淺談檔案信息化建設(shè)的重要性及意義

陳常軍+李慎棟

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開(kāi)展，檔案管理專門(mén)軟件的開(kāi)發(fā)、利用和升級(jí)，檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)。隨著“數(shù)字化社會(huì)”、“數(shù)字化城市”時(shí)代的來(lái)臨，檔案信息化建設(shè)也步入了快速通道。管理微機(jī)化、館藏?cái)?shù)字化、信息共享化，已成為當(dāng)今檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：信息化；建設(shè)；必要性；重要性

在信息化時(shí)代，檔案信息化是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的一項(xiàng)重要內(nèi)容，社會(huì)運(yùn)行的頻率在飛速提升，大量的信息充斥著社會(huì)生活的方方面面，我們的檔案工作也順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要在發(fā)生著深刻的變革，檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要戰(zhàn)略選擇，是實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案事業(yè)跨越式創(chuàng)新發(fā)展的動(dòng)力。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也為了適應(yīng)時(shí)代的改變而進(jìn)行發(fā)展。檔案管理有著巨大的重要性，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于新的信息時(shí)代，為了更好的發(fā)揮其重要性，檔案管理信息化需要改革創(chuàng)新升級(jí)。

1 檔案信息化及信息化建設(shè)的必要性

1. 21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，檔案也是信息時(shí)代的重要組成部分，數(shù)字化是檔案信息化的重要手段。檔案館是保管和提供利用檔案信息的職能部門(mén)，是最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這就要求檔案工作在收集、保管、保護(hù)和利用手段等方面做出調(diào)整，能夠更好地去適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的形式。

2. 紙質(zhì)檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點(diǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)，可改善檔案管理單一的操作模式，打破檔案利用的局限，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措。電子文件實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，節(jié)省了文件周轉(zhuǎn)的流程，方便查閱。檔案數(shù)字化與電子文件的有效結(jié)合，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，為用戶提供高效，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3. 紙質(zhì)的實(shí)體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)于檔案管理、統(tǒng)計(jì)、對(duì)外交流會(huì)產(chǎn)生很大的不便。大大降低了工作效率。而檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個(gè)完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。

2 檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

檔案信息化的本質(zhì)就是在信息技術(shù)的武裝下，對(duì)檔案信息由保管向利用服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)是其中的關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)包括檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)及人才隊(duì)伍建設(shè)等。

1.加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)。檔案信息化的首要任務(wù)就是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，完善檔案信息化制度建設(shè)，并嚴(yán)格按照制度要求貫徹實(shí)施，層層把關(guān)，責(zé)任到人。檔案信息資源共享，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)為社會(huì)提供利用，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效利用，避免重復(fù)建設(shè)，提高效益的重要條件。

2. 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)必不可少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。

3. 建立檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息的建設(shè)需要強(qiáng)大的，功能全面的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)做保障，建立全文信息，圖像信息，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能，滿足檔案原文檢索，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。將檔案信息化系統(tǒng)納入單位辦公，為用戶提供主動(dòng)的、現(xiàn)代化、大眾化與個(gè)性化相結(jié)合的服務(wù)方式。

4. 提高檔案管理人員的信息服務(wù)水平。檔案管理人員的觀念首先要“信息化”。檔案管理人員要有較高的先進(jìn)技術(shù)水平和知識(shí)層次，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。面對(duì)新形勢(shì)下的挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，逐步掌握信息技術(shù)，掌握檔案利用規(guī)律，增強(qiáng)服務(wù)的針對(duì)性。不斷提高服務(wù)水平，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

5.加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。要加大培訓(xùn)力度，有計(jì)劃地進(jìn)行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識(shí)更新，不斷提高信息技能。要把檔案信息化建設(shè)的過(guò)程作為鍛煉隊(duì)伍，培養(yǎng)人才的過(guò)程，邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐，不斷總結(jié)、不斷提高。

3 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化，可遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享；提高檔案信息利用的時(shí)效性。檔案信息化建設(shè)的最終目的，就是要切實(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、有序化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足社會(huì)各方面日益增長(zhǎng)的利用檔案信息迫切需要。

1. 檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

2. 提高整個(gè)部門(mén)的工作效率。 檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案的查閱、借閱、瀏覽可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上完成，單位管理員可以更好地從事檔案的收集和編研工作，減少不必要的事務(wù)工作，提高員工的工作效率。

3. 有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，提高了單位整體的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是單位內(nèi)部的信息中心。

總之，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展。 檔案信息化建設(shè)的迅速發(fā)展，將極大地促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，促進(jìn)檔案部門(mén)服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案學(xué)理論和實(shí)踐的發(fā)展，為檔案管理全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)。

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