新時期加強人事檔案管理信息化工作的思考

羅明媚

摘 要：隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，在當前人事檔案管理工作中信息技術(shù)得以廣泛應用，這在一定程度上提升了人事檔案管理信息化的水平。文中分析了人事檔案管理信息化的意義，并對新時期加強人事檔案管理信息化工作的措施進行了具體闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理信息化；意義；措施

在當前人事檔案管理工作中，通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)來對人事檔案信息資源進行有效處理，可以有效的提高人事檔案管理的效率，實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。在人事檔案管理信息化工作中，通過充分的利用硬件設備和軟件資源，加快推進人事檔案管理的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化進程，實現(xiàn)人事檔案資源的有效共享，為人事檔案管理工作的有序開展打下了堅實的基礎(chǔ)。

1 加強人事檔案管理信息化重要意義

（一）有利于提升人事檔案工作的服務水平

在人事檔案管理信息化工作中，主要是利用計算機技術(shù)來完成人事檔案資料的輸入及存儲。而且電子檔案不僅有效的避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案在查找使用過程中易損毀的現(xiàn)象，而且在使用過程中不受時間和空間制約，為人事管理工作提供了更多的便利，檔案管理成本也有所降低，有效的提高了人事檔案信息的利用率，更便于查找員工資料，人事檔案管理工作的服務水平得以大幅度提升。

（二）有利于人事檔案管理工作效率的提升

人事檔案管理信息化的實現(xiàn)，有效的改變了人事檔案管理工作的模式，通過利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，人事檔案信息資源可以在計算機硬盤中進行永久性保存，有效的提高人事檔案管理工作的效率，而且為人事部門對員工的管理提供了更多的便利，能夠更快速、準確的查找到所需要的人事信息。

（三）保證了人事檔案管理的真實性

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，由于在人事檔案資料不斷的使用和查閱過程中極易發(fā)生丟失或是損壞，從而對人事檔案資料的完整性和真實性帶來較大的影響，影響人事檔案信息的利用價值。但在人事檔案管理信息化工作中，電子人事檔案可以為檔案使用者提供便利的查詢和利用服務，有效的保證了人事檔案信息真實性，而且能夠根據(jù)員工的實際情況隨時對人事檔案信息進行補充，使人事檔案信息更具完整性和時效性。

2 新時期加強人事檔案管理信息化的具體措施

（一）創(chuàng)新人事檔案管理理念

在當前人事檔案管理信息化建設過程中，需要加快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念。人事檔案管理部門需要充分的認識到人事檔案信息化建設的重要性，并給予積極的支持。在實際工作中，為了能夠更好的提高人事檔案管理信息化的水平，各部門之間需要建立良好的溝通和交流機制，全面提升人事檔案管理工作的效率。同時還要進一步完善人事檔案管理信息化體系，加快對人事檔案管理信息化的宣傳力度，使檔案管理人員樹立良好的信息化意識，從而在實際工作中能夠努力提高人事檔案檔案管理信息化質(zhì)量和水平。

（二）采用集中統(tǒng)一的管理體制

當前人事檔案的管理體制較為松散，使得大量的信息資源存在重復輸入、信息重復錄入等情況，信息資源沒有得到充分利用。這不僅影響了檔案信息資源重要作用的有效發(fā)揮，而且影響了人事檔案信息的有效利用。因此，在當前人事檔案管理信息化建設工作中，需要對人事檔案信息進行集中采集和重審，構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案管理信息化體制，依托于現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，加快對人事檔案信息資源進行整合，推動人事檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡化發(fā)展，實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。

（三）加大人事檔案管理信息化的投資力度

在人事檔案管理中，我們必須整合職業(yè)需求，重新整理收集標準、范疇和分類，有目的的擴充信息內(nèi)容。在檔案管理中，通過反映當事人素質(zhì)、綜合能力和權(quán)威部門的考核資料，做好相關(guān)單位的用人記錄。在這個過程中，資金投入作為重要的內(nèi)容，需要進一步拓展資金渠道，為人事檔案管理信息化建設提供足夠的資金支持，全面提高人事檔案管理信息化的水平。同時，還需要有效的激發(fā)內(nèi)部員工的潛能，鼓勵其進行技術(shù)創(chuàng)新，加快推進人事檔案管理相關(guān)軟件的開發(fā)設計工作，為人事檔案管理信息化建設起到了積極的促進作用。

（四）建立人事檔案管理業(yè)務系統(tǒng)

建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，是人事基本資料收集的基礎(chǔ)，人事資料在收集完成后，應錄入相應的開發(fā)軟件，進行保存及分析應用。通過開發(fā)并建立完善的人事檔案管理業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡化發(fā)展。作為一個分布式的應用系統(tǒng)，人事檔案管理業(yè)務系統(tǒng)需要具有多種語言，具備在不同開發(fā)模式下運行的功能，因此該系統(tǒng)的程序較為復雜，為了保證系統(tǒng)安全可靠的運行，系統(tǒng)中設置了相應的數(shù)據(jù)備份服務器，為實現(xiàn)人事檔案管理的科學決策，人事檔案管理系統(tǒng)的功能也進行了詳細的劃分，系統(tǒng)對訪問人員進行了精確的劃分與設定，保證了系統(tǒng)信息的安全，根據(jù)工作的具體需要，對系統(tǒng)使用者進行系統(tǒng)的分類，這不僅提高了人事資料的使用效率，更實現(xiàn)了人事資料的保密要求，通過對系統(tǒng)使用者的分類與規(guī)范，在人事資料查找過程中更加的快捷方便，實現(xiàn)了有針對性的查找與管理。

（五）強化人事檔案管理人才隊伍的建設

信息化發(fā)展是提升人事檔案管理工作效率的重要手段，但企人事檔案管理工作信息化的發(fā)展依賴于人的建設與完善，因此，應注重人事檔案管理人才隊伍的培養(yǎng)，人事檔案管理部門應本著以人為本的工作原則，重視對人事檔案管理人員的培訓和再教育工作。在具體工作中可以通過邀請領(lǐng)域內(nèi)專家開設講座的方式，組織員工參與，通過培訓，提升人事檔案管理人員的工作能力。在開展培訓的過程中，應從管理及技術(shù)的具體應用兩個方面進行設計，將業(yè)內(nèi)最新知識及技能傳授給檔案管理人員，幫助人事檔案管理人員掌握最新的技術(shù)，全面提升人事檔案管理人員專業(yè)技能，使其能夠更好的適應檔案管理信息化建設的需要。人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢以現(xiàn)代化發(fā)展為主，人事檔案工作者要適應工作要求，必須具備較高的計算機操作水平，具備應用計算機進行信息的加工、存儲、傳遞檔案信息的功能，因此需要打造一支專業(yè)化人事檔案管理人才隊伍，實現(xiàn)人事檔案管理工作的高效性。

3 結(jié)束語

在當前新時期，信息技術(shù)在各行各業(yè)得以廣泛應用，在檔案管理工作中引入信息化技術(shù)，可以有效的提高檔案管理水平。在人事檔案管理工作中，需要加強人事檔案管理信息化建設，充分的利用現(xiàn)代化技術(shù)和先進的管理理念，全面提高人事檔案管理信息化的水平。因此需要在實際工作中，通過采取切實可行的措施加快推進人事檔案現(xiàn)代化的建設步伐，為人事檔案工作的有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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