略談檔案存放與查閱

王華

對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的存放，是做好檔案保管工作的基礎(chǔ)，也是保證迅速、準(zhǔn)確提供利用的先決條件。本文想就檔案的存放與查閱問(wèn)題，結(jié)合工作實(shí)踐，談一點(diǎn)看法。

檔案存放，是指把進(jìn)館檔案按照一定的方法系統(tǒng)地排列在檔案架中，使每一個(gè)全宗的保管單位（即案卷），都有一個(gè)固定的位置（即定位）。

一、檔案的存放和全宗排列

單位檔案存放應(yīng)按全宗進(jìn)行，一個(gè)全宗內(nèi)的檔案應(yīng)集中在一起。庫(kù)房?jī)?nèi)各個(gè)全宗單位應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)排列。全宗排列法主要有兩種，即全宗順序號(hào)流水排列法和全宗分類(lèi)排列法。前者對(duì)庫(kù)房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便，后者對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。在安排一個(gè)全宗內(nèi)的案卷的排列次序時(shí)，必須嚴(yán)格地按照全宗內(nèi)既定的分類(lèi)體系和案卷的順序號(hào)進(jìn)行，以保持案卷之間的聯(lián)系。

當(dāng)確定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以組織上架。上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架（柜）及其“欄”、“格”的編號(hào)次序進(jìn)行。

單位檔案的存放通常采用豎放的方式，這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。而對(duì)于那些珍貴檔案和不宜于豎放的檔案（如卷皮質(zhì)軟、沒(méi)有裝訂的案卷、畫(huà)幅過(guò)大等），通常采用平放的方法，這樣使文件較舒展，有利于保護(hù)檔案。

平放檔案時(shí)，為了取放方便和避免文件承擔(dān)過(guò)重的壓力，堆疊的高度以不超過(guò)四十厘米為宜。

二、建立全宗卷

在單位檔案管理工作中，專(zhuān)門(mén)為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說(shuō)明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成專(zhuān)門(mén)案卷，即稱(chēng)為“全宗卷”。

全宗卷是在單位檔案室本身的工作活動(dòng)中形成的一種檔案。它與檔案室所保管的全宗有密切的聯(lián)系，是對(duì)全宗進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用以及進(jìn)一步收集該全宗范圍內(nèi)的檔案的重要依據(jù)，是檔案室管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況的不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應(yīng)單獨(dú)集中，按全宗順序保管。

三、溫、濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生管理

科學(xué)地控制溫度和濕度，保持庫(kù)房的環(huán)境和庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生，是做好單位檔案保管工作的重要措施。為有效地完成這些任務(wù)，必須按照檔案保護(hù)的技術(shù)要求，建立庫(kù)房管理制度，堅(jiān)持進(jìn)行各種測(cè)定和防治，采取“九防”措施（防高溫、防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、有害氣體）。

四、保衛(wèi)和保密管理

檔案是單位的文化財(cái)富，其中許多是機(jī)密性的。單位檔案工作人員必須時(shí)刻提高警惕，加強(qiáng)庫(kù)房的各項(xiàng)保衛(wèi)保密工作以保證檔案的安全。檔案庫(kù)房一定要有嚴(yán)密的管理制度。庫(kù)房管理人員首先應(yīng)做好防盜，必須堵塞一切可能失竊的漏洞。非庫(kù)房管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便入庫(kù)。珍貴的、絕密的檔案應(yīng)放入保險(xiǎn)柜，在專(zhuān)門(mén)的地點(diǎn)保存。出入庫(kù)房的檔案應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)的清點(diǎn)和登記。

