醫(yī)院電子檔案管理分析

王永健

摘 要：在各個行業(yè)快速發(fā)展下，計算機信息化管理也在廣泛的應用和推廣。醫(yī)院是一個服務機構，保證醫(yī)院正常工作的重要步驟就是檔案管理，但是在對醫(yī)院檔案實施電子管理當中，仍然存在比較嚴重的問題，需要對目前電子檔案管理中出現(xiàn)的問題進行分析，提出解決措施。

關鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；管理；分析

電子信息時代高速發(fā)展，醫(yī)療技術和醫(yī)療相關信息技術也在創(chuàng)新，從傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方式逐漸發(fā)展為新形勢的檔案管理模式，醫(yī)院檔案管理發(fā)展中，電子文檔管理是一個全新的內(nèi)容和要求。目前，我國醫(yī)院檔案管理中急需解決的問題，是要將醫(yī)院的電子文檔檔案管理的質(zhì)量提高，深入研究電子檔案管理中的問題，推動電子檔案管理的發(fā)展。

1 建立電子檔案的必要性

隨著辦公自動化的擴展，尤其是電子計算機和通信技術進行了完美的結合，形成了信息技術產(chǎn)業(yè)，過去的有關資料和信息進行傳遞等等，就可以利用計算機進行管理，所以出現(xiàn)了電子文件。在檔案信息化建設中，對文件收集和歸檔以及長期保存是非常重要的內(nèi)容。科學技術的進步和發(fā)展就導致了計算機和網(wǎng)絡的技術被廣泛的應用于醫(yī)院管理中，可以促進醫(yī)院科研活動實現(xiàn)網(wǎng)絡化。想要推動醫(yī)院管理手段進一步的提高，就需要合理運用計算機管理檔案。醫(yī)院科研材料的寫作，也從傳統(tǒng)手工制作轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C操作，在科研活動當中比較復雜的數(shù)據(jù)和圖表等等，都可以利用計算機的處理軟件完成，最終促進醫(yī)院的科研工作有更好的發(fā)展。

2 電子檔案管理中存在的問題

2.1 電子檔案管理系統(tǒng)制度不完善

信息化建設的提高，就出現(xiàn)了電子檔案管理這樣的新事物，在實際應用當中，醫(yī)院對其特性以及可能出現(xiàn)的問題不能準確的預測和了解，就導致電子檔案管理對制度制定當中，存在很多嚴重的問題。我國大部分醫(yī)院都沒有制定對電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定以及銷毀等有關合理的規(guī)章制度，在職能科室和檔案管理部門應用的程序當中，沒有將電子檔案各個環(huán)節(jié)融入進去，導致職能部門和檔案室之間缺乏溝通，如果兩者獨立對電子檔案管理，就會給醫(yī)院電子檔案的發(fā)展造成制約，也會很大程度的對醫(yī)院信息管理整體水平的提高造成嚴重影響。

2.2 領導的意識淺薄

我國現(xiàn)階段醫(yī)院管理的模式，因為醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療技術的提高，也就對職能部門的分工更加細致，有關文件和檔案也在增多。目前，都是將文件和檔案分開管理，電子文件主要產(chǎn)生在職能部門，但是醫(yī)院領導最關心的問題就是實質(zhì)性問題，在實際狀況當中，很少有人會對醫(yī)院文件檔案價值關注和重視，有些領導只要求有紙質(zhì)的文件，沒有必要做成電子檔案進行管理。所以說電子檔案是可有可無的，認為利用電子檔案管理，是給工作人員增加了工作量，也會給醫(yī)院產(chǎn)生不必要的費用。因此，有關領導不對資金投入重視，導致檔案部門設備簡陋，缺少一些電子檔案建設中所用的一系列先進設備，導致電子檔案不能長期保存。

2.3 電子檔案管理人員素質(zhì)較低

在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的時代，醫(yī)院電子檔案工作人員，不僅要擁有文化科學知識和檔案專業(yè)的知識外，還要了解醫(yī)院科學研究，也是一個非?；镜木C合素質(zhì)。但是在電子文件時代的到來，檔案管理人員也要熟練掌握計算機操作技術和信息網(wǎng)絡技術，反之，就無法介入電子文件的形成和保管，也不能維護電子檔案的完整。

