淺談檔案管理的信息化建設(shè)

仝瑞

摘 要：伴隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代社會(huì)中人們的思維方式也發(fā)生了翻天覆地的變化，尤其是在工作中信息技術(shù)的應(yīng)用，已經(jīng)成為一種必然的趨勢(shì)。檔案管理工作主要是結(jié)合其基本的性質(zhì)和作用加以分析，屬于一項(xiàng)具有管理性和服務(wù)性的工作。本文將分析檔案管理的信息化建設(shè)，結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題詳細(xì)闡述，積極尋找相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；對(duì)策

當(dāng)代社會(huì)，信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)融入生活的方方面面，因此發(fā)揮出至關(guān)重要的作用。電視臺(tái)檔案管理工作涉及到的細(xì)節(jié)眾多，如果僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，將難以滿(mǎn)足現(xiàn)階段時(shí)代的發(fā)展需要，不利于各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。在信息化時(shí)代的影響下，需要電視臺(tái)的相關(guān)工作人員積極轉(zhuǎn)變思想觀念，掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，科學(xué)的運(yùn)用信息技術(shù)規(guī)劃?rùn)n案管理工作，及時(shí)推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。

1 檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）提升檔案管理工作的效率

時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，使得檔案管理工作在信息化技術(shù)的推動(dòng)下，彰顯出開(kāi)放性和資源共享的特點(diǎn)。為了更好的迎合這種需求，需要適當(dāng)?shù)慕⒉⑼晟茩n案管理系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)代化信息設(shè)備的應(yīng)用，確保檔案管理的工作效率穩(wěn)步提升，有效地節(jié)省了檔案管理工作的時(shí)間，推進(jìn)了經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)程。

（二）為管理決策提供有效信息

檔案就是一種信息資源，對(duì)于電視臺(tái)來(lái)說(shuō)，只有將相關(guān)的資料如實(shí)記錄，才能保證在后續(xù)的工作中充分利用。在領(lǐng)導(dǎo)班子進(jìn)行決策時(shí)，要求及時(shí)分析現(xiàn)階段的實(shí)際情況，同時(shí)借鑒以往的決策，及時(shí)避免重復(fù)錯(cuò)誤的出現(xiàn)，為制定新的決策找尋靈感，經(jīng)過(guò)之前的決策和現(xiàn)階段的決策加以對(duì)比，可以制定出最優(yōu)方案。檔案管理信息化建設(shè)能夠有效地改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，降低了出錯(cuò)的概率，讓查找資料的過(guò)程更加方便，為管理決策提供可靠依據(jù)。

（三）為科研工作提供智能化服務(wù)

檔案管理的信息化建設(shè)可以體現(xiàn)出較強(qiáng)的時(shí)效性，通過(guò)合理的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)手段，讓檔案信息化能夠在快速分析的過(guò)程中滿(mǎn)足實(shí)際的需要。信息化建設(shè)符合綜合研究的實(shí)際需求，因此體現(xiàn)出獨(dú)特的優(yōu)越性，盡管需要在前期投入一定的資金和時(shí)間，但是經(jīng)過(guò)不斷地完善，便會(huì)產(chǎn)生巨大的效益，由此獲得高效的產(chǎn)出。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，讓信息資源實(shí)現(xiàn)共享。

2 檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

（一）認(rèn)識(shí)不足

由于檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度不足，導(dǎo)致檔案信息的管理不及時(shí)、不全面，影響了后續(xù)的正常使用，不利于現(xiàn)階段社會(huì)的發(fā)展需要。檔案管理信息化屬于一種新型的檔案管理手段，因此在管理理念和管理模式上與傳統(tǒng)檔案管理存在著明顯差異。但是有部分檔案管理人員并未認(rèn)識(shí)到新型檔案管理模式應(yīng)用的重要性，另外，檔案管理信息化建設(shè)需要大量的資金投入，有部分檔案管理人員并未認(rèn)識(shí)其必要性，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化人才

專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化人才應(yīng)該具備最基礎(chǔ)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。結(jié)合現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)相關(guān)的信息化管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員具備管理的經(jīng)驗(yàn)，擁有極高的素質(zhì)，掌握最基礎(chǔ)的技術(shù)能力。目前，從事檔案信息管理的人員缺乏一定的管理經(jīng)驗(yàn)，加之人員的穩(wěn)定性不足，尤其是在工作崗位上不穩(wěn)定，導(dǎo)致現(xiàn)階段檔案管理信息化的建設(shè)常常無(wú)法滿(mǎn)足應(yīng)有的需要。

