論影響行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的因素及規(guī)范化管理對策

葉巧禎

摘 要：行政事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量對大內(nèi)高效、協(xié)調(diào)及有序運行具有重要影響，與其它檔案管理工作相比，行政事業(yè)單位檔案管理具有保密性與公共服務(wù)性的特點，因此在檔案規(guī)劃化管理方面，行政事業(yè)單位檔案管理工作要求更高。但是在當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作開展中，受多種因素的影響，在檔案管理制度與模式方面，都缺乏規(guī)劃化管理要求，導(dǎo)致檔案管理的效率及質(zhì)量都不高。為了提高行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，從實際工作要求及工作特點出發(fā)，對影響檔案管理質(zhì)量的因素進(jìn)行分析，并提出規(guī)范化管理的對策。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；影響因素；規(guī)劃化管理

對于行政事業(yè)單位而言，檔案管理的有效性是確保單位正常運行的關(guān)鍵，所以，建立系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)及管理制度，對于提高檔案管理質(zhì)量具有直接影響。作為行政事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，檔案管理的作用與地位非常重要。在新時期社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，對行政事業(yè)單位檔案如何進(jìn)行規(guī)范化管理是工作中的重點，也是本文研究的重點。

1 行政事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案是對歷史情況的客觀記錄，是在社會實踐活動中形成的，屬于歷史證件與原始資料，對行政事業(yè)單位檔案而言，也具有相同的屬性。因此，要重視檔案管理工作，認(rèn)識到檔案管理的重要性。首先，行政事業(yè)單位檔案既是單位職工成長發(fā)展的佐證，又是單位自身發(fā)展與建設(shè)的一手資料。所以，對于行政事業(yè)單位來說，檔案管理對其發(fā)展進(jìn)行了匯總，對單位持續(xù)發(fā)展具有重要的基礎(chǔ)作用；其次，行政事業(yè)單位檔案管理包含了單位在發(fā)展過程中工作的總結(jié)及成果的體現(xiàn)，反映了單位管理的成效。通過對檔案的應(yīng)用，對單位在以后的發(fā)展具有指導(dǎo)性作用。此外，由于行政事業(yè)單位檔案具有保密性與公共服務(wù)性的特點，因此可提供給相關(guān)部門檔案查詢服務(wù)，對單位合法權(quán)益的維護(hù)及單位規(guī)范化管理均具有顯著作用。

2 影響行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的因素

2.1 對檔案管理從思想上不重視

在檔案管理工作中，行政事業(yè)單位檔案管理人員在思想上對檔案管理存在認(rèn)識不足的情況，現(xiàn)階段在檔案管理方面，部分單位管理人員還存在認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作與單位的經(jīng)濟(jì)效益沒有關(guān)系，甚至對檔案管理加大投入會增加單位的成本投入。因此，在這種思想的影響下，諸多行政事業(yè)單位在日常工程安排中，沒有納入檔案管理工作，導(dǎo)致很多單位的檔案管理工作只是出于被動應(yīng)付的狀態(tài)，其根本作用無法發(fā)揮出來。盡管也有很多單位對檔案管理工作給予了一定的重視，在單位日常工作日程中也納入了檔案管理，但在管理機(jī)制當(dāng)面也法有效性，導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案管理工作無法落到實處。

2.2 檔案管理硬件設(shè)備不完備

檔案管理工作的有效開展離不開完備的硬件設(shè)備配置。而由于一些行政事業(yè)單位對檔案管理工作不重視，在相應(yīng)的檔案管理硬件設(shè)備投入方面也不足，導(dǎo)致基本單位檔案管理工作開展中，缺乏必要的硬件設(shè)施，或者是現(xiàn)存設(shè)備與現(xiàn)代化管理的需求不符。因此，也就存在檔案柜不統(tǒng)一、設(shè)備老化等情況，并且檔案室內(nèi)缺少防火、防潮及防盜等措施。除此以外，在檔案管理的手段與方法方面，與現(xiàn)代化檔案管理的要求也不符，比較陳舊，導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案管理中存在安全及管理質(zhì)量問題。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)較低

