基于效率和流程的機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)方法研究

任鵬

協(xié)調(diào)工作是管理活動(dòng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在管理活動(dòng)中，相互關(guān)聯(lián)的各個(gè)方面總會(huì)產(chǎn)生一些矛盾和沖突，要解決這些矛盾和沖突，就要通過某些方法，諸如制定和實(shí)施各項(xiàng)規(guī)章制度，或進(jìn)行協(xié)商、說服、教育；或采取強(qiáng)硬措施等，以解決矛盾，消除沖突，減少內(nèi)耗，降低管理成本，避免不必要的損失和失誤，提高工作效率，建設(shè)和諧的組織管理體系。

一、協(xié)調(diào)活動(dòng)的基本類型

1、對(duì)上的協(xié)調(diào)。對(duì)上的協(xié)調(diào)主要是指對(duì)系統(tǒng)內(nèi)上級(jí)機(jī)關(guān)部門的協(xié)調(diào)活動(dòng)。對(duì)上的協(xié)調(diào)主要以爭(zhēng)取上級(jí)理解、關(guān)心和支持為目的。

2、對(duì)下的協(xié)調(diào)。對(duì)下的協(xié)調(diào)是指授權(quán)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)以所的名義對(duì)所屬單位的協(xié)調(diào)活動(dòng)。這類協(xié)調(diào)活動(dòng)一般通過檢查指導(dǎo)工作、督辦待辦事項(xiàng)、調(diào)查了解情況、蹲點(diǎn)協(xié)助工作等形式進(jìn)行。

3、同級(jí)協(xié)調(diào)。同級(jí)協(xié)調(diào)特指機(jī)關(guān)各部門之間的協(xié)調(diào)活動(dòng)。這類協(xié)調(diào)方式比較常見，使用也比較頻繁，是機(jī)關(guān)管理活動(dòng)中最普遍的協(xié)調(diào)方式之一。

4、對(duì)外協(xié)調(diào)。對(duì)外協(xié)調(diào)是指授權(quán)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)以所的名義對(duì)所外政府部門、社會(huì)單位的協(xié)調(diào)活動(dòng)。對(duì)外協(xié)調(diào)同樣也是一個(gè)單位求得生存發(fā)展必不可少的協(xié)調(diào)活動(dòng)。

5、部門內(nèi)或系統(tǒng)內(nèi)協(xié)調(diào)。部門內(nèi)協(xié)調(diào)是指部門內(nèi)部不同業(yè)務(wù)工作或崗位工作的協(xié)調(diào)活動(dòng)；系統(tǒng)內(nèi)協(xié)調(diào)是指業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)活動(dòng)。部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)活動(dòng)屬于日常性的工作事項(xiàng)，體現(xiàn)各崗位之間既分工又合作的工作關(guān)系，這種協(xié)調(diào)一般通過制度、規(guī)范、流程、合理分工、業(yè)務(wù)會(huì)議等形式進(jìn)行。系統(tǒng)內(nèi)協(xié)調(diào)屬于專題性的協(xié)調(diào)范疇，一般在研究討論重要事項(xiàng)時(shí)開展實(shí)施，不屬于日常工作。這種協(xié)調(diào)一般通過會(huì)議、文件等形式進(jìn)行，相對(duì)簡(jiǎn)化一些。

6、公務(wù)協(xié)調(diào)。公務(wù)協(xié)調(diào)是指為確保重要公務(wù)活動(dòng)順利開展而進(jìn)行的協(xié)調(diào)活動(dòng)。公務(wù)協(xié)調(diào)一般目標(biāo)、目的比較唯一，因?yàn)橹匾墓珓?wù)活動(dòng)都有很強(qiáng)的目的性，同時(shí)一般還具有時(shí)間緊、任務(wù)重、要求高、組織復(fù)雜、環(huán)節(jié)多的特點(diǎn)，需要周密策劃安排，各部門各單位密切配合協(xié)同，這類活動(dòng)的牽頭組織單位往往是協(xié)調(diào)的主要實(shí)施者。

