檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題

姜莉

摘 要：本文主要對檔案采取的信息化管理的模式和傳統(tǒng)管理的方式進(jìn)行相比所具有的優(yōu)勢進(jìn)行了簡單的闡述，并且也對檔案信息化管理中可能導(dǎo)致的安全問題進(jìn)行了全方面的歸納，并且也分別從技術(shù)和管理方面提出了相應(yīng)的解決策略以及合理的建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 信息化管理 安全問題

隨著我國信息技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步的同時，傳統(tǒng)檔案管理的模式已經(jīng)逐漸的被打破，針對發(fā)展的各項需求，各個方面的企業(yè)或者是其他機(jī)構(gòu)，都對檔案管理的高效性以及合理性都有一定具體的要求，而且檔案信息的管理也對檔案管理工作當(dāng)中各方面的需求進(jìn)行了相應(yīng)的滿足，有利于對檔案管理工作的進(jìn)展進(jìn)行不斷的推進(jìn)。另外，伴隨著檔案信息化管理工作當(dāng)中帶來的各方面的安全問題，也開始逐漸的受到了關(guān)注和重視，并且對于安全問題的存在的相關(guān)解決辦法也已經(jīng)逐漸的成為了相關(guān)工作人員工作的重心，并且對檔案信息化管理的優(yōu)勢進(jìn)行全方面的了解以及做好安全預(yù)防的工作，也逐漸的成為了我國現(xiàn)階段對檔案管理工作的新要求。

1 檔案信息化管理模式的優(yōu)勢

1.1 加快檢索的速度，對檢索的準(zhǔn)確性不斷的提高

要依照我國傳統(tǒng)方式，在對檔案進(jìn)行檢索的時候，相關(guān)的工作人員必須要在案卷和目錄當(dāng)中進(jìn)行手動查找，但是查找的效率也不是很高，就很容易出現(xiàn)各方面的差錯。還可以通過對檔案管理實施信息化的管理模式，不僅可以對檔案信息查找的效率進(jìn)行不斷的提升，還能對出現(xiàn)差錯的可能性進(jìn)行降低。

1.2 對檔案信息的利用率進(jìn)行不斷的提高

隨著我國科技不斷的進(jìn)步以及環(huán)保理念不斷的加強(qiáng)，也就對無紙化的辦公受到了關(guān)注和重視，并且也在各個行業(yè)的部門逐漸的進(jìn)行了實施，很大程度的對辦公自動化進(jìn)行了提高，但是也就逐漸的出現(xiàn)了辦公數(shù)字化和紙質(zhì)檔案信息之間矛盾的問題。

1.3 方便信息遠(yuǎn)程的運(yùn)輸

依據(jù)傳統(tǒng)的模式，使用檔案信息主要有兩種方式。一是到有關(guān)的檔案管理部門進(jìn)行查找，二是發(fā)傳真或者郵寄。但是對于檔案信息化管理模式進(jìn)行應(yīng)用，就可以借助信息網(wǎng)絡(luò)。使用者可以通過自動檢索，就可以將檔案管理部門之間的信息進(jìn)行傳輸，就在很大程度上對人力和物力以及財力進(jìn)行了節(jié)省。

1.4 有利于實現(xiàn)資源的共享

辦公的自動化可以和檔案信息化管理進(jìn)行結(jié)合，這樣就可以逐漸的實現(xiàn)檔案信息的收集、整理和管理以及使用過程當(dāng)中的一體化。

1.5 對檔案管理工作的效率進(jìn)行不斷的提升

在檔案信息化進(jìn)行管理的模式下，從對電子檔案生成開始，之后對信息的收集、檢驗、歸檔和入庫以及使用各個方面的相關(guān)工作，都可以依賴于自動化工作平臺進(jìn)行實現(xiàn)。這樣就可以逐漸的實現(xiàn)檔案信息管理的相關(guān)工作。可以從我國傳統(tǒng)的方式不斷的向自動化和智能化的方式轉(zhuǎn)變。

2 檔案信息化管理可能引發(fā)的安全問題

檔案信息化管理逐漸的突出了高效和優(yōu)質(zhì)以及便捷等多個方面的優(yōu)勢，但是在這同時也引發(fā)了一系列的非常嚴(yán)重的安全問題，相關(guān)的部門就要采取有效的措施進(jìn)行合理的解決。