對于行政事業(yè)單位檔案管理工作來說，受單位性質(zhì)的影響，其具有政策性強(qiáng)的特征，因此對所有工作人員的專業(yè)性、技術(shù)性以及專業(yè)素質(zhì)都提出了較高的要求，檔案管理人員也不例外。但是，當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理人員，很多都處于兼職管理的狀態(tài)，受繁忙的本職工作的影響，導(dǎo)致檔案管理工作往往被忽視，并且其并非專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素質(zhì)也不足，因此檔案管理的質(zhì)量不高。受檔案管理人員思想認(rèn)識不足、專業(yè)素質(zhì)局限等因素的影響，造成當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理中，存在的問題比較多。

3 行政事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的對策

3.1 對行政事業(yè)單位檔案管理加以重視

單位領(lǐng)導(dǎo)在開展日常工作中，應(yīng)該將檔案管理工作作為一項工作日程納入日常管理中。首先，針對檔案管理工作應(yīng)該建立其專門的管理機(jī)構(gòu)，由專人進(jìn)行檔案管理，并且對管理人員要進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)；其次，對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及職業(yè)技能要進(jìn)行考核，因此必須要建立其考核機(jī)制，以此實現(xiàn)對檔案管理人員工作積極性的調(diào)動；第三，在國家相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，對檔案管理工作質(zhì)量要結(jié)合單位自身情況，建立其系統(tǒng)的評價體系，用于質(zhì)量評價，促使行政事業(yè)單位檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展。

3.2 對行政事業(yè)單位檔案管理工作加大投入

行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作中，最主要的任務(wù)是要對檔案管理工作中需要的一些硬件設(shè)備進(jìn)行完善。由于行政事業(yè)單位檔案管理工作具有保密性的特點，所以檔案管理工作的開展也要與國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相符。檔案室位置的選擇中，不能選擇辦公區(qū)域的最底層，對檔案室的門窗應(yīng)該進(jìn)行加固處理，嚴(yán)格區(qū)分檔案室與辦公區(qū)域。此外，對檔案柜要統(tǒng)一規(guī)劃，方便日常管理。

3.3 加大檔案管理的信息化程度

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理工作中，也要對信息技術(shù)加以利用，來提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，與當(dāng)前時代發(fā)展的需求相符。對于行政事業(yè)單位檔案管理工作而言，通過信息化管理的應(yīng)用，能夠使管理的效率得到提升，也可延長檔案的使用與保存時間。首先，在檔案信息的時效性管理方面，要實現(xiàn)信息的及時傳輸；其次，在管理過程中利用計算機(jī)來輔助管理，對檔案資料利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行處理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存在與管理形式只是一方面，還要增加檔案數(shù)據(jù)形式的存儲與管理；最后，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也要充分利用，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，檔案信息在一定程度上可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享，將更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給社會。信息化檔案管理的實現(xiàn)，可促使行政事業(yè)單位檔案管理效率與管理質(zhì)量的提升，檔案信息的利用率也能得到提高。

3.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員的自身素質(zhì)對檔案管理的質(zhì)量有直接的影響，而行政事業(yè)單位檔案管理具有自身的特點，對政策性要求較高，因此對檔案管理工作人員的思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較高。在對檔案管理工作隊伍建設(shè)過程中，要加強(qiáng)隊伍整體素質(zhì)的提升。對檔案管理人員進(jìn)行選擇的時候，要求檔案管理人員具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和良好的四線高素質(zhì)，才能更好的適應(yīng)檔案管理工作，在實際過程中，還要對檔案管理人員的工作積極性進(jìn)行調(diào)動與激發(fā)。定期對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)知識與管理技能的培訓(xùn)，使其業(yè)務(wù)素質(zhì)及綜合素質(zhì)得到不斷的提升，促使行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與管理水平的提升。

4 結(jié)語

綜上，作為行政事業(yè)單位而言，在內(nèi)部管理工作開展中，要將檔案管理工作作為一項重要內(nèi)容來抓，主要是由于檔案管理的效率與質(zhì)量對單位管理水平、管理能力有直接的關(guān)系，所以，在檔案管理實際工作中，要按照行政事業(yè)單位檔案管理工作的要求及管理的特點，對當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，尋找影響因素，在此基礎(chǔ)上，提出規(guī)范化管理的措施與方法，促使行政事業(yè)單位檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，不斷提升行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]王麗蘋.探析新時期事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展前景[J].科技資訊，2014，36（14）：205.

[2]談亞芳.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].檔案與建設(shè)，2015，03（28）：88-89.

[3]尹小帆.行政事業(yè)單位檔案資產(chǎn)會計核算問題探討[J].連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014，02（17）：23-26.