在檔案的查閱中，我們應(yīng)該做到以下方面：

一、做好查閱工作

所謂查閱就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度、對(duì)檔案館館藏內(nèi)容的了解，引導(dǎo)利用者查閱到所需的檔案信息。當(dāng)一個(gè)人第一次來(lái)到一個(gè)極不熟悉的環(huán)境，自己置身于很陌生的領(lǐng)域中時(shí)，如有人為其引導(dǎo)，那當(dāng)然是利用者求之不得的好事情。需要查閱的對(duì)象常常是以下幾種類(lèi)型：1、是從來(lái)沒(méi)有到檔案館查過(guò)檔案的利用者；2、是對(duì)其查檔線索掌握不夠全面的利用者；3、是所查的內(nèi)容需要跨越多個(gè)全宗才能查找到的利用者；4、是按檔案館通常查閱方法，即查閱了全引目錄后，沒(méi)有查到所需檔案的利用者；5、是在檔案館查閱了相關(guān)的檔案全引目錄和資料目錄后，都無(wú)法找到所需檔案的利用者。

接待室查閱的方法通常是：1、主動(dòng)詢(xún)問(wèn)式，即主動(dòng)詢(xún)問(wèn)利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內(nèi)容的線索，如所查檔案內(nèi)容的時(shí)間、人物、單位、事件等等。2、主動(dòng)介紹式，主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹，其次是本館以往至當(dāng)前利用檔案編研資料的種類(lèi)、內(nèi)容、查找使用方法、查檔應(yīng)注意事項(xiàng)等的介紹。3、主動(dòng)告知式，即主動(dòng)告知利用者所查檔案所在的全宗名稱(chēng)、目錄號(hào)和檢索工具存放位置、查閱注意事項(xiàng)等。4、主動(dòng)引導(dǎo)式，也就是當(dāng)利用者自己不能順利地查找所需檔案內(nèi)容時(shí)，作為接待人員，就應(yīng)主動(dòng)為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關(guān)檔案的全宗名稱(chēng)及目錄的情況或別的檢索工具，還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室，當(dāng)一個(gè)利用者自己不能順利地找到所需檔案時(shí)，作為接待工作者，不能簡(jiǎn)單地宣判該檔案資料查不到或沒(méi)有，而是要認(rèn)真分析檔案可能存在的位置，從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過(guò)程就是排查。首先，分析利用者所查檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，包括文件之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系，如請(qǐng)示與批復(fù)、收文與發(fā)文的關(guān)系等；各文件之間的包含關(guān)系，如工作總結(jié)、會(huì)議講話稿、年報(bào)等包括全年很多的單個(gè)信息內(nèi)容；文件之間的辦理程序關(guān)系，如會(huì)議記錄與發(fā)文，一般是先研究后發(fā)文的程序；信息不同載體之間的互補(bǔ)關(guān)系，如檔案、資料、報(bào)紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補(bǔ)等。其次，梳理利用者所需檔案所在機(jī)構(gòu)的歷史沿革情況，如過(guò)去與現(xiàn)在隸屬關(guān)系的變更，內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、分立、改組、合并、撤消等。第三，掌握各級(jí)各類(lèi)檔案館（室）的保管內(nèi)容、范圍、功能與區(qū)別。這就要求檔案館的查檔接待人員：一要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務(wù)；二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責(zé)任感；三是在檔案館閱覽室的接待工作者，對(duì)待每一位查檔利用者應(yīng)一視同仁，要有足夠的耐心與細(xì)心，盡職盡責(zé)的做好本職工作。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業(yè)務(wù)。代查可分為：1現(xiàn)場(chǎng)代查，這又分為兩種，一種是被動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查，即利用者因?yàn)椴殚啓n案業(yè)務(wù)上的障礙，而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查，我們面對(duì)的利用者，多是老人，行動(dòng)不方便，需檔案館工作人員主動(dòng)代查，，對(duì)他們給予熱情關(guān)愛(ài)。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網(wǎng)絡(luò)委托式等形式。

作為一個(gè)民政檔案工作者，一定要體現(xiàn)“以人為本”的理念，管理科學(xué)化，技術(shù)化，標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案存放與查閱更好為單位服務(wù)。