淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理與服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

張立志

摘 要：檔案管理是管理工作中重要的一個(gè)分支，科學(xué)化、信息化的管理檔案，更是衡量一個(gè)單位或是機(jī)關(guān)管理工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，信息化在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)變得更加完善。但是，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息化管理還有更多的需求，檔案管理人員在工作中還需要充分發(fā)揮積極性與主動(dòng)性。檔案服務(wù)是檔案管理工作中的一項(xiàng)具體內(nèi)容，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制不僅是檔案工作發(fā)展的需要，同時(shí)也能為檔案管理工作的創(chuàng)新開辟一條新的道路。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；信息管理；服務(wù)機(jī)制；創(chuàng)新

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)

1.1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化發(fā)展需求

信息化時(shí)代的到來(lái)，不僅給檔案工作的發(fā)展帶來(lái)了可能，同時(shí)也使得檔案工作人員面臨著更多的挑戰(zhàn)。這其中最主要的表現(xiàn)就是，由于檔案工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)新環(huán)境的準(zhǔn)備不夠充足，導(dǎo)致檔案信息很難滿足用戶的需求。傳統(tǒng)的檔案管理模式不能夠適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展，但是電子信息檔案中檢索技術(shù)的應(yīng)用，能夠給客戶提供一個(gè)快速全面的查找檔案信息的渠道。因此，檔案部門還需要將紙質(zhì)的檔案信息數(shù)字化，讓公眾能夠在網(wǎng)上便捷的查找其所需的檔案信息。

就我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，還是有較多的檔案館的資料形式停留在原始的紙質(zhì)檔案上。但是，人們的時(shí)間觀念越來(lái)越強(qiáng)，更迫切的想要及時(shí)的了解信息，有時(shí)還需要共享。除此之外，一些投資者還需要了解更新、更準(zhǔn)確的信息。在這樣的情形之下，就要為投資者提供一個(gè)讓他們能夠直觀的了解相關(guān)信息的平臺(tái)。因此，檔案信息化就要求改變?cè)嫉墓芾?、檢索方式，以更現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，讓檔案管理工作可以給各方面的需求者提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息。

1.2 信息化管理對(duì)檔案工作人員水平的要求

新興的管理模式和公示信息的平臺(tái)，需要新興的人才去經(jīng)營(yíng)管理。因此，各檔案部門應(yīng)該將培養(yǎng)的重點(diǎn)放在中青年檔案工作人員身上，打造一批具有時(shí)代理念，能夠應(yīng)對(duì)檔案信息化管理需求的人才隊(duì)伍?；诖朔N情形，中青年檔案人才應(yīng)當(dāng)承擔(dān)更多的工作任務(wù)，在工作中向老一輩檔案工作者學(xué)習(xí)，以在繼承傳統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，還能有更多的創(chuàng)新，解決檔案工作中存在的諸多問題，帶動(dòng)檔案管理的發(fā)展。

加強(qiáng)中青年檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，就要增強(qiáng)其素質(zhì)能力，最主要的是檔案部門要提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)以及鼓勵(lì)自我學(xué)習(xí)。一方面，檔案部門要為中青年檔案人才提供一個(gè)更加廣闊的學(xué)習(xí)平臺(tái)，創(chuàng)新培訓(xùn)的方式，在原有的基礎(chǔ)之上提高培訓(xùn)的質(zhì)量；另一方面，中青年人才自身也要樹立新的學(xué)習(xí)觀念，注重自我學(xué)習(xí)，以提高自身的各方面能力。檔案的信息化建設(shè)需要更多的專業(yè)人才，去推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展。但是，在這個(gè)飛速發(fā)展的信息化時(shí)代，檔案工作的范圍越來(lái)越大，工作的內(nèi)容也變得更復(fù)雜。導(dǎo)致檔案的工作量大大增加，從事該行業(yè)的人才嚴(yán)重不足，特別是在既熟悉信息技術(shù)，也了解檔案管理方面的人才。因此，檔案工作者還需要不斷的學(xué)習(xí)和掌握新的技術(shù)，提高技術(shù)素質(zhì)，以便于應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給檔案工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

2 創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

2.1 檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新途徑

檔案工作是一項(xiàng)輔助性的工作，服務(wù)是首位，工作重點(diǎn)一般體現(xiàn)在為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為部門工作服務(wù)以及為社會(huì)各界以及人民群眾服務(wù)三個(gè)層面上。為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)是檔案工作服務(wù)的一個(gè)重要方面。為了滿足領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于決策信息的要求，檔案部門的工作人員還需要加強(qiáng)服務(wù)的敏銳度以及主動(dòng)性，根據(jù)不同時(shí)期不同要求的重要任務(wù)，積極的與各部門取得聯(lián)系，了解各部門對(duì)檔案工作以及檔案信息的需求，通過與不同部門的溝通交流，不僅能夠滿足各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息的需求，還能為部門工作服務(wù)。

