企業(yè)檔案信息化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

郭巧云

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要基礎(chǔ)性內(nèi)容，檔案管理質(zhì)量對(duì)于企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步有著重要作用。實(shí)現(xiàn)信息化管理是當(dāng)前管理工作的重要方向，有助于管理效率管理質(zhì)量的提升。本文簡(jiǎn)要地就當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并在這基礎(chǔ)上就實(shí)現(xiàn)信息化管理優(yōu)化的相關(guān)對(duì)策進(jìn)行探討，以期為各個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的不斷優(yōu)化提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案信息化管理；問(wèn)題；相關(guān)對(duì)策

檔案是企業(yè)重要的信息資源內(nèi)容，檔案管理工作對(duì)于保證檔案的憑證價(jià)值具有十分重要的作用，是就企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)、科研活動(dòng)以及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等進(jìn)行全面記錄的資料庫(kù)，也屬于企業(yè)的重要資產(chǎn)內(nèi)容之一。檔案信息化管理是當(dāng)前重要的科學(xué)管理方式，該管理模式在實(shí)際運(yùn)用中能有效的避免商業(yè)機(jī)密泄露，實(shí)現(xiàn)管理工作效率的提升。

1 當(dāng)前檔案信息化管理工作開(kāi)展中面臨的困境

1.1 網(wǎng)絡(luò)安全質(zhì)量難以得到保證

現(xiàn)代信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都在不斷的發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)利用范圍擴(kuò)大的同時(shí)也缺乏防護(hù)措施。網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放狀態(tài)的存在直接造成了網(wǎng)絡(luò)安全就難以保障，在利用該技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理時(shí)容易發(fā)生漏洞，存在較大的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。其次，由于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)分布較廣，網(wǎng)絡(luò)資源共享性較高，導(dǎo)致存在網(wǎng)絡(luò)中的企業(yè)檔案信息容易被竊取或篡改。

1.2 檔案資源的實(shí)際利用率有待提升

就當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，相關(guān)管理人員還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)管理觀念的轉(zhuǎn)變，難以適應(yīng)當(dāng)前的企業(yè)管理需求。在管理工作中難以就檔案的開(kāi)放性和機(jī)密性進(jìn)行正確處理，難以實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的保證。同時(shí)，由于當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案管理的資金投入較少，缺乏相關(guān)的配套設(shè)施的建立，企業(yè)檔案的利用率有待提升，對(duì)管理系統(tǒng)的發(fā)展也造成限制。

1.3 缺乏完善的信息化建設(shè)制度的制定

檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)有著重要的聯(lián)系，存在相互依存與發(fā)展的關(guān)系。但是就當(dāng)前的企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)工作來(lái)說(shuō)，其較為孤立，導(dǎo)致該系統(tǒng)難以集成于企業(yè)信息化管理中，難以實(shí)現(xiàn)發(fā)展。另外，管理人員沒(méi)有建設(shè)和其他子系統(tǒng)的相互接口與交互關(guān)系，以至于系統(tǒng)拓展難以實(shí)現(xiàn)。

1.4 當(dāng)前參與管理工作的相關(guān)人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)的重要執(zhí)行人，所以，建立專業(yè)的管理人才隊(duì)伍是十分重要的。但是就當(dāng)前的管理工作而言，管理人才水平與當(dāng)前的信息化建設(shè)要求存在著差距。其主要表現(xiàn)在以下幾方面，首先，當(dāng)前的管理工作者大多并非管理專業(yè)，所以管理技術(shù)不足，管理創(chuàng)新能力也有待提升。其次，企業(yè)忽略了管理人才培養(yǎng)的重要性，缺乏專門的資金投入。最后，當(dāng)前的檔案管理素質(zhì)水平較低，存在著人才供需的矛盾。

2 檔案信息化管理工作不斷優(yōu)化的相關(guān)對(duì)策

2.1 完善相關(guān)管理工作的安全保障系統(tǒng)