二、協(xié)調(diào)活動(dòng)的常用方式方法

1、文字協(xié)調(diào)。文字協(xié)調(diào)是最普遍的一種協(xié)調(diào)形式。包括下發(fā)正式文件、制定工作計(jì)劃并實(shí)施計(jì)劃、工作進(jìn)度表、工作檢查表、業(yè)務(wù)流程圖、信息收集與反饋制度等。

2、會(huì)議協(xié)調(diào)。會(huì)議協(xié)調(diào)的主要形式包括座談會(huì)、研討會(huì)、交流會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)等各類協(xié)調(diào)性會(huì)議。在會(huì)議安排時(shí)要注意會(huì)前認(rèn)真準(zhǔn)備，會(huì)上暢所欲言，會(huì)后檢查督促，確保召開會(huì)議的質(zhì)量和效果。

3、面商協(xié)調(diào)。面商協(xié)調(diào)是一種面對(duì)面的小范圍協(xié)調(diào)形式，可以達(dá)到文字、會(huì)議、電話所不同的效果。這種形式氣氛寬松、易于溝通，易于形成共識(shí)，達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。

4、建議式協(xié)調(diào)。以平等的姿態(tài)，通過提出合理化或建設(shè)性的建議，提請(qǐng)對(duì)方參考或選擇采用，達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。同級(jí)單位之間一般可以采取這種方式。

5、相機(jī)式協(xié)調(diào)。突發(fā)性事件，隨機(jī)出現(xiàn)的各種各樣的新問題，領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)等等，這類情況，可以隨機(jī)應(yīng)變，靈活掌握和使用各種有效適用的協(xié)調(diào)方式，以求達(dá)到解決問題、完成任務(wù)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的目的。

三、協(xié)調(diào)活動(dòng)的藝術(shù)和技巧

1、辯證頭腦和系統(tǒng)思維。協(xié)調(diào)活動(dòng)不是簡(jiǎn)單的就事論事，做好這項(xiàng)工作需提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，辯證的、系統(tǒng)地看問題。協(xié)調(diào)本身不是一個(gè)孤立的工作環(huán)節(jié)，要站在戰(zhàn)略高度、全局性看待問題。不能一成不變的囿于固有方式，要靈活掌握和使用協(xié)調(diào)方式，學(xué)會(huì)抓住問題的本質(zhì)，同時(shí)要將系統(tǒng)工程理論引入?yún)f(xié)調(diào)活動(dòng)中，在實(shí)施協(xié)調(diào)工作時(shí)，既要看到問題的表象，又要看到相互關(guān)聯(lián)的各個(gè)方面，不能顧此失彼，因小失大，解決了舊的問題又冒出了新的問題。

2、平等相待，以誠相見。人是感情的動(dòng)物，從管理學(xué)講，人需求的最高階段是獲得尊重和認(rèn)可，以誠相待，尊重對(duì)方，建立互信，就會(huì)拉近雙方感情、心理和思想上的距離，就會(huì)有利于問題的解決。

3、換位思考，找準(zhǔn)時(shí)機(jī)。在從事具體的協(xié)調(diào)活動(dòng)時(shí)，很多時(shí)候是需要換位思考，一味的從我出發(fā)，以我為主，常常達(dá)不到應(yīng)有的效果，即時(shí)協(xié)調(diào)工作做完了，也難以做到各方心悅誠服，心情舒暢。同樣，協(xié)調(diào)工作選擇合適的時(shí)機(jī)也非常重要。時(shí)機(jī)選好了，火候合適了，協(xié)調(diào)就會(huì)取得意想不到的結(jié)果。相反，不但問題解決不了，還會(huì)無形中冒出許多次生矛盾和問題，設(shè)置新的障礙，增加解決問題的難度。