（三）缺乏最基本的資金支持

檔案信息化管理落實(shí)的過(guò)程中，由于資金的投入力度不足，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)停滯不前。現(xiàn)階段，檔案信息化管理所需要的資源和設(shè)備都需要資金的投入與支持，但是很多單位和部門(mén)缺乏建設(shè)資金的來(lái)源，只能利用其他的經(jīng)費(fèi)投入建設(shè)，所以發(fā)揮的作用力度較小。還有些單位擁有著足夠的經(jīng)費(fèi)，但是在檔案管理建設(shè)方面投入的力度不足，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)際需要，以至于在具體的采購(gòu)過(guò)程中，無(wú)法儲(chǔ)備足夠的設(shè)施，影響了信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策

（一）及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，堅(jiān)定信息化建設(shè)意識(shí)

現(xiàn)階段，檔案管理工作備受關(guān)注，尤其是在信息化時(shí)代的影響下，也收獲了一定的成果，特別是在管理理念和管理模式上發(fā)生了根本性的改變，促使檔案管理工作逐漸向著信息化方向前進(jìn)。為了更好的迎合時(shí)代的發(fā)展需要，檔案管理人員應(yīng)該積極的迎合信息化時(shí)代的需要，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，強(qiáng)化信息化管理意識(shí)，努力提升自身的綜合素質(zhì)，讓檔案管理的信息化建設(shè)更有保障。

（二）重視高效實(shí)用的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，設(shè)計(jì)科學(xué)的管理系統(tǒng)

檔案管理部門(mén)應(yīng)該全面認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，同時(shí)采取合理的措施健全檔案管理制度，進(jìn)一步提升管理的整體水平。結(jié)合電視臺(tái)檔案管理的工作現(xiàn)狀分析，應(yīng)該從自身的實(shí)際情況出發(fā)，制定出合理完善的檔案管理制度，積極的引進(jìn)檔案管理設(shè)備，通過(guò)合理的運(yùn)用檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的一體化管理，從而構(gòu)建更加完備的管理機(jī)制，建設(shè)高效實(shí)用的數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)整合檔案原有的數(shù)據(jù)信息，儲(chǔ)備更加完善的檔案資料。檔案系統(tǒng)的建設(shè)至關(guān)重要，需要根據(jù)不同科室的工作內(nèi)容設(shè)置不同的管理權(quán)限，建立起相應(yīng)的局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理。

（三）關(guān)注信息化硬件建設(shè)，推動(dòng)信息化管理的實(shí)現(xiàn)

檔案管理的信息化建設(shè)需要依靠工作人員的觀念革新，同時(shí)也需要他們掌握最基礎(chǔ)的先進(jìn)技術(shù)和管理理念，保證信息化建設(shè)中所需要的設(shè)備和機(jī)械工具科學(xué)運(yùn)用，奠定檔案管理信息化的基礎(chǔ)工作。伴隨著信息技術(shù)的普及和發(fā)展，由此提升了工作的效率，確保檔案資料的管理實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化和科學(xué)化，更好的為后續(xù)工作的開(kāi)展提供了技術(shù)保障。為了強(qiáng)化檔案資料的信息化建設(shè)，需要相關(guān)的事業(yè)單位主管部門(mén)購(gòu)置完備的硬件設(shè)施，嚴(yán)格落實(shí)信息化管理。

（四）積極培養(yǎng)高素質(zhì)人才，啟用信息化創(chuàng)新型人才

檔案管理信息化建設(shè)對(duì)相關(guān)的工作人員提出了更高要求，需要檔案管理部門(mén)積極的調(diào)整用人制度，開(kāi)設(shè)在職人員的技能培訓(xùn)，讓他們更好的滿(mǎn)足現(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)際需要。還應(yīng)該及時(shí)引進(jìn)高素質(zhì)創(chuàng)新型人才，不斷地為人才隊(duì)伍加以充實(shí)，倡導(dǎo)公平競(jìng)爭(zhēng)，讓他們和社會(huì)同行更好的交流。針對(duì)一部分高素質(zhì)創(chuàng)新型人才，應(yīng)該適當(dāng)?shù)慕o予鼓勵(lì)和支持，解除他們的后顧之憂(yōu)，深入研究高素質(zhì)人才流動(dòng)的基本規(guī)律，打造出優(yōu)質(zhì)的人才管理團(tuán)隊(duì)，在根本上為檔案管理工作的開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理的信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是現(xiàn)階段社會(huì)進(jìn)步的象征。伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，結(jié)合社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步提升，各行各業(yè)應(yīng)該注重工作模式的轉(zhuǎn)變，尤其是檔案管理部門(mén)，需要注重信息化的建設(shè)，積極運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將檔案管理工作逐步推進(jìn)，使其與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理，讓檔案管理工作可以更好的為社會(huì)服務(wù)，同時(shí)滿(mǎn)足現(xiàn)階段日益增長(zhǎng)的需求，不斷吸引更多的優(yōu)秀人才，投入到信息化建設(shè)的行列，促使檔案管理工作的順利開(kāi)展。信息化檔案管理模式的建設(shè)符合時(shí)代的潮流趨勢(shì)，迎合了大眾對(duì)于檔案管理人員的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。

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