淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設

于海鳳

摘 要：伴隨著網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展和廣泛，對于事業(yè)單位檔案管理工作而言，如何推進檔案管理模式轉型，如何實現(xiàn)便捷、高效的事業(yè)單位檔案信息化管理。已經成為他們所需要認真思考以及解決的問題。而以推動檔案信息化建設適應社會現(xiàn)代化需求，真正改變傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作的缺點和弊端。從而，在保障檔案原始內容的前提下，真正優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理方式。本文依據(jù)事業(yè)單位檔案管理信息化在實際工作中所出現(xiàn)的一系列問題，根據(jù)當前事業(yè)單位檔案管理信息化工作的需求，提出了一些相應的解決方案和建議。以期對于事業(yè)單位檔案管理信息化工作，提供參考和借鑒的價值和意義。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

隨著市場經濟以及網(wǎng)絡信息化的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化已經成為計算機科技發(fā)展的必然趨勢。因此，為適應社會現(xiàn)代化需求，充分開發(fā)事業(yè)單位檔案信息資源，已經是必然的。為提高檔案信息資源的共享性，提高事業(yè)單位辦公、運作的工作效率，如何搞好事業(yè)單位檔案管理信息化建設，已經成為事業(yè)單位所必不可少的。本文根據(jù)實際檔案管理工作中所出現(xiàn)的問題，提出了自己的觀點和看法。并從實際出發(fā)，依據(jù)現(xiàn)實的生活需要，提出了相應的解決辦法和個人建議。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的特點

1.1 檔案存儲環(huán)境方面的優(yōu)勢

以紙質為媒介、以人工錄入為方式的傳統(tǒng)的檔案記載，紙張極易變薄變脆，給信息資源采集、存儲、管理等諸多工作帶來極大的困難。而信息化的檔案管理工作，可以建立電子、網(wǎng)絡平臺，電子錄入的方式有利于加強信息的管理，從本質上改變了檔案信息管理的方式和途徑。檔案可以存儲到電子磁盤中，檔案所占的空間較小，便于儲存和信息管理。對于存儲環(huán)境的要求也越來越低，因此信息化管理的滲透，必然也證明了紙質化管理所帶來的一系列的弊端。從檔案存儲環(huán)境方面而言，信息化的檔案管理工作對環(huán)境要求不高，有利于儲存工作的開展。

1.2 檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢

作為事業(yè)單位的重要組成部分的事業(yè)單位檔案信息化建設。如何正確而高效地管理和運用這些資源，實現(xiàn)儲存與運用，提高資源的共享性，已經成為檔案使用和查詢方面所需要考慮得問題。而傳統(tǒng)的檔案在使用和查詢方面存在著許多問題，諸如紙張老化，手續(xù)相當復雜等問題。為了能夠極大地提高了檔案資源的利用率，簡化檔案使用的流程，信息化檔案管理在使用和查詢上都會發(fā)揮著極大的作用。

2 我國事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀以及任務

我國事業(yè)單位檔案工作的硬件設施日趨完備，為保障檔案管理工作的科學化和規(guī)范化，推動“無紙化”辦公的步伐日益加快。我們必須認清楚我國事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀。而我們必須要認識到我國事業(yè)單位檔案工作所存在的問題如信息資源少。傳統(tǒng)檔案的管理方式，紙質版的信息資料填寫內容有限，整理不方便。更新周期長。由于大部分的事業(yè)單位缺乏對于檔案管理工作重要性的認識。因此，會導致檔案工作的更新不便，周期過長。直接影響整個檔案信息的處理和資源的共享。使用率過低。由于傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的弊端，導致事業(yè)單位檔案信息不足，從而直接影響事業(yè)單位檔案的使用率，直接影響事業(yè)單位檔案的發(fā)展速度。