3 解決醫(yī)院電子檔案問題的措施

3.1 建立健全的電子檔案管理制度

要醫(yī)院實際的情況結合，并且將電子文件的收集、整理、歸檔和保管以及利用等相關工作，融入到科室文書處理和檔案管理程序當中，也要納入有關工作人員崗位責任中。電子文件歸檔的范圍，可以根據(jù)相關的紙質(zhì)文件歸檔范圍，劃定保管期限，了解電子文件類型，從而形成讓相關工作人員了解文件類型和范圍，要將形成的文件及時備份，避免出現(xiàn)電子文件隨意刪除的現(xiàn)象。電子文件真實性主要包括傳輸和遷移文件中的內(nèi)容和結構以及背景信息之后保持不變。電子文件完整性是對電子文件價值的一個重要保障。在對電子文件收集和積累當中，將比較重要的文件妥善保存，最終保證管理工作的連續(xù)性和電子檔案的質(zhì)量，有效對信息的真實性和完整性進行確保。

3.2 提高領導對電子檔案管理的認識

在電子檔案管理工作中，對現(xiàn)有文件的使用效率和參考效率的重要性，單位相關領導必須重視起來，樹立工作人員對電子檔案的管理意識。只有增強對電子文件的歸檔意識，才能促進相關人員對電子檔案重要性的認識。醫(yī)院領導應把電子文件的管理提上日程，納入到重點工作范圍內(nèi)，利用各種手段，宣傳電子文件的重要性，不僅可以提高處理現(xiàn)代化信息的能力，也能加強電子檔案的意識。最終確保電子文件的真實性和完整性以及有效性，能夠保證電子檔案長期的保存和利用。另外，對兼職檔案人員的培訓也加強，促進對電子文件的知識能夠全方面的了解和掌握，只有將信息處理能力提高，就可以承擔起對電子文件的監(jiān)督和管理作用。

3.3 提高電子檔案管理人員的素質(zhì)

首先，醫(yī)院應當加強兼職檔案人員的培訓和教育，要挑選高素質(zhì)工作人員，積極參加電子文檔知識學習班，使相關工作人員能夠?qū)㈦娮游募挠嘘P知識全方面的了解和掌握，這樣不僅可以提高運用和處理現(xiàn)代化信息的能力，也能將電子文檔的監(jiān)督和管理工作承擔。其次，要要求醫(yī)院制定電子文件管理制度，形成文字材料，下發(fā)到各個醫(yī)院的職能部門，并且組織職能部門相關的工作人員對電子文件全程管理培訓和學習，促進所有工作人員可以對電子文件的相關知識普遍的了解，對其中檔案的意識加強，提高電子檔案管理工作的質(zhì)量，促進電子檔案管理工作的成果可以被各個部門使用、參考以及查閱等等。因此，不僅要加強各方面的建設，還要對工作人員進行定期的培訓，這樣就可以更好的對專業(yè)的技能和知識全方面的掌握。同時，在接受專業(yè)的教育培訓當中，也要提高整體隊伍的技術能力，可以讓電子檔案工作人員能夠熟練的應用計算機的技術。要保持不依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方法，接受先進的管理思想，促進醫(yī)院電子檔案管理工作能夠與時俱進，跟隨我國時代發(fā)展的潮流。

4 結語

綜上所述，各個地區(qū)醫(yī)院的電子檔案管理系統(tǒng)，沒有比較成熟的行業(yè)規(guī)范，在各方面投入上，都會出現(xiàn)各種各樣的問題。但是人們已經(jīng)逐漸的對電子檔案的管理重視起來，在實際發(fā)展中就突出了自身的優(yōu)勢以及必然發(fā)展的方向。因此，為了醫(yī)院電子檔案能夠發(fā)展和完善一套比較完整的管理體系，應當加強醫(yī)院電子檔案的管理，最終達到根本發(fā)展的目的。

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