4、搞好關(guān)系，靈活幽默。不管是部門內(nèi)部各崗位也好，還是部門單位之間，上級(jí)與下級(jí)之間，個(gè)人與組織之間，都存在著千絲萬縷的各種聯(lián)系。在開展協(xié)調(diào)活動(dòng)時(shí)，頭腦中必須擁有這樣的概念，即處理好各種各樣的關(guān)系也是協(xié)調(diào)工作的重要內(nèi)容，如何處理好，也許只能意會(huì)，但其中非常關(guān)鍵的感情、技巧和方式等因素，有時(shí)會(huì)起著特別的重要作用。

5、堅(jiān)持忍耐，切忌急躁。有人群的地方就會(huì)有問題和矛盾，有組織的地方就會(huì)有摩擦和沖突。協(xié)調(diào)工作只能減少矛盾，但不能根絕問題的存在。因此，協(xié)調(diào)活動(dòng)要有打持久戰(zhàn)的思想準(zhǔn)備。學(xué)會(huì)忍耐和堅(jiān)持，養(yǎng)成良好心理素質(zhì)和工作習(xí)慣，防止急躁情緒，是做好這項(xiàng)工作的很重要的基礎(chǔ)。

四、協(xié)調(diào)活動(dòng)的流程和操作

第一步：調(diào)查研究。問題出現(xiàn)后，首先要了解基本的情況，掌握必要的信息，努力做到心中有數(shù)，知己知彼，為協(xié)調(diào)活動(dòng)的實(shí)施做好充分的鋪墊。

第二步：分析論證。掌握第一手資料后，不要急于出手協(xié)調(diào)，要分析情況，發(fā)現(xiàn)問題關(guān)鍵、主要矛盾或矛盾的主要方面，以求找到有針對(duì)性的最佳協(xié)調(diào)方案。

第三步：擬定方案和目標(biāo)。擬定周密協(xié)調(diào)方案，確定欲達(dá)到的協(xié)調(diào)目標(biāo)。

第四步：確定人選。確定主協(xié)調(diào)人和輔助人員，包括己方和目標(biāo)一方。

第五步：確定活動(dòng)方式。選擇協(xié)調(diào)活動(dòng)的具體方式，是組織召開會(huì)議、還是發(fā)文、面商等等。

第六步：選擇時(shí)機(jī)和地點(diǎn)。選擇協(xié)調(diào)的有利時(shí)機(jī)，必要時(shí)可以等待有利時(shí)機(jī)的來臨，包括領(lǐng)導(dǎo)講話、上級(jí)精神、政策發(fā)布等。地點(diǎn)的選擇也是很重要的，是在辦公室還是在其他更為合適的地點(diǎn)，都可以斟酌使用。

第七步：進(jìn)入?yún)f(xié)調(diào)角色。即實(shí)施協(xié)調(diào)的過程。

第八步：提出結(jié)論性意見并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。協(xié)調(diào)實(shí)施完成后，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，聽取領(lǐng)導(dǎo)的指示意見，以求爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持和指導(dǎo)，促使協(xié)調(diào)工作順利進(jìn)行。

第九步：協(xié)調(diào)的終結(jié)。如果協(xié)調(diào)活動(dòng)進(jìn)展順利，各方滿意，在請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后可以終結(jié)該次協(xié)調(diào)活動(dòng)。如果各方分歧較大，無法達(dá)成共識(shí)，問題得不到圓滿解決，需請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)下一步工作安排。

第十步：做好記錄和總結(jié)。要對(duì)協(xié)調(diào)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估工作，總結(jié)得失，不斷改進(jìn)。

總之，協(xié)調(diào)活動(dòng)是機(jī)關(guān)管理工作中一項(xiàng)重要的工作形式，這項(xiàng)工作實(shí)施的程序、規(guī)范化水平、實(shí)施的過程和效果，直接影響機(jī)關(guān)整體管理水平的提升，影響工作效率和執(zhí)行力。