基于移動(dòng)終端的智能化檔案管理

張曉波

摘 要：物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得移動(dòng)終端的應(yīng)用變得越來越普及，給各行各業(yè)帶來了極大的便利和變革。本文就是基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，運(yùn)用移動(dòng)終端開展檔案管理和檔案利用的典型案例。文中提出了利用移動(dòng)終端，開展檔案著錄、整理、庫房管理、檔案利用等工作的思路，并分析了移動(dòng)終端運(yùn)用于檔案優(yōu)勢(shì)和風(fēng)險(xiǎn)，具有一定的指導(dǎo)實(shí)踐的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)；移動(dòng)終端；檔案管理；檔案利用

近些年，隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，很多關(guān)鍵技術(shù)獲得重大突破，各種移動(dòng)終端越來越多的應(yīng)用于實(shí)際生產(chǎn)和生活。檔案工作作為一項(xiàng)傳統(tǒng)工作，也可以通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用各種移動(dòng)終端進(jìn)行改良，使檔案管理和檔案利用變得更加智能化和便捷化。

1 物聯(lián)網(wǎng)的概念及發(fā)展

1.物聯(lián)網(wǎng)。物聯(lián)網(wǎng)是在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)之上，利用射頻標(biāo)簽（RFID）、二維碼、無線數(shù)據(jù)通信、計(jì)算機(jī)等技術(shù)，構(gòu)造的一個(gè)覆蓋萬事萬物的實(shí)物互聯(lián)網(wǎng)。物聯(lián)網(wǎng)具備三個(gè)基礎(chǔ)的特征：一是全面感知，即利用RFID、傳感器、二維碼等隨時(shí)隨地獲取物體的信息；二是可靠傳遞，通過各種電信網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)的融合，將物理的信息實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞出去；三是智能處理，利用云計(jì)算、模糊識(shí)別等各種智能計(jì)算技術(shù)，對(duì)感知的海量數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分析和處理，對(duì)事物進(jìn)行智能化管理和控制。

2.移動(dòng)終端。移動(dòng)終端是指可以在移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)中使用的計(jì)算機(jī)設(shè)備。廣義的講包括手機(jī)、筆記本、POS機(jī)甚至包括車載電腦，但是大部分情況下是指手機(jī)或者具有多種應(yīng)用功能的智能手機(jī)、平板電腦等?，F(xiàn)代的移動(dòng)終端已經(jīng)擁有極為強(qiáng)大的處理能力，是一個(gè)完整的超小型計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可以完成復(fù)雜的處理任務(wù)。移動(dòng)終端也擁有非常豐富的通信方式，可以通過無線運(yùn)營(yíng)網(wǎng)絡(luò)通訊，也可以通過無線局域網(wǎng)，藍(lán)牙和紅外進(jìn)行通信。

2 移動(dòng)終端在檔案管理中的應(yīng)用

1.檔案著錄。著錄是檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。在核電文檔管理中，由于業(yè)務(wù)流程較長(zhǎng)，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)經(jīng)常需要自主進(jìn)行文檔管理，開展數(shù)據(jù)錄入工作。在使用了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)后，文件從設(shè)計(jì)單位生成時(shí)，就生成了包含文件元數(shù)據(jù)的二維碼，后續(xù)各個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)使用時(shí)，只要使用手持識(shí)別終端對(duì)二維碼進(jìn)行掃描，就可以得到完整的數(shù)據(jù)。手持識(shí)別終端可以對(duì)文件進(jìn)行批量掃描，數(shù)據(jù)可以生成各種報(bào)表，也可以使用客戶端工具導(dǎo)入文檔管理系統(tǒng)。這種方式具有快捷、靈活等特點(diǎn)，極大的減輕了各環(huán)節(jié)元數(shù)據(jù)處理的業(yè)務(wù)量，也避免了人為失誤導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象。

