淺析會計電算化條件下企業(yè)的內(nèi)部控制制度

郭小紅

摘 要：內(nèi)部控制制度作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動自我調(diào)節(jié)和自我約束的內(nèi)在機制，存在于公司和企業(yè)的各個管理環(huán)節(jié)中，并與企業(yè)經(jīng)營過程緊密結(jié)合，加強企業(yè)內(nèi)部控制對于保證會計信息的真實性、準確性與完整性，維持企業(yè)各項工作的有序進行以及提高企業(yè)經(jīng)濟效益等，都有著積極的作用。然而，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)會計處理中的廣泛應(yīng)用，會計信息化的發(fā)展對企業(yè)內(nèi)部控制的基本內(nèi)容和方法也都形成了一定的影響。因此，現(xiàn)代企業(yè)必須在實踐中結(jié)合會計信息化的基本條件，對內(nèi)部控制工作進行必要的調(diào)整與完善。

關(guān)鍵詞：會計信息化 內(nèi)部控制制度 影響 完善措施

中圖分類號：F233

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）06-113-02

健全的內(nèi)部控制制度，可有效監(jiān)督、制約財產(chǎn)物資的采購、收發(fā)、計量等各個環(huán)節(jié)，保障財產(chǎn)物資的完整安全，及時控制企業(yè)各種資源的使用，進而有效避免資產(chǎn)流失。完善的內(nèi)部控制制度，可以及時規(guī)范會計活動的每一個行為和過程，適時發(fā)現(xiàn)并改正錯弊，保證會計信息資料的真實性、完整性，確保各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)與國家法律法規(guī)及統(tǒng)一會計制度規(guī)定相符。企業(yè)在建立了會計電算化系統(tǒng)后，會計核算模式與管理環(huán)境發(fā)生了很大變化，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度由人作為主要責(zé)任體已轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c軟件相結(jié)合的財務(wù)管理過程。為了適應(yīng)這些新的情況，企業(yè)便需要建立一套適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，這樣才能保證會計信息的收集、傳遞、處理能夠及時、準確、完整。

一、會計電算化對內(nèi)部控制的影響

1.內(nèi)部控制形式發(fā)生了變化。電算化會計與手工會計對會計信息的控制有很大的不同。電算化會計工作流程：原始憑證→授權(quán)批準→財務(wù)審核→對合格原始憑證進行憑證輸入（制單）→電算化審核→計算機系統(tǒng)處理→賬表輸出。從流程可以看出，實行會計電算化后會計賬務(wù)的集中化處理，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成，這種數(shù)據(jù)處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，在計算機會計中沒有存在的必要，比如編制憑證匯總表、科目匯總表等試算平衡的檢查，總賬、明細賬、日記賬進行平行登記，在會計電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失去了其真正的意義，其次，手工會計中的一些平衡檢查在會計電算化中將移入計算機系統(tǒng)內(nèi)部，通過計算機程序體現(xiàn)出來，如記賬憑證的借、貸平衡校驗；賬戶中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查；各核算業(yè)務(wù)模塊間數(shù)據(jù)的核對；報表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查、會計衡等式的檢查等。因此手工條件下行之有效的會計內(nèi)部牽制制度，有部分在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。

2.內(nèi)部控制過程存在風(fēng)險。從內(nèi)部控制管理過程來看，基于職責(zé)分離的執(zhí)行不到位，電算化信息系統(tǒng)對于身份識別以及權(quán)限控制的難度有所增加，維護過程因此也存在一定的風(fēng)險。具體來看，企業(yè)會計處理實現(xiàn)信息化之后，財務(wù)人員在崗位職責(zé)的分工方面并不明確，信息系統(tǒng)中各種越權(quán)操作的可能性有所增加；同時，傳統(tǒng)的簽名或者是蓋章處理被轉(zhuǎn)換成為信息系統(tǒng)的授權(quán)文件或各種口令，而存放在計算機系統(tǒng)內(nèi)部的口令具有被他人竊取或破譯的可能性，這樣一來，企業(yè)內(nèi)部控制工作將存有較大的隱患，使企業(yè)面臨機密泄露或會計數(shù)據(jù)丟失的重大風(fēng)險。內(nèi)部控制的效果與質(zhì)量也將因此而大打折扣。

3.系統(tǒng)的安全性與保密性相對不足。在企業(yè)會計的信息化系統(tǒng)當(dāng)中，不同的會計信息是以各種數(shù)據(jù)文件的方式被記錄在磁性的存儲介質(zhì)當(dāng)中，因此實際應(yīng)用中，這些數(shù)據(jù)信息很容易被篡改、增刪、偽造或者是惡意地破壞，最終卻一點改變的痕跡都沒有留下；與此同時，會計信息化軟件系統(tǒng)所提供的包含取消、反過賬、復(fù)核以及反結(jié)賬等功能，通常會使會計數(shù)據(jù)在經(jīng)過處理之后更加的靈活、可變，復(fù)核及登賬后便可對有關(guān)的憑證與賬簿內(nèi)容進行直接性的修改；而結(jié)賬之后則不能夠?qū)υ撛碌膽{證與賬簿進行修改或者是再輸入，這種情況下，憑證與賬簿的管理與控制將基本失效。因此，由于系統(tǒng)控制方面數(shù)據(jù)保密性與安全性的不足，以及軟件功能的不適應(yīng)性，企業(yè)內(nèi)部控制工作無法在信息化的條件下得到有效開展。

