船檢檔案數(shù)字化現(xiàn)狀及對策分析

摘 要：傳統(tǒng)紙質(zhì)的船檢檔案管理對船檢方面的文字、圖像以及其他相關(guān)的資料進(jìn)行了有效的記載，在特定的時期發(fā)揮了重要的作用，有力促進(jìn)了我國船檢事業(yè)的發(fā)展。但是隨著社會的發(fā)展以及檔案管理工作發(fā)生了轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)紙質(zhì)的船檢檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的水平以及管理工作的開展。所以在這樣的情況之下轉(zhuǎn)變船檢檔案的管理方式是十分有必要的?；谶@樣的背景之下，本文對數(shù)字化在船檢檔案管理當(dāng)中的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，同時提出幾點可行性的措施。

關(guān)鍵詞：船檢檔案；數(shù)字化管理；措施

近幾年以來，我國越來越重視海洋權(quán)益的保護(hù)以及海洋經(jīng)濟的發(fā)展，所以在這樣的情況之下做好船檢檔案的管理工作能夠使我國的海洋權(quán)益得到有效的保護(hù)，使我國的海洋經(jīng)濟得到迅速的發(fā)展。同時在船檢檔案管理工作當(dāng)中采用數(shù)字化管理的模式，能夠在運用信息化的基礎(chǔ)之上為船檢事業(yè)的順利開展提供有力的支持，促進(jìn)我國船檢事業(yè)迅速發(fā)展。

1 運用數(shù)字化手段對船檢檔案進(jìn)行管理的重要作用

1.1 增加船檢檔案資料管理的儲存空間

傳統(tǒng)紙質(zhì)的船檢檔案在特定的歷史時期和發(fā)展時期發(fā)揮了較大的作用。但是隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進(jìn)步，傳統(tǒng)紙質(zhì)的船檢檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會和經(jīng)濟的發(fā)展了，其弊端也逐漸凸顯了出來。傳統(tǒng)紙質(zhì)的船檢檔案體積大，占用了大量的空間，同時在管理的過程中也有較大的困難，增加了檔案管理工作人員的工作強度。運用數(shù)字化手段對船檢檔案進(jìn)行管理就能夠很好的解決這些問題。數(shù)字化的管理模式不僅能夠減少檔案占用的空間，降低檔案管理工作人員的工作強度，同時還能夠增加船檢檔案資料管理的儲存空間。

1.2 促進(jìn)船檢檔案資料的共享

在傳統(tǒng)的船檢檔案管理當(dāng)中，由于采用的是封閉式管理，造成了檔案資料信息在使用以及共享上面受到了一定的約束。在船檢檔案管理的過程中運用數(shù)字化的管理手段，能夠?qū)崿F(xiàn)船檢各個部門之間的信息共享。在這樣的情況之下，就突破了原有的管理制度和信息共享機制，將檔案資料的作用充分發(fā)揮出來。同時在船檢檔案管理的過程中運用數(shù)字化的管理手段，還能夠?qū)n案資料進(jìn)行信息化管理，在信息技術(shù)的作用之下，檔案管理工作人員就能夠?qū)n案資料信息進(jìn)行有效的管理。同時通過信息技術(shù)的搜索引擎，用戶在極短的時間之內(nèi)就能夠?qū)ο鄳?yīng)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，不僅提高了工作效率，而且還在最大的程度上保證了查詢數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及可靠性。

2 現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

2.1 數(shù)字化管理的相關(guān)制度與現(xiàn)有的工作內(nèi)容不一致

目前對于船檢檔案數(shù)字化的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度還停留在傳統(tǒng)的檔案管理工作體制當(dāng)中，相關(guān)部門未能根據(jù)船檢檔案管理事業(yè)的發(fā)展對相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和制度進(jìn)行改進(jìn)和完善，導(dǎo)致在船檢檔案數(shù)字化管理過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。不同的檔案資料使用不同的儲存和管理方法，給檔案資料的共享以及用戶的查詢工作帶來了一定的困難。

2.2 數(shù)字化管理工作人員的專業(yè)技能水平還有待提高

由于檔案管理工作較簡單，需要協(xié)調(diào)和處理的問題較少，所以在對船檢檔案工作人員進(jìn)行配置的時候，部分檔案管理工作人員都沒有接受過檔案專業(yè)教育。還有少部分的工作人員是從工作一線退居下來的，在對檔案進(jìn)行管理的時候，沒有較強的針對性，從而也就導(dǎo)致了船檢檔案管理工作并沒有取得相應(yīng)的成果。