檔案工作要為社會(huì)各界人民群眾服務(wù)，就要拓展檔案管理的社會(huì)服務(wù)功能。加大檔案工作對(duì)于社會(huì)的服務(wù)力度，更新服務(wù)理念。除此之外，檔案管理部門的人員還需要增強(qiáng)搜集以及規(guī)整信息的能力，檔案信息不僅要準(zhǔn)確，還要能夠滿足不同人的需求。服務(wù)機(jī)制的變革，不止是挑戰(zhàn)，更多的是機(jī)遇。

2.2 創(chuàng)新服務(wù)手段開展網(wǎng)絡(luò)管理

伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，很多企事業(yè)單位的檔案部門都建立了內(nèi)部的局域網(wǎng)，通過單位內(nèi)部的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，這就是開展網(wǎng)絡(luò)管理的第一步。在網(wǎng)上收集數(shù)據(jù)和信息，將網(wǎng)上的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與單位內(nèi)部的網(wǎng)站相連接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更加便利的服務(wù)?，F(xiàn)如今，我國(guó)很多單位已經(jīng)建立了互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理模式。但是，檔案工作人員還需要與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。在云服務(wù)發(fā)展迅速的今天，檔案信息的服務(wù)也應(yīng)當(dāng)做到數(shù)字化，尤其是數(shù)據(jù)庫(kù)化，讓用戶能夠?qū)崟r(shí)的進(jìn)行查詢，檔案信息服務(wù)漸趨網(wǎng)絡(luò)化。

要想促進(jìn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理，讓用戶更好的體驗(yàn)實(shí)時(shí)共享。檔案管理還需要做到電子文件的自動(dòng)上傳和收集。與傳統(tǒng)的檔案信息收集不同的是，電子檔案信息通過上傳和下砸就能夠形成。不僅減少了檔案工作人員的工作量，而且還高效便利。因此，檔案部門應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的工作模式，在各單位的自有網(wǎng)頁(yè)上建立電子檔案能夠自動(dòng)上傳的工作窗口，以便在最快的時(shí)間內(nèi)收集到信息，并且能夠在服務(wù)器上歸檔。

2.3 擴(kuò)寬服務(wù)領(lǐng)域

實(shí)施檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理，擴(kuò)寬服務(wù)領(lǐng)域，表現(xiàn)在很多方面。首先，要做到檔案信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。將各單位內(nèi)部的檔案信息服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)橄蛏鐣?huì)全方位服務(wù)已經(jīng)成為檔案管理者的共識(shí)。目前，我國(guó)檔案部門的服務(wù)范圍不僅是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部需要使用檔案信息的組織或個(gè)人，還包括社會(huì)上需要利用該檔案信息的人民群眾；其次，應(yīng)當(dāng)興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。從檔案信息資源的利用來(lái)看，檔案信息的管理者不僅僅是檔案的保管員，還是檔案信息資源的擁有著和提供者。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理工作要想創(chuàng)新，就應(yīng)當(dāng)在為社會(huì)各階級(jí)提供檔案信息的基礎(chǔ)之上，創(chuàng)建檔案信息的服務(wù)產(chǎn)業(yè)，也即創(chuàng)辦以檔案信息的搜集、加工、儲(chǔ)存、檢索等為主要內(nèi)容的服務(wù)實(shí)體；最后，檔案管理還可以加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享?？梢哉f(shuō)，世界就是一個(gè)巨大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在這個(gè)數(shù)據(jù)信息迅速增長(zhǎng)的時(shí)代，任何檔案管理部門都不可能將所有的信息全部納入自有的系統(tǒng)。因此，需要改變各檔案部門各自獨(dú)立的狀態(tài)，相互聯(lián)合起來(lái)，形成一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)。

3 結(jié)束語(yǔ)

在這個(gè)數(shù)據(jù)信息大爆炸的社會(huì)，信息種類日益增多。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，決定了檔案信息管理應(yīng)該數(shù)字化。實(shí)踐證明，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化對(duì)我國(guó)社會(huì)各行業(yè)的發(fā)展有著極其重要的意義?？茖W(xué)化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理只有與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。因此，為了改善檔案管理工作的局面，還需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的能力，做好檔案信息的開發(fā)利用和創(chuàng)新服務(wù)工作，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的自身的價(jià)值，同時(shí)還能滿足社會(huì)各階級(jí)的需求，為社會(huì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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