從目前檔案管理問題談檔案管理信息化建設

劉艷

摘 要：隨著檔案信息化技術的不斷推廣和應用，促進了檔案管理基礎業(yè)務建設的重心逐漸的向檔案管理信息化的建設全方面轉移。本文也主要針對了檔案管理中信息化建設的相關問題和持續(xù)發(fā)展的方向進行了深入的分析和研究，并且根據(jù)實際發(fā)展的情況以及相關出現(xiàn)和存在的嚴重的問題，提出了相應的解決措施以及合理的建議，僅供參考。

關鍵詞：檔案管理；管理問題；信息化建設

隨著信息化不斷的發(fā)展和進步，尤其是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡時代也要即將來臨，而對于我國現(xiàn)階段檔案管理的實際情況，檔案事業(yè)必須要逐漸發(fā)展才能合理的適應，隨著我國對信息技術的廣泛推廣和應用，檔案管理信息化的建設也向著快速發(fā)展的軌道轉移。這些都是我國信息化時代的一個必然的發(fā)展的趨勢，所以，只有逐漸的對傳統(tǒng)檔案保管和利用以及檢索的方式進行相應的改變，及時的建立健全適合的檔案現(xiàn)代化管理的模式，不僅能夠有效的對檔案管理工作脫離社會的情況進行避免，還可以相應的避免檔案機構變成純粹的博物館式收藏的機構。因此，就必須要跟上我國信息化建設以及發(fā)展的腳步，只有這樣，才能夠逐漸的實現(xiàn)，能夠和檔案管理信息化的建設有同步的發(fā)展和進步，從而也能更好的為施工的生產以及生產的經(jīng)營進行全方面的服務。

1 更新觀念以及加快檔案管理信息化建設的步伐

（一） 樹立檔案管理信息化的意識

我國也在逐步的推動著檔案管理信息化的建設，館藏紙質以及其他類型載體檔案的數(shù)字化的工作，并且在檔案管理的信息化建設的過程中，也是一個非常重要的內容和作用。對數(shù)據(jù)庫檢索的方式進行利用，同時對檔案利用的范圍也相應的擴大，檔案的利用也就更加的方便。我國現(xiàn)階段要想實現(xiàn)檔案管理信息化建設以及資源共享，就必須通過先進的網(wǎng)絡，促進檔案的利用，真正實現(xiàn)跨越時空，對所需要的檔案和資料進行查找和利用，并且也可以把封閉式的檔案服務逐漸的擴展成具有開放性和社會化的服務。

（二） 提高檔案管理現(xiàn)代化的水平

我國正逐漸面臨數(shù)字時代化帶來的沖擊，如何充分的將科技為第一生產力的重要作用進行發(fā)揮，還要高度重視檔案的教育，并且依靠我國科技的不斷進步，全方面的將檔案管理工作者的綜合素質進行提高，提高檔案工作的科技含量，逐漸創(chuàng)新和變革傳統(tǒng)檔案管理的手段和利用方式。檔案的管理工作者也要對過去比較傳統(tǒng)的管理方式加以改變，還要不斷加強自身學習能力，全方面掌握現(xiàn)代化技術，對我國現(xiàn)階段管理模式下的業(yè)務能力進行相應的提高，從而才可以對信息化社會的各方面要求進行合理的使用。

2 檔案信息數(shù)字化利用面臨的任務

（一） 加強基礎業(yè)務工作，要在建立科學檢索體系方面下功夫

要努力加強數(shù)據(jù)庫建設，而對于我國現(xiàn)階段檔案的整理和編目的工作，也不能只滿足于有規(guī)可循和有目可查，還應該不斷對新的高度進行提高，滿足信息化和現(xiàn)代化需要，保證查的快和查的準以及查的全。

（二） 檔案信息數(shù)字化利用需要以大量的數(shù)字化檔案的信息為基礎

我國傳統(tǒng)的庫存檔案，大多數(shù)都是以紙質的形式進行存放的，如果想要實現(xiàn)館藏檔案能夠進行數(shù)字化的轉換，是一項非常重要的任務。在我國目前，首先必須要對原有檔案文件的目錄進行仔細的錄入，能夠對機讀目錄進行全方面的查找，最大程度的為用戶提供合理的服務。

（三） 實現(xiàn)檔案信息的共享化

由于檔案信息具有著機密性和歷史性等特點，因此，對于檔案利用服務范圍的拓展中主要包括：要從封閉的服務模式逐漸的轉變?yōu)榫哂虚_放性的服務，并且還要從比較單一的為個體單位進行服務，逐漸的擴展到為整個集團的公司進行服務。

3 實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化利用存在的問題

（一） 電子文件管理的標準化是很重要的，電子文件的管理需要注意以下幾個方面的問題

第一，確保文件不進行非法的更改。第二，文件的格式也能夠超越時空以及跨越平臺的被準確的進行了解。第三，為了穩(wěn)定承載信息的載體以及使用的壽命較長，所以解決這些問題就應該有系統(tǒng)而且成熟的標準。

（二） 電子文件真實性的問題

電子的文件具有著信息載體的非紙質性、信息的非人工識讀、信息系統(tǒng)的依賴性、信息載體的脆弱和不穩(wěn)定性、信息和載體的可分離性、信息存儲的高密度性和信息容易更改以及容易丟失的特征，從而就給檔案管理的工作帶來了發(fā)展的機遇也帶來了問題。

（三） 檔案網(wǎng)絡的安全問題

檔案信息現(xiàn)代化對涉及的安全是不可避免的，所以如何對檔案網(wǎng)絡的安全性進行維護的問題也逐漸的突出，并且也成為了發(fā)展當中一個非常嚴重的障礙。

4 信息化建設和創(chuàng)新服務的機制相結合，實現(xiàn)檔案管理工作的服務質量提升

（一） 牢固樹立服務的觀念，服務也是檔案管理工作永恒的主體

在檔案管理工作當中，服務是一個永恒的主題，也是檔案部門的一個最基本的任務，也要放在檔案管理工作當中的首要位置，還要不斷的對檔案服務的工作內容進行豐富，從而對檔案服務的工作水平以及效率進行逐漸的提高。

（二） 堅持與時俱進

要對思想的觀念進行轉變，還要持續(xù)的對檔案的管理進行不斷的改進。也要圍繞著人們對知識和信息技術的需求來對檔案信息的資源進行合理的開發(fā)，從而才能積極的為單位的發(fā)展提供比較真實并且可靠的信息。

5 結語

綜合上文所述，計算機的技術在也檔案管理工作的領域當中有了比較廣泛的推廣和應用，并且不僅會使檔案信息的資源在國家的而經(jīng)濟建設當中的地位，越來越受到關注和重視，而且也從根本上對檔案信息技術的傳播的途徑進行了相應的改變，因此作為檔案管理部門以及檔案管理的相關的工作人員一定要及時的抓住機遇，從而能夠使檔案的管理工作，也能在我國現(xiàn)代化建設的階段當中對他的重要的作用進行充分的發(fā)揮。

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