二、在會計電算化下完善內(nèi)部控制制度應(yīng)采取的措施

基于計算機信息系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)會計工作中的廣泛應(yīng)用，管理部門對于信息系統(tǒng)所輸出的各種數(shù)據(jù)及報表等會計信息的依賴性不斷提升，因此在推進會計信息化條件下，企業(yè)必須對信息系統(tǒng)的技術(shù)水平進行綜合考慮，突破傳統(tǒng)獨立反映與檢查的內(nèi)控模式，利用實時控制的基本思路，通過相應(yīng)的技術(shù)手段將內(nèi)部控制功能嵌入到會計信息系統(tǒng)當(dāng)中，采用統(tǒng)一的口徑與方式來對內(nèi)部控制活動進行規(guī)范。

1.首先企業(yè)應(yīng)對內(nèi)部控制環(huán)境進行完善。對內(nèi)部控制環(huán)境的完善要求企業(yè)在內(nèi)部建立起適當(dāng)?shù)慕M織機構(gòu)與職責(zé)分工體制，并通過部門的設(shè)置、人員的分工以及崗位的職責(zé)劃分等，來形成內(nèi)部的監(jiān)督機制，以期在相互制約的基礎(chǔ)上實現(xiàn)內(nèi)部控制的基本目的。電算化部門必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為，除了設(shè)置各要素的核算崗位外，還可將會計電算化崗位分為計算機會計主管、出納人員、審核記帳、系統(tǒng)維護和數(shù)據(jù)分析、檔案管理等崗位，同時要明確各崗位的責(zé)任制。崗位責(zé)任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責(zé)，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應(yīng)的記錄，保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外，還應(yīng)該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都不能由一人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾人或幾個部門承擔(dān)，同時規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。進行這種職責(zé)分工的目的，是盡可能在電算化部門保持不相容職務(wù)（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點就在于不相容職務(wù)的分離，如出納人員不得兼任系統(tǒng)管理員，不得兼任記賬憑證的審核工作等。

2.對企業(yè)風(fēng)險管理機制進行完善。對于風(fēng)險管理機制的完善需要企業(yè)從以下3個方面著手進行調(diào)整：第一，信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的輸入與輸出必須經(jīng)過必要的授權(quán)，在保證信息輸入準確無誤的基礎(chǔ)上，通過必要的控制手段對信息的輸出過程進行全面監(jiān)控與管理；第二，企業(yè)需要對進出機房的人員進行全面登記，并對日志性質(zhì)的文件進行安全性的檢查與評估；第三，加強計算機軟、硬件與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制。會計部門必須針對計算機系統(tǒng)的特點，制定適用于會計電算化條件下的系統(tǒng)維護管理制度。企業(yè)需要定期對系統(tǒng)的軟件及硬件系統(tǒng)進行必要的檢修與維護，并對檢查過程中所發(fā)現(xiàn)的各種問題進行準確的記錄，在最短的時間內(nèi)找到有效的解決途徑，使會計電算化工作更加快速健康的發(fā)展。

3.加強會計業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制。會計電算化代替手工記賬后各單位要做到當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)，當(dāng)天登記入賬，現(xiàn)金和銀行存款日記賬必須日清月結(jié)。要保證會計記賬憑證的連續(xù)編號。要按規(guī)定程序編制記賬憑證。期末要按規(guī)定時間及時結(jié)賬。期末應(yīng)及時生成打印輸出會計報表，打印輸出會計報表應(yīng)防止本期還有未結(jié)賬的憑證。在保證憑證賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證，賬簿中表格線可適當(dāng)減少。在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當(dāng)期總分類賬。要按有關(guān)規(guī)定裝訂會計原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表。要靈活運用計算機對數(shù)據(jù)進行綜合分析。

4.建立健全檔案管理制度。實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和紙質(zhì)形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料，會計檔案管理工作就顯得更為復(fù)雜。會計檔案管理制度應(yīng)包括：（1）實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的紙質(zhì)形式保存，保存的有關(guān)規(guī)定按《會議檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（2）全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。（3）妥善保管存有會計信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)。（4）科學(xué)規(guī)定會計檔案的有關(guān)權(quán)限。

5.加強內(nèi)部審計控制制度。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。內(nèi)部審計必須包括以下幾方面：（1）對會計資料定期進行審計，檢查電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《中華人民共和國會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范完整；（2）審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；（4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。

總之，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強會計信息化工作，并對其工作流程進行有效控制，運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，盡量減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計控制的有效實施，重視信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用。從而為單位財務(wù)管理、重大決策提供準確、及時的會計信息。

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（作者單位：山西省太原西峪煤礦 山西太原 030000）

（責(zé)編：趙毅）