2.3 船檢檔案數(shù)字化管理工作當(dāng)中的網(wǎng)絡(luò)安全隱患

在船檢檔案管理的工作當(dāng)中運用數(shù)字化的管理手段不僅能夠提高管理工作的效率，同時還能夠降低工作人員的工作強度，使我國的船檢檔案管理朝著信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。但同時在船檢檔案管理的工作當(dāng)中運用數(shù)字化的管理手段也會帶來一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。比如黑客、計算機病毒入侵檔案管理系統(tǒng)，造成系統(tǒng)癱瘓，嚴(yán)重的情況下還有可能導(dǎo)致重要的、關(guān)鍵的檔案信息丟失，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。

3 現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理的措施

3.1 加強對數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)的重視程度，提高標(biāo)準(zhǔn)化管理意識

船檢檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的管理模式相比，最顯著的特點就是儲存的媒介發(fā)生了變化，傳統(tǒng)船檢檔案資料管理的媒介是紙質(zhì)的，而數(shù)字化管理模式的媒介則是電子文件，同時通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息化技術(shù)實現(xiàn)對檔案子資料的管理和共享。根據(jù)現(xiàn)階段的經(jīng)濟發(fā)展的情況以及數(shù)字化管理的現(xiàn)狀來看，要想提高數(shù)字化管理的針對性以及有效性，首要就要對數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行改進(jìn)和完善，通過相關(guān)的制度和標(biāo)準(zhǔn)對船檢檔案管理、數(shù)據(jù)共享的相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范。比如信息傳遞的途徑、信息交流的制度、信息共享傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)等。所以在現(xiàn)階段的船檢檔案數(shù)字化管理工作當(dāng)中，應(yīng)該結(jié)合實際的工作情況對檔案數(shù)據(jù)的整理、儲存和共享進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，不斷提高檔案管理工作的針對性以及有效性。

3.2 提高船檢檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

在對船檢檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的工作當(dāng)中，對檔案管理工作人員的專業(yè)技能要求較高，特別是計算機的操作能力。所以在數(shù)字化管理的工作當(dāng)中，單位一方面要加強對員工的技能培訓(xùn)，使他們及時掌握計算機的操作技能，促進(jìn)船檢檔案數(shù)字化管理工作順利進(jìn)行并取得相應(yīng)的工作成果。另一方面要在工作當(dāng)中采取淘汰-引進(jìn)機制，對不能適應(yīng)數(shù)字化管理工作要求的工作人員，及時淘汰。同時加強對檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)工作，提高船檢檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，促進(jìn)我國船檢檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

3.3 提高網(wǎng)絡(luò)安全意識，為檔案數(shù)字化管理營造出安全的環(huán)境

在船檢檔案數(shù)字化管理過程中，加強管理系統(tǒng)運行的安全也是十分重要的工作。所以在日常的工作當(dāng)中，單位應(yīng)采取相應(yīng)的措施來提高網(wǎng)絡(luò)安全意識，為檔案數(shù)字化管理營造出安全的環(huán)境。比如可以對檔案管理工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全的培訓(xùn)和講座，提高他們的安全意識以及處理突發(fā)事情的能力。同時，檔案管理人員在日常的工作當(dāng)中還應(yīng)該運用相關(guān)的殺毒軟件對計算機以及系統(tǒng)的安全進(jìn)行檢測，比如360衛(wèi)士、卡巴斯基等殺毒軟件就是很好的選擇。最后就是單位應(yīng)該增加資金和技術(shù)的投入，定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和更新，同時加快反侵入技術(shù)的研發(fā)和使用，為檔案數(shù)字化管理營造出安全的環(huán)境。

4 結(jié)語

為了進(jìn)一步提高船檢檔案管理的數(shù)字化水平，相關(guān)的單位就應(yīng)該加強對數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)的重視程度，提高標(biāo)準(zhǔn)化管理意識、提高船檢檔案管理工作人員的整體素質(zhì)、提高網(wǎng)絡(luò)安全意識，為檔案數(shù)字化管理營造出安全的環(huán)境，以此促進(jìn)我國船檢檔案管理工作的發(fā)展。

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