信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用推廣為管理工作質(zhì)量提升提供了保障，但同時(shí)也造成了檔案管理安全性的降低。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極根據(jù)自身情況進(jìn)行分析，并在這基礎(chǔ)上完善檔案信息化安全保障體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全性的提升。其次，為避免檔案丟失或遭到破壞，管理人員應(yīng)當(dāng)積極在管理系統(tǒng)中進(jìn)行防火墻與殺毒軟件的安裝。同時(shí)，管理人員還應(yīng)當(dāng)就檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)定與劃分，保證檔案系統(tǒng)的安全性。除此之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注重對(duì)相關(guān)管理人員的管理技能與管理意識(shí)的培訓(xùn)，只有這樣才能進(jìn)一步提升信息化管理工作的質(zhì)量?jī)?yōu)化。

2.2 實(shí)現(xiàn)當(dāng)前管理工作實(shí)際效率的不斷優(yōu)化

為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作效率的提升，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變管理觀念，切實(shí)提升檔案信息管理水平與質(zhì)量。首先，為實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立優(yōu)化。其次，相關(guān)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)就當(dāng)前信息建設(shè)中的問(wèn)題進(jìn)行分析，積極從其他企業(yè)進(jìn)行管理優(yōu)化措施的引進(jìn)與學(xué)習(xí)，同時(shí)在進(jìn)行檔案編排時(shí)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。這樣有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理和與其自身的企業(yè)管理相互匹配，更有利于企業(yè)對(duì)檔案信息的充分利用，提高信息化管理的整體工作效率。

2.3 明確該管理工作信息化發(fā)展的必要性，提高重視程度

檔案管理對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是十分重要的管理內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)信息化管理，優(yōu)化對(duì)于保證檔案管理的不斷精細(xì)化發(fā)展以及高效利用有著重要意義。所以，各個(gè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確檔案信息化管理工作的重要性，并提高對(duì)該管理工作的重視程度。尤其是個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層更應(yīng)當(dāng)做好帶頭作用，不斷加強(qiáng)對(duì)管理信息化發(fā)展的人才投入以及資金成本的投入，制定全面的檔案管理計(jì)劃。并就當(dāng)前的管理技術(shù)以及相關(guān)管理知識(shí)進(jìn)行積極地學(xué)習(xí)與引進(jìn)，完善信息管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)工作長(zhǎng)效機(jī)制的建立。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員的檔案管理意識(shí)的教育，以及對(duì)檔案管理信息化發(fā)展意識(shí)與能力進(jìn)行培養(yǎng)。

2.4 加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理工作者的培訓(xùn)與教育

只有切實(shí)提高檔案信息管理人才的管理技術(shù)，才能確保檔案信息管理工作質(zhì)量的不斷優(yōu)化。所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重檔案信息管理人才的培養(yǎng)，這主要通過(guò)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)教育工作的開(kāi)展來(lái)實(shí)現(xiàn)。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展講座等活動(dòng)，就管理人員的管理技術(shù)以及管理方法進(jìn)行專門的培養(yǎng)。其次，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)從人員招聘環(huán)節(jié)開(kāi)始，就管理人員的水平進(jìn)行嚴(yán)格要求，積極引進(jìn)高素質(zhì)人才參與工作。此外，針對(duì)當(dāng)前管理人才老齡化現(xiàn)象，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)人員編制的年輕化發(fā)展，切實(shí)提高相關(guān)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。并以提高工資待遇以及建立工作獎(jiǎng)懲制度的方式來(lái)就工作人員的行為進(jìn)行限制。

3 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案信息化管理是當(dāng)前檔案管理的重要發(fā)展和研究方向，本身較為復(fù)雜，且管理要求較高。所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確信息化管理發(fā)展的重要性，并就當(dāng)前檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并在這基礎(chǔ)上就實(shí)現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題解決的具體措施進(jìn)行探討。只有這樣，才能不斷提高企業(yè)檔案管理中的信息化程度，提高檔案管理質(zhì)量。

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