2.智能組卷和排架。傳統(tǒng)的檔案組卷主要依靠檔案工作人員進(jìn)行檔案的整理、錄入、裝訂、編制案卷目錄及制作案卷標(biāo)簽等工作。在使用了二維碼技術(shù)后，由于文件本身加載了二維碼，在進(jìn)行組卷時(shí)，首先使用手持識(shí)別終端對(duì)案卷號(hào)進(jìn)行掃描，然后對(duì)該卷內(nèi)文件逐份進(jìn)行二維碼掃描，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)掃描到的案卷和文件信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，自動(dòng)生成案卷。手持終端掃描時(shí)，案卷與文件關(guān)系既可以是1：N，也可以是N：N，即可以同時(shí)對(duì)多個(gè)案卷進(jìn)行操作，效率大大提升。手持識(shí)別終端掃描到的關(guān)聯(lián)信息，可以直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，也可以自動(dòng)生成卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)簽等，直接輸出到打印機(jī)打印。

在開展檔案排架時(shí)，首先對(duì)檔案架進(jìn)行分區(qū)。以標(biāo)準(zhǔn)密集架為例，分為架、列、排三級(jí)，形成“第X架第X列第X排”的附帶二維碼的標(biāo)簽信息。在檔案上架時(shí)，先使用手持移動(dòng)終端對(duì)架號(hào)進(jìn)行掃描，然后對(duì)架上的每一個(gè)案卷標(biāo)簽進(jìn)行掃描，即可建立檔案案卷與存儲(chǔ)位置的關(guān)聯(lián)關(guān)系，標(biāo)識(shí)每一個(gè)案卷的存放位置。

通過組卷及上架兩個(gè)操作，形成了“檔案+案卷+檔案架”三級(jí)樹狀目錄，可以精確地標(biāo)識(shí)每一份檔案的存儲(chǔ)位置?；谠摷夹g(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案庫房的無序化管理，即檔案上架時(shí)可以不必嚴(yán)格按照序列號(hào)進(jìn)行順序排列。案卷出庫時(shí)，只要掃描案卷和檔案架二維碼，即可解除兩者的關(guān)聯(lián)，案卷入庫時(shí)，隨便找空位放置，再掃描案卷及檔案架二維碼，即可建立新的關(guān)聯(lián)。該數(shù)據(jù)自動(dòng)同步到檔案系統(tǒng)，即可改變?cè)摪妇砑熬韮?nèi)檔案的存放位置信息。

3.可視化查詢。在開展檔案智能組卷與排架的基礎(chǔ)上，采用三維模擬技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案可視化查詢。具體思路是，將整個(gè)檔案庫房制作成三維模擬圖形，將已上架檔案的“存放位置”信息嵌入模型，在進(jìn)行檔案查詢時(shí)，點(diǎn)擊“存放位置”按鈕，即可自動(dòng)調(diào)取三維模擬圖形，自動(dòng)標(biāo)識(shí)檔案在庫房的存放位置，方便庫房管理人員存取檔案。

在實(shí)現(xiàn)三維查詢的基礎(chǔ)上，可以對(duì)檔案庫房進(jìn)行硬件改造，在每個(gè)檔案架、排上安裝LED顯示燈，通過三維模擬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行控制，當(dāng)用戶查詢某個(gè)檔案或者案卷時(shí)，點(diǎn)擊“存放位置”，自動(dòng)調(diào)取三維模擬圖形，同時(shí)相應(yīng)實(shí)體存放架、排的LED燈開始閃爍，庫房管理人員可以更加直觀的看到檔案的存放位置，可以進(jìn)行更加快捷的存取。

4.檔案移動(dòng)利用。檔案移動(dòng)利用，主要是指依靠移動(dòng)顯示終端進(jìn)行檔案查詢、利用。終端工具，可以是平板電腦、智能手機(jī)等工具。檔案移動(dòng)利用，主要是開發(fā)基于移動(dòng)平臺(tái)ISO/ANDRIOD的檔案利用平臺(tái)，使用戶可以通過移動(dòng)終端訪問檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案查詢和利用，主要功能檔案搜索、二維碼掃描搜索、在線閱覽、輸出打印、發(fā)送投影儀顯示等。

利用場(chǎng)景一：會(huì)議期間需要某份文檔，可以直接使用智能手機(jī)連接檔案管理系統(tǒng)，搜索需要的文檔，直接發(fā)送到投影儀或者打印機(jī)現(xiàn)場(chǎng)利用。

