(shù)字化以及哪些優(yōu)先數(shù)字化。在實際工作當中，采用的原則是“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，力爭做到數(shù)字化的檔案信息應該是高價值、高利用率、有序、標準、有特色的信息資源。

4、做好數(shù)字化時掃描參數(shù)的優(yōu)化設置

掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應的掃描時間和存儲空間就要增加；分辨率參數(shù)選得低，掃描文件的質(zhì)量就要降低。我們在選擇分辨率時應根據(jù)實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。

5、做好檔案數(shù)字化的全程控制

在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應包括以下幾方面內(nèi)容：

（1）數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質(zhì)量的原件應預先修整。

（2）數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當，既沒丟失信息，又無增加信息，無錯掃、漏掃，對文件圖像質(zhì)量有問題的應重新掃描；采集錄入數(shù)據(jù)要豐富、準確。

（3）數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過機讀目錄數(shù)據(jù)庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進行聯(lián)接，形成一一對應。

總之，在檔案管理活動中全面應用電子信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案電子信息技術(shù)化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。