2.1 電子檔案的真實性以及合法性的問題

按照傳統(tǒng)的方式，紙質(zhì)的檔案就需要單位的蓋章以及相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員簽字，并且也比較容易對其中的真實性和合法性進(jìn)行鑒別。在利用檔案信息化管理的模式之后，因為電子檔案具有著非常容易進(jìn)行復(fù)制和修復(fù)的優(yōu)勢，所以就沒法確定該檔案的真實性以及合法性。這也是檔案信息化管理模式下的一個弊端。

2.2 保管過程當(dāng)中的安全問題

長時間的對電子檔案的信息進(jìn)行保管，就會受到各個方面因素的制約和影響。例如計算機(jī)的硬件和軟件的使用壽命與計算機(jī)硬件和軟件的平臺，都和電子檔案信息之間具有一致性等等，這些相關(guān)的問題都需要進(jìn)行妥善的處理，如果稍有不慎，就可能導(dǎo)致電子檔案信息進(jìn)行丟失。

2.3 計算機(jī)病毒對檔案信息的威脅

在我國的信息時代，最難避免的就是計算機(jī)的病毒，在對電子檔案信息進(jìn)行傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，會面臨著計算機(jī)病毒感染的威脅，并且檔案管理的系統(tǒng)也會有遭到攻擊的可能，也會對電子檔案信息的安全造成非常嚴(yán)重的威脅。

3 應(yīng)對的策略

3.1 技術(shù)防范的對策

第一，加密的技術(shù)。加密技術(shù)主要可以分為兩類，主要包括對稱式和非對稱式。其中對稱式的加密就是要保證加密和解密的密鑰是一致的。目前我國對這一加密技術(shù)的使用范圍比較廣。非對稱式的加密主要是通過網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中各個方面加密的通訊者，要同時擁有兩個密鑰，一個密鑰可以進(jìn)行公開，另一個密鑰就必須要嚴(yán)格的保密。第二，簽署的技術(shù)。電子文件的簽署技術(shù)主要有兩種，分別使證書式和手寫式，其中主要的目的就是為了對文件的去數(shù)進(jìn)行證實，并且還要確定文件當(dāng)中的內(nèi)容沒有進(jìn)行改動。其中手寫式數(shù)字的簽名，主要是在對文件處理的軟件當(dāng)中，安裝特定的軟件，作者就可以在計算機(jī)屏幕上進(jìn)行手寫簽名。通過數(shù)字轉(zhuǎn)換器來捕獲簽名，并且對電子文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)進(jìn)行打包處理。第三，權(quán)限的控制。一般在權(quán)限控制當(dāng)中要使用頻率比較高的方法來對合格的用戶發(fā)放通行證，通行證主要是由數(shù)字和字母或者是專門的符號組成的。對于用戶來說，要相對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問，就必須要輸入正確的通行證。第四，監(jiān)控技術(shù)。監(jiān)控的技術(shù)主要是訪問控制技術(shù)當(dāng)中的其中一種，通過檔案館內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行監(jiān)控的手段。

3.2 進(jìn)一步的對管理的制度進(jìn)行完善

要有效的對電子檔案信息的安全問題進(jìn)行應(yīng)對，除了要在技術(shù)上采取預(yù)防的措施，還要建立科學(xué)合理的管理制度，從而通過對電子檔案信息的全程管理，來對各個環(huán)節(jié)的安全進(jìn)行有效的確保。第一，要對電子檔案文件制作的責(zé)任進(jìn)行明確；第二，要及時的對電子檔案的文件進(jìn)行積累；第三，要建立科學(xué)的歸檔制度，并且嚴(yán)格的進(jìn)行執(zhí)行和監(jiān)督管理；第四，要對電子檔案文件的管理制度進(jìn)行全方面的完善。

4 結(jié)語

綜合上文所述，隨著我國信息技術(shù)不斷迅速的發(fā)展，信息的技術(shù)在我國人類社會的各個方面當(dāng)中都對其中特有的魅力和各個方面的優(yōu)勢進(jìn)行了展現(xiàn)，在國家的建設(shè)和對檔案事業(yè)進(jìn)行發(fā)展的過程當(dāng)中，對檔案管理的信息化進(jìn)行逐漸的實現(xiàn)是一項非常重要的內(nèi)容，而對于相關(guān)的工作人員來說，就要對檔案信息管理的優(yōu)勢以及客觀存在的安全問題進(jìn)行正確的認(rèn)識，并且還要積極的采取相應(yīng)合理的應(yīng)對策略，從而能夠促進(jìn)檔案信息化建設(shè)能夠順利的推進(jìn)。

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