利用場(chǎng)景二：核電現(xiàn)場(chǎng)需要開展某個(gè)設(shè)備維修工作，需要查詢?cè)撛O(shè)備相關(guān)圖紙，只需要使用移動(dòng)終端掃描該設(shè)備的二維碼標(biāo)簽。該標(biāo)簽集成了設(shè)備的型號(hào)、參數(shù)、廠家等基本信息及與該設(shè)備相關(guān)的所有設(shè)計(jì)、制造、安裝和調(diào)試文件鏈接，掃描二維碼時(shí)即可自動(dòng)調(diào)用相關(guān)文件，根據(jù)用戶選擇在終端進(jìn)行顯示，實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)備查詢和使用。

5.檔案庫房監(jiān)控。檔案庫房溫濕度監(jiān)控、防火監(jiān)控等是一項(xiàng)非常重要的日常工作。移動(dòng)檔案管理平臺(tái)集成了庫房監(jiān)控功能，可以把空濕度監(jiān)控設(shè)備和防火監(jiān)控設(shè)備的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)上傳系統(tǒng)，庫房管理人員可以通過移動(dòng)終端，實(shí)時(shí)查看到各項(xiàng)監(jiān)控指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫房的遠(yuǎn)程監(jiān)控。

3 移動(dòng)終端的優(yōu)勢(shì)

1.數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性。在檔案處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，利用移動(dòng)識(shí)別終端，通過掃描二維碼的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和處理，一方面可以極大的降低檔案業(yè)務(wù)人員的工作量，另一方面可以確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的有效傳遞和共享。

2.檔案利用的便捷性。傳統(tǒng)的檔案利用，必須在檔案閱覽室或者檔案庫房進(jìn)行查詢。利用移動(dòng)終端，用戶利用不在受限于時(shí)間和空間的限制，在任何地點(diǎn)，任何時(shí)段都可以訪問檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地隨手利用，具有極大的便捷性。

3.檔案管理的智能性?；谝苿?dòng)終端工具的檔案管理平臺(tái)，具有一定的智能性。在檔案著錄環(huán)節(jié)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速識(shí)別和共享；在組卷環(huán)節(jié)，可以通過掃描二維碼快速建立案卷，并且自動(dòng)數(shù)據(jù)卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)簽等；在上架環(huán)節(jié)，可以實(shí)現(xiàn)無序化管理，避免了倒架等操作，降低了庫房的工作強(qiáng)度；在檔案利用方面，可以繼承多種利用方式和手段，為客戶提供更加智能的服務(wù)。

4 面臨的挑戰(zhàn)

1.通信安全。移動(dòng)終端的便捷性，建立在移動(dòng)通信的基礎(chǔ)之上，而使用移動(dòng)通信，必然面臨著通信安全問題。為了解決安全問題，必須堅(jiān)持兩個(gè)原則，一是系統(tǒng)開發(fā)時(shí)必須考慮到通信安全，采取加密傳輸?shù)姆绞?，確保數(shù)據(jù)的安全。二是必須嚴(yán)格遵守檔案保密的法律法規(guī)，國(guó)密檔案不得上網(wǎng)，從根源上解決失泄密問題。

2.設(shè)備安全。傳統(tǒng)的檔案利用，基于對(duì)用戶身份的識(shí)別來實(shí)現(xiàn)授權(quán)。使用移動(dòng)終端后，對(duì)個(gè)人的身份識(shí)別轉(zhuǎn)換成對(duì)設(shè)備的識(shí)別，因此要嚴(yán)格加強(qiáng)設(shè)備的管理。從技術(shù)角度，可以采用設(shè)備+個(gè)人的雙重識(shí)別手段。即對(duì)移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行認(rèn)證授權(quán)，非授權(quán)設(shè)備禁止接入，同時(shí)接入檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要輸入個(gè)人授權(quán)賬號(hào)及密碼。從管理方面，要明確移動(dòng)設(shè)備的管理責(zé)任，設(shè)備僅供授權(quán)人個(gè)人使用，不得外借，一旦丟失馬上匯報(bào)，確保設(shè)備的安全。

5 結(jié)語

盡管移動(dòng)終端在檔案智能化管理領(lǐng)域的應(yīng)用仍處于早期研究驗(yàn)證期，但是其核心技術(shù)已日漸成熟，優(yōu)勢(shì)也已經(jīng)被實(shí)踐所驗(yàn)證，在提高檔案管理的智能化水平、提高檔案管理效率、提高利用的便捷度等方面擁有極大的優(yōu)勢(shì)，是未來檔案信息智能化的大趨勢(shì)，值得我們大力嘗試和推廣。

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