當前事業(yè)單位檔案信息資源建設的任務。（1）事業(yè)單位檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫的建設。不斷加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設和完善，是為了滿足事業(yè)單位檔案管理部門的需要。而真正實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設，要加強對那些現(xiàn)有檔案資源和特殊的檔案資源的信息化進程推進。而注重檔案資源管理的錄入工作，實現(xiàn)全部檔案資源的錄入和網(wǎng)上信息資源查詢更是極為重要的。（2）事業(yè)單位電子文件資源的入檔以及電子檔案的管理。適應事業(yè)單位的工作規(guī)范化，加強電子檔案的安全性和保密性工作，是極其必要的。因此，加強事業(yè)單位電子文件資源的入檔以及電子檔案的管理，是任何一個事業(yè)單位資源建設的重要任務之一。

3 深化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略研究

3.1 提高管理人員專業(yè)素質

提高管理人員的工作能力，對于檔案信息化建設的各個進程而言，都有著不可估量的作用。提高管理人員專業(yè)素質要加強對管理人員的計算機技術水平，工作技能和綜合素質的培訓，努力培養(yǎng)出符合工作實際需要的人才。提高檔案管理人員對檔案工作的重視程度。從思想上認識到工作的重要性以及所需要注意的事項。注重對檔案管理人員各項專業(yè)能力的考核。建立良好的考核制度，有利于培養(yǎng)高素質的，符合崗位需要的事業(yè)單位檔案管理信息化建設的人才。

3.2 加快檔案管理的硬件建設檔案管理硬件的建設

為了有效的保存檔案資料，性能穩(wěn)定的、受外界破壞不強的硬件設施是事業(yè)單位檔案管理部門所必備的。完成硬件建設，加大資金投放力度，不僅僅有利于檔案工作的管理，更是可以推進有效的保存檔案資料。將高水平技術滲透到檔案管理工作中，充分發(fā)揮電子存儲的重要性，對于整體資料的儲存和管理具有重要的意義。因為良好的儲存容量足夠大的備份硬件，對于信息的錄入和儲存等諸多工作的開展和進行，都是很重要的。

3.3 完善事業(yè)單位檔案管理的應用軟件的開發(fā)工作

提高事業(yè)單位檔案信息化水平和程度以及工作效率，要求我們必須做到。將加強重視檔案信息化建設，開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應用軟件工作同步進行，互相配合。

3.4 制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃

為推動檔案信息化協(xié)調發(fā)展，事業(yè)單位必須要注重檔案信息化系統(tǒng)的可擴展性和靈活性，制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃。充分考慮事業(yè)單位實際的人才信息需要，努力構造一個符合經濟發(fā)展要求的網(wǎng)絡管理模式。而這種網(wǎng)絡管理模式也要具有一定的靈活性和可擴展性，符合整個事業(yè)單位的實際發(fā)展需要。

4 檔案管理現(xiàn)代化在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

現(xiàn)代化手段的應用，推動我國檔案管理信息化工作的開展和完善。檔案管理模式、管理實體的轉變，一掃之前由于紙質檔案資料管理所帶來的一系列的問題。從檔案信息工作的加工、匯總、分類等諸多階段去進行管理，充分的考慮到外部客觀環(huán)境所帶來的問題，真正實現(xiàn)資源的共享。對于提高工作效率，降低成本，都具有重大的意義。

事業(yè)單位檔案信息化建設借助于計算機技術與網(wǎng)絡平臺建設，對檔案實施數(shù)字化管理。對于事業(yè)單位組織建設、工作質量提高、科研力量增強等等各項工作質量的保障與提高，意義是極大的。事業(yè)單位檔案管理信息化是社會進步、科技發(fā)展的產物，在一定程度上也可以成為社會進步、科技發(fā)展的催化劑。為順應我國時代發(fā)展潮流，將事業(yè)單位檔案信息化建設貫穿整個事業(yè)單位內部和外部各個方面，是極其有必要的。而本文則憑借事業(yè)單位檔案管理信息化在實際工作中所出現(xiàn)的一系列問題，根據(jù)當前事業(yè)單位檔案管理信息化工作的需求，使我們了解加強檔案信息化的需要，進一步提出了相應的解決方案與參考建議。

參考文獻

[1]張桂麗.事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題[J].活力